سلول اکسل در ماکرو نویسی

یک کار معمول در ماکرو نویسی اکسل مشخص کردن یک یا چند سلول اکسل، فرمول نویسی در آنها و یا استفاده از فضای سلول ها برای درج مقدار متغیر ها یا خروجی ها یا به عبارتی استفاده از سلول اکسل در ماکرو نویسی می باشد.

سلول های اکسل می توانند در دسترس ترین گزینه برای برنامه نویسان به منظور درج پارامترهای ورودی توسط کاربران و یا نمایش خروجی برنامه به استفاده کنندگان باشد.                                                                 

گستره استفاده از سلول اکسل در ماکروها

کدهای ویژوال بیسیک نوشته شده در فضای ماکرو نویسی اکسل می توانند اطلاعات بسیاری را با سلول های اکسل تبادل نمایند، و پارامترهای بسیاری را در مورد سلول های اکسل تعیین نمایند، در ادامه به برخی موارد استفاده از سلول اکسل در ماکرو نویسی اشاره شده است:

• برنامه نویسان ویژوال بیسیک می توانند سلول های اکسل را برای وارد کردن پارامترها و متغیرهای استفاده شده در ماکرو های خود استفاده نمایند، مثلاً یکی از سلول های اکسل را مشخص کرده و از کاربر بخواهید که سن خود را در آن وارد نماید، عدد وارد شده می تواند یکی از متغیر های برنامه ی شما باشد.
• از سلول های اکسل می توان برای گزارش خروجی یک ماکرو و یا نمایش مقادیر متغیرهای بدست آمده برای کاربران استفاده نمود.
• از فضای سلول های اکسل می توان به عنوان محلی دائمی یا موقت برای ذخیره متغیرهای ماکرو نوشته شده استفاده کرد.                                                                                                      
  • با کد نویسی ویژوال بیسیک در اکسل می توان تمامی خواص سلول های اکسل و فرمت محتوای آنها را کنترل کرد، مثلاً شما می توانید، رنگ، حاشیه، اندازه، فرمت و… هریک از سلول های اکسل را با کدهای ویژوال بیسیک تعیین نمایید
  • از طریق ویژوال بیسیک در اکسل می توان همانند آنچه در محیط اکسل انجام می شود، برای سلول های اکسل فرمول نویسی کرد
  • می توان یک سلول یا گروهی از سلول ها را به عنوان یک متغیر در برنامه به کاربرد، مثلاً شما متغیری به اسم Variable درماکرو خود تعریف کنید و آن را برابر یک سلول اکسل خود قرار دهید، از این به بعد تمام کارهایی که سلول اکسل می توانید انجام دهید را میاوتید با این متغیر هم انجام دهید، مانند نامگذاری برای سلول ها در اکسل.

  تمام عملیات فوق را می توان بر روی یک سلول و یا گروهی از سلول ها به صورت همزمان انجام داد.

  سلول های اکسل

  برای اشاره به سلول اکسل در ماکرو نویسی ویژوال بیسیک می توان از شی Range Object) Range) و یا از پروپرتی Cells استفده نمود.

  استفاده از شی Range در اشاره به سلول های اکسل

  از شی Range می توان برای اشاره به سلول اکسل در ماکرو نویسی استفاده نمود،

  
  دقت کنید که عبارت قرار گرفته در درون پرانتز شی Range متغیری از نوع رشته می باشد.

  به صورت خلاصه تر هم می توان از شی Range برای اشاره به سلول ها استفاده نمود، برای اینکار نیازی به نوشتن کلمه ی Range و گذاشتن علامت “Quotation Mark” قبل و بعد از نام محدوده نیست،

  استفاده از پروپرتی Cells در اشاره به سلول های اکسل

  همانند Range، از Cells هم می توان برای اشاره به سول ها و تغییر خواص آنها استفاده نمود، تفاوت عمده ی Cells و Range در این است که در صورت استفاده از Cells شماره ی سطر و ستون سلول ها مورد استفاده قرار می گیرد.                                                                                             استفاده از Cells به علت اینکه سطر و ستون سلول می توانند به عنوان متغیرهای عددی مورد استفاده قرار گیرند در کد نویسی ها بسیار متداول تر می باشد.                                                             ستفاده از متغیرها در Range به منظور اشاره به سلول ها ممکن است اما به دلیل رشته ای بودن نوع آرگومان قرار گرفته در پرانتز Range، کد نویسان ترجیح می دهند از Cells استفاده کنند، زیرا پارامترهای نشان دهنده سطر و ستون در Cells هر دو متغیرهای عددی هستند و کار با آنها در برنامه نویسی راحت تر است.

  استفاده از پروپرتی های Row و Column در اشاره به سلول های اکسل

  از پروپرتی های Row و Column هم برای اشاره کردن به سلول های اکسل می توان استفاده نمود، به این تفاوت که این پروپرتی ها سطر ها و ستون ها را می توانند مورد اشاره قرار دهند و نه سلول ها را، در ادامه مثال هایی از کاربرد Row و Column برای اشاره به سلول های اکسل توسط کدهای ویژوال بیسیک آورده شده است.

  اشاره به یک محدوده ی نامگذاری شده در محیط اکسل توسط کدهای ویژوال بیسیک

  در مبحث نامگذاری محدوده ها در اکسل یاد گرفتیم که چگونه می توانیم برای یک یا چند سلول اکسل خود یک نام اختصاص دهیم، دانستیم که نامگذاری محدوده ها در اکسل فرمول نویسی ها را برای ما راحت تر نموده و فایل های اکسل ما را گویا تر می کند.

  در کدهای ویژوال بیسیک شما می توانید از نام های اختصاص داده شده برای سلول ها در اکسل برای اشاره به آن ها استفاده نمایید. برای این کار محدوده ای از اکسل به نام ExcelRange که در فایل اکسل MyWorkBook و در Sheet1 قرار دارد را در نظر بگیرید، کدهای زیر نحوه ی اشاره به این محدوده را نمایش می دهند و همگی یک کار را انجام می دهند.

برای ساخت یک چارت، داده ها را همراه با هدرهای ستون(1) در اکسل وارد نمائید و Insert > Chart > Chart Type را انتنخاب نمائید(2). اکسل 2013 شامل بخش چارت های پیشنهادی (Recommended Charts) (3)همراه با طرح های مبتنی بر نوع داده هایست که با آن ها کار می کنید.

دو نوع کاربر مایکروسافت اکسل وجود دارند: کاربرانی که جدول های کوچک و تر و تمیز می سازند و کاربرانی که همکاران خود را با چارت های پیچیده، تجزیه و تحلیل های اطلاعاتی پیشرفته و فرمول های جادویی و ترفندهای بزرگ سرگرم می کنند.

در صورتیکه بتوانید در کار کردن با این 11 ترفند اکسل مهارت پیدا کنید، به شما قول می دهیم جزء دسته دوم باشید.

 Vlookup  در اکسل

Vlookup به شما امکان می دهد داده هایی که در سراسر برگه ها و کتاب های کار اکسل پراکنده شده اند را جمع آوری کنید و آن برگه ها را در یک محل جهت ساختن گزارشات و خلاصه ها، جمع آوری نمایید.

فرض کنید که دریک مغازه خرده فروشی کار می کنید، هر محصول معمولاً دارای شماره کالای مخصوص است و شما می توانید از این شماره به عنوان نقطه ارجاع در Vlookup ها استفاده کنید. فرمول Vlookup این آیدی را با آیدی مربوط در برگه دیگر مطابقت می دهد، بنابراین می توانید توضیح کالا، قیمت، میزان کالای موجود در انبار و اطلاعات دیگر که به کتاب کار فعلی شما اشاره دارند را استخراج نمایید.

فرمول Vlookup را در منوی فرمول ها فرابخوانید و سلولی که شامل شماره ارجاع شماست (1) وارد کنید، سپس محدوده سلول های موجود در برگه یا کتاب کاری که لازم است داده ها را از آنها استخراج کنید، وارد نمایید (2) شماره ستون مربوط به نقطه داده ای که بدنبالش هستید را وارد کنید (3) و در صورتی که نزدیکترین آیتم به مرجع را می خواهید، True و در صورتی که آیتم دقیق را میخواهید، False را وارد نمائید.

ساخت چارت ها  در  اکسل

برای ساخت یک چارت، داده ها را همراه با هدرهای ستون(1) در اکسل وارد نمائید و Insert > Chart > Chart Type را انتنخاب نمائید(2).

اکسل  شامل بخش چارت های پیشنهادی (Recommended Charts) (3)همراه با طرح های مبتنی بر نوع داده هایست که با آن ها کار می کنید. پس از ساختن نسخه عمومی یک چارت، منوهای Chart Tools را برای اختصاصی کردن آن باز کنید. گزینه های جالبی را می بینید که می توانید برای کارتان از آن ها استفاده کنید.

IF and IF ERROR در اکسل 

IF and IFERROR دو نوع از مفیدترین فرمول های IF در اکسل هستند. IF به شما امکان می دهد از فرمول های شرطی استفاده کنید که از یک سو صحیح (true) بودن یک چیز خاص را محاسبه می کند و از سوی دیگر غلط (false) بودن آن چیز خاص را. مثلاً می توانید دانش آموزانی که امتیاز 80 یا بالاتر را در یک امتحان گرفته اند شناسایی کنید. به این ترتیب که اگر امتیاز درون ستون C بالای 80 باشد، سلول می باید ‘Pass’ را گزارش دهد و اگر امتیاز 79 یا زیر 79 باشد، باید «Fail» را گزارش نماید.

IFERROR نوع دیگری از فرمول استاندارد IF است و اگر فرمول مورد استفاده شما سعی در بازگرداندن خطا داشته باشد، به شما امکان می دهد تا یک مقدار خاص (یا مقدار خالی) را بازگردانید. مثلاً اگر Vlookup را در برگه یا جدول دیگری اجرا می کنید، فرمول IFERROR می تواند در هر نمونه که Vlookup قادر به پیدا کردن مرجع نیست، فیلد را خالی تحویل دهد.

 PivotTable

PivotTable یک جدول خلاصه یا summary است که به شما امکان شمارش، معدل گرفتن، جمع کردن و اجرای محاسبات دیگر را براساس نقاط ارجاعی که وارد کرده اید، می دهد. اکسل 2013، شامل Recommended Pivot Table است تا ساخت جدولی که داده های مورد نیاز شما را نمایش می دهد، آسانتر شود.

مثلاً، برای شمارش تعداد قبول شده ها و رد شده های یک آزمون در یک چارت، ستون Pass/Fail خود را در تب Row Labels و سپس دوباره در بخش Values از (PivotTable (2 خود قرار دهید. می توانید متغییرهای دیگر را از کادر کرکره ای Values انتخاب نمائید(3). همچنین می توانید جدول های فرعی بسازید که داده ها را به صورت طبقه بندی شده، مثلاً تعداد Pass/Fail براساس جنسیت خلاصه می کنند.

 PivotChart

PivotChart به شما امکان می دهد تا به روشی آسان و قابل فهم نگاهی سریع به مجموعه داده های پیچیده داشته باشید. PivotChartها متغییرهای مشابه متغییرهای چارت قدیمی یعنی PartPivotTable دارند، همان مجموعه داده ها، همان طبقه بندی ها، اما در PivotChartها فیلترهای تعاملی نیز وجود دارند، بنابراین می توانید گشت و گذاری در میان زیر مجموعه داده ها داشته باشید.

اکسل 2013، شامل بخش Recommended PivotCharts است که در زیر آیکن Recommended Charts در قسمت Charts تب Insert لیست شده اند. با چرخاندن اشاره گر ماوس روی آن گزینه می توانید پیش نمایش یک چارت را ببینید. برای ساخت دستی PivotChart، آیکن PivotChart را در تب Insert انتخاب نمائید.

Flash Fill

Flash Fill بهترین ویژگی جدید اکسل2013 است که یکی از آزاردهنده ترین مشکلات این برنامه را حل می کند: چگونه بخشهایی از اطلاعات مورد نیاز خود را از یک سلول بهم پیوسته استخراح نماییم. مثلاً در گذشته، وقتی در ستونی با نام هایی در فرمت «Last ,First» کار می کردید، یا مجبور بودید همه چیز را به صورت دستی تایپ کنید یا یک workaround(پیچیده) بسازید.

فرض کنید که با فیلد نام اشخاص در اکسل 2013 کار می کنید. شما نام کوچک اولین شخص را در یک فیلد سریعا در کنار فیلدی که با آن کار می کنید (1)، تایپ می کنید و Home > Fill > Flash Fill را انتخاب می کنید. در پاسخ، اکسل به طور خودکار نام اول تمام افرادی که در فیلد موجود ثبت شده اند را استخراج می کند و فیلد جدید را با این نام ها پر می کند.

 Quick Analysis

ابزار جدید Quick Analysis اکسل 2013، مقدار زمان لازم جهت ساخت چارت های با مجموعه داده های ساده را کاهش می دهد. وقتی شما داده های خود را انتخاب می کنید، آیکنی در گوشه پائین راست صفحه ظاهر می شود (1)، آن آیکن را کلیک کنید تا منوی Quick Analysis ظاهر شود (2).

این منو ابزارهایی را برای Formatting، Charts، Totals، Tables و Sparklines ارائه می دهد. با چرخاندن اشاره گر ماوس روی هر گزینه، می توانید پیش نمایش از آن بسازید.

 Power View

Power view یک ابزار تعاملی کشف و تجسم سازی داده هاست که می تواند حجم بزرگی از داده ها را از فایل های داده ای خارجی، استخراج و تجزیه و تحلیل کند. در اکسل 2013، به Insert>Reports بروید(1) تا از Power View استفاده کنید (2).

گزارشات ساخته شده با Power View، آماده نمایش هستند همراه با مدهایی برای خواندن و نمایش تمام صفحه. شما می توانید حتی یک نسخه تعاملی را در PowerPoint صادر کنید. راهنمای آموزشی (tinyurl.com/nqyLvnl(BI در سایت مایکروسافت به شما کمک می کند تا در این زمینه یک کارشناس شوید.

 Conditional Formatting

عملکرد گسترده فرمتینگ شرطی اکسل، شناسایی نقاط داده ای مورد نظر را آسان می سازد. این ویژگی در تب Home در نوار وظیفه (1) قرار دارد. محدوده سلول هایی که میخواهید فرمت شوند را انتخاب نمائید و Conditional Formatting را کلیک نمائید (2). زیر منوی(Highlight Cells Rules (3 همانند یک میزبان برای ویژگی هایی که اغلب از آن ها استفاده می کنید، عمل می کند.

تبدیل ستون ها به سطرها (و بالعکس)

گاه ممکن است بخواهید داده ها را از فرمت ستون به فرمت سطر(یا بالعکس) تبدیل کنید. برای اینکار، سطر یا ستونی که میخواهید تبدیل در آن ها انجام دهید را کپی کنید، سلول مقصد را راست کلیک نمائید و Paste Special را انتخاب نمائید. سپس کادری با برچسب Transpose که در پائین پنجره ظاهر می شود را تیک بزنید و ok را کلیک نمائید. اکسل بقیه کارها را انجام می دهد.

ویژگی‌های جدید

1-شش چارت جدید
مجازی‌سازی و ترسیم دقیق اطلاعات و آمار باعث می‌شود تحلیل مناسبی از داده‌ها به دست آید. در اکسل  شش چارت جدید به‌صورت تعاملی با نرم‌افزارهای دیگر در خدمت کاربران قرار دارند. این چارت‌ها به شیوه بهینه‌سازی و کارآمد توانایی ارائه تصویر درست از آمارها را دارند. برای دسترسی به این چارت‌ها ابتدا به زبانه Insert بروید. در بخش Charts، نماد مربوط به این زبانه‌ها را مشاهده خواهید کرد. روش دیگری که دسترسی آسان به این چارت‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد، با استفاده از گزینه Recommended Charts و انتخاب گزینه All Charts است. 

البته لازم به توضیح است این گزینه زمانی در اختیارتان قرار می‌گیرد که سلول‌های داده‌ای را در صفحه اکسل انتخاب کرده باشید

به‌طور مثال، اگر چارت Stacked Column را در پنجره ظاهر شده انتخاب کنید، داده‌های انتخابی در دو ردیف اکسل به شیوه مناسبی سازمان‌دهی و به کاربر نشان داده می‌شوند

2-محاوره‌های کارآمد
قبل از آن‌که توانایی تجزیه و تحلیل داده‌ها را داشته باشید، ابتدا باید بتوانید به داده‌‌های تجاری خود دسترسی داشته باشید. اکسل 2016 همراه با یک سری از وظایف از پیش آماده در اختیار کاربران قرار گرفته است تا سرعت دسترسی و تبدیل داده‌ها افزایش یابد. این ابزارها به شما اجازه می‌دهند تا اطلاعات‌ شما همواره در هر مکانی که به آن‌ها نیاز دارید، در اختیار شما قرار داشته باشند. این قابلیت‌ جدید در گذشته تنها به‌صورت یک افزونه جداگانه و پیش ساخته به‌نام Power Query در اختیار کاربران قرار داشت، به‌ طوری که کاربران باید آن‌ را جداگانه دریافت می‌کردند. اکسل 2016 همراه با ویژگی جدیدی به‌نام Get & Transform  عرضه شده است. این ویژگی در زبانه Data و در قالب گزینه New Query در اختیار کاربران قرار دارد. ویژگی جدید به گونه‌ای در نظر گرفته شده است که استخراج داده‌ها از منابع مختلفی همچون فایل‌ها (Wrokbook، سی‌اس‌وی، اکس‌ام‌ال و متن)، بانک اطلاعاتی (اکسس، اس‌کیوال، اوراکل، بانک اطلاعاتی آی‌بی‌ام، PostgreSQL،MySQL،Sybase و Teradata)، آژر، منابع دیگر (وب، اکتیو دایرکتوری، Handoop،Exchange و...) و محاوره‌های ترکیبی به دست آید.

3-پیش‌بینی قدرتمندتر
در نسخه‌های قدیمی اکسل، تنها پیش‌بینی خطی یک متغیر بر اساس مقادیر قبلی آن متغیر در دسترس بود، اما در اکسل 2016 تابع Forecast توسعه یافته و توانایی پیش‌بینی بر مبنای Exponential Smoothing (از قبیلFORECASE.EST) را دارد. این تابع تنها با یک کلیک ساده در دسترس کاربران قرار دارد. برای این منظور به زبانه Data بروید و در گروه Forecast گزینه Forecast sheet را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه مجازی‌سازی قدرتمندی از مجموعه داده‌ها ساخته می‌شود.

4-نقشه‌های سه‌بعدی دراکسل
ابزار مجازی‌ساز سه‌بعدی جغرافیایی Power Map اکنون تغییر نام داده است و در اکسل 2016 به‌صورت پیش ساخته در اختیار مصرف‌کنندگان قرار دارد. ابزار جدید اکنون 3D Maps نامیده شده است و همراه با دیگر ابزارهای مجازی‌ساز در زبانه Insert در کنار دیگر ابزارهای تجسم‌کننده قرار دارد.

5-بهبود عملکرد  PivotTableدر اکسل
اکسل همواره به دلیل انعطاف‌پذیری و ابزارهای قدرتمند تحلیلی آن شناخته شده و نزد کاربران محبوب است. PivotTable یکی از این موارد است. این تجربه تحلیل قدرتمند همراه با اکسل 2010 و 2013 با معرفی ویژگی PivotTable و Data Model در اختیار کاربران قرار گرفت. این ابزارها این توانایی را دارند تا در سریع‌ترین زمان ممکن مدل‌های پیچیده‌ای از داده‌ها را تولید کنند و در سریع‌ترین زمان ممکن به محاسبه میلیون‌ها رکورد بپردازند. اما اکسل 2016 باز هم بهره‌وری و کارایی PivotTable را بهبود بخشیده است. در اکسل 2016 به‌جای آن‌که تمرکز بیش‌تری بر مدیریت داده‌ها داشته باشید، می‌توانید بر تحلیل دقیق‌تر داده‌ها متمرکز شوید. از جمله ویژگی‌های جدید اضافه شده به اکسل به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:

Automatic relationship detection
اکسل 2016 می‌داند شما چه زمانی نیازمند تحلیل دو یا چند جدول هستید، به ‌طوری که این جداول را به یکدیگر پیوند می‌دهد و شما را از این موضوع آگاه می‌سازد. در نتیجه، دیگر به کشف و ساخت ارتباط میان جداول مورد استفاده برای مدل‌های داده‌ای Workbook نیاز نخواهد بود. 

Automatic time grouping
این ویژگی به شما کمک می‌کند، فیلد‌های مبتنی بر زمان (سال و ماه) را برای شناسایی خودکار و گروه‌بندی آن‌ها استفاده کنید. زمانی ‌که آن‌ها را با یکدیگر گروه‌بندی می‌کنید، به‌سادگی با کشیدن و رها کردن آن‌ها به PivotTable همه آن‌‌ها در تحلیل‌ها در دسترس خواهند بود. 

Creating, editing and deleting custom measures
ساخت، ویرایش و شناسایی مقیاس‌ها اکنون به‌طور مستقیم از درون فهرست فیلدهای PivotTable در دسترس کاربران قرار دارد. این ویژگی باعث می‌شود تا به میزان قابل توجهی در زمان صرفه‌‌جویی شود، به دلیل این‌که دیگر نیازی به زمان برای تحلیل‌ها وجود ندارد.

PivotChart drill-down buttons
به شما اجازه بزرگ‌نمایی و کوچک‌نمایی در ساختارهای سلسله مراتبی درون داده‌ها را می‌دهد.

Smart rename
ویژگی Smart rename به شما این توانایی را می‌دهد تا نام جداول و ستون‌ها را به مدل داده‌ای Workbook تغییر دهید. با هر تغییر اکسل 2016، جداول مرتبط و محاسبات روی Workbook را به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌کند. این به‌روزرسانی شامل همه فرمول‌های DAX و تمام برگه‌ها می‌شود

6-انتشار تحلیل‌های خود با استفاده از Power BI
یک گزارش زمانی به‌عنوان گزارشی کامل شناخته می‌شود که با افراد واجد شرایط به اشتراک گذاشته شده باشد. زمانی‌ که تحلیل‌های داده‌ای خود را کامل کردید، می‌توانید با استفاده از ابزار Power BI این گزارش را تنها با یک کلیک ساده با همکاران و گروه‌های کاری به اشتراک بگذارید. وقتی گزارشی با Power BI به اشتراک گذاشته شد، می‌توانید از مدل‌های داده‌ای برای ساخت سریع گزارش‌ها و داشبورد‌های تعاملی استفاده کنید.

7-فرمت‌بندی سریع شکل‌ها
این ویژگی تعداد سبک‌های پیش‌فرض را با معرفی سبک Preset در اکسل افزایش می‌دهد

8-اضافه کردن تصاویر با جهت درست
با چرخش خودکار تصاویر، زمانی ‌که یک تصویر را در اکسل وارد کنید، تصویر به‌طور خودکار هم‌سو با چرخش دوربین در جهت درست قرار می‌گیرد. همچنین، بعد از آن‌که تصویری را اضافه کردید، به‌طور دستی می‌توانید مکان و زاویه دید تصویر را اصلاح کنید. 

Tell me
ویژگی Tell me در نوار ریبون اکسل 2016 کمک می‌کند تا در سریع‌ترین زمان ممکن به فرامین مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید. ما عملکرد این کادر متنی را در مقاله‌های قبلی مورد بررسی قرار دادیم.

Insights
Smooth Lookup به دلیل این‌که ویژگی سراسری به شمار می‌رود، در نتیجه در همه نرم‌افزارهای مجموعه آفیس در اختیار کاربران قرار دارد. ارائه محتوای غنی و ساخت یافته به شما کمک می‌کند در کم‌ترین زمان ممکن محتوای مورد نیاز خود را در پانل Insights مشاهده کنید. 

Ink Equations
همان ‌گونه که پیش‌تر اشاره کردیم، Equations برای نوشتن دقیق‌تر معادلات ریاضی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اگر از یک دستگاه لمسی یا قلم لمسی استفاده می‌کنید، به‌راحتی توانایی نوشتن معادلات ریاضی را دارید. اکسل این توانایی را دارد تا معادلات نوشته شده را به متن تبدیل کند. البته اگر از یک دستگاه لمسی استفاده نمی‌کنید، ماوس راه‌حل دیگری در این زمینه به شمار می‌رود.

9-به اشتراک‌گذاری ساده
با کلیک روی دکمه Share، به‌سادگی توانایی به اشتراک‌گذاری صفحات گسترده را در شیرپوینت، وان‌درایو یا وان‌درایو ویژه کسب‌وکارها خواهید داشت. 

10-مجهز شده به ویژگی DLP
حفاظت از داده‌ها ویژگی ارزشمند سازمانی به شمار می‌رود. اکنون اکسل 2016 به ویژگی DLP (سرنام Data Loss Protection) تجهیز شده است. این ویژگی به گونه‌ای عمل می‌کند که یک اسکن بی‌درنگ را بر مبنای محتوا و مجموعه سیاست‌های از پیش تعریف شده روی داده‌های حساس (از قبیل شماره کارت‌های اعتباری، شماره تأمین اجتماعی و شماره حساب‌های مربوط به ایالات متحده) اجرا می‌کند. در نتیجه، دیگر نگرانی از بابت از دست رفتن داده‌ها نخواهید داشت.                                                                                         امید واریم از آموزش اکسل نیز لذت برده باشید

اکسل یکی از نرم افزارهای پرکاربرد است که توسط شرکت مایکروسافت تهیه و عرضه شده است. از این برنامه برای انجام محاسبات پیچیده و آسان ریاضی و هم چنین نوشتن فرمول های مختلف می توان استفاده کرد. یکی دیگر از کاربردهای مهم اکسل، رسم نمودارهای مختلف با استفاده از ابزارهای گرافیکی است. با توجه به اهمیت و کاربرد زیاد اکسل، در  آموزش امروزز به بررسی   فرمول نویسی در اکسل 2010، رسم نمودار در اکسل و کاربردهای دیگر آن می پردازیم

فرمول نویسی پیشرفته در اکسل

همان طور که بیان کردیم یکی از ویژگی های مهم، قابلیت فرمول نویسی در اکسل است. نحوه فرمول نویسی در اکسل بسیار ساده است. برای نوشتن فرمول در اکسل اولین کاری که باید انجام داد، گذاشتن یک علامت «=» در سلول است. علامت مساوی در اکسل نشان دهنده این است که در سلول مربوطه قصد نوشتن فرمول را دارید. علاوه بر علامت مساوی، از علامت های مثبت و منفی نیز می توان استفاده نمود ولی توصیه نمی شود. فرمول نویسی در اکسل دارای ساختار و عناصری است که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد.

فرمول نویسی پیشرفته در اکسل

ساختار فرمول های اکسل

فرمول نویسی در اکسل دارای عناصر زیر است:

• علامت مساوی: این علامت اصلی ترین عنصر فرمول نویسی در اکسل است. علامت مساوی نشان دهنده استفاده از فرمول در سلول است.
• پرانتز: یکی دیگر از عناصر فرمول نویسی در اکسل پرانتز است. پرانتز باعث درک بهتر فرمول های نوشته شده در اکسل می شود و در ساختار توابع مختلف اکسل تعریف شده است.
• عملگرها: عملگرها در اکسل به دو دسته عملیاتی و مقایسه ای تقسیم می شوند. عملگرهای مقایسه به عملگرهایی مانند علامت بزرگتر و کوچکتر و عملگرهای عملیاتی به عملگرهایی مانند جمع، تفریق، ضرب و تقسیم گفته می شود.
• توابع: توابع از مهم ترین عناصر فرمول نویسی اکسل می باشد و فراگیری آن یکی از گام های مهم در آموزش برنامه اکسل است.
• آرگومان: به عناصر ورودی توابع در اکسل آرگومان گفته می شود.                                            

  نکات مهم در فرمول نویسی در اکسل

  هنگام فرمول نویسی در اکسل باید به نکاتی توجه کرد که در ادامه به تعدادی از این نکات اشاره خواهیم کرد.

  • فرمول نوشته شده در هر سلول اکسل فقط در مورد همان سلول است و در محتوای سلول های دیگر تاثیری ندارد.
  • خروجی تمام فرمول ها در اکسل یک عدد است و نمی توان انتظار داشت با نوشتن یک فرمول چند خروجی به دست آورد.
  • اکسل برای عملگرهای مختلف حق تقدم قائل می شود. به عنوان مثال فرمول توان نسبت به فرمول ضرب در اکسل و هم چنین فرمول تقسیم در اکسل نسبت به فرمول جمع و تفریق دارای اولویت است.

  ترفندهای مفید در اکسل

  اکسل علاوه بر استفاده در فرمول نویسی کاربردهای بسیاری دارد. به همین علت یادگیری ترفندهای مختلف این نرم افزار اهمیت بسیاری دارد. در ادامه به تعدادی از ترفندهای مفید در اکسل اشاره خواهیم کرد.

  • برای انتخاب داده ها در اکسل می توان از shift استفاده کرد.
  • برای کپی یک فرمول می توان دو بار بر روی گوشه سمت راست سلول کلیک کرد.
  • با استفاده از کلید F4 می توان یک سلول را قفل کرد.
  • با استفاده از علامت & می توان داده های متنی را با هم ترکیب کرد.
  • با استفاده از تابع RAND() می توان اعداد تصادفی بین صفر و یک ایجاد کرد و با فشردن کلید F9 می توان این عدد را تغییر داد.
  • با استفاده از توابع LEFT، RIGHT و LEN می توان داده های مورد نظر را پاک کرد.
  • با استفاده از داده CountIF می توان تعداد دفعات تکرار هر داده را مشخص کرد.
  • با استفاده از کلید Ctrl + می توان بین سلول ها جا به جا شد.
  • با زدن کلید Alt و = پس از سطر یا ستون می توان جمع داده ها را مشاهده کرد.
  • برای جا به جایی شیت ها می توان از کلید CTRL+PGUP و یا CTRL+PGDN استفاده کرد.
  • برای تنظیم فرمت اعداد می توان از CTRL+SHIFT به همراه اعداد یک تا پنج استفاده کرد.
  • هنگام کار با چند فایل به جای جداگانه باز کردن فایل ها می توان تمام فایل ها را انتخاب کرد و با زدن Enter تمام آن ها را به صورت همزمان باز کرد.
  • با دوبار کلیک می توان اسم صفحات را تغییر داد.
  • با استفاده از AutoCorrect می توان ورود اطلاعات را سرعت بخشید.
  • علاوه بر استفاده از Ctrl+A، با استفاده از دکمه ای در گوشه صفحه می توان تمام داده ها را انتخاب کرد.
  • یکی دیگر از نکات مهم تبدیل تاریخ شمسی به میلادی در اکسل است. با توجه به اینکه اکسل فقط از تاریخ میلادی پشتیبانی می کند، برای تبدیل تاریخ می توان از توابع مختلف که به این منظور تهیه شده است استفاده کرد.
  • برای تغییر فونت اعداد در اکسل پس از انتخاب تمام داده ها می توان فونت آن ها را همزمان تغییر داد

اگر شما هم  زیاد با اکسل سروکار دارید حتما با خروجی های نامفهومی از اکسل مواجه شده اید. این خروجی های نامفهوم در اکسل به نام خطاهای فرمول نویسی شناخته می شوند. هر کدام از این خطاها دلیلی دارند که باعث شده اند خروجی مطلوب شما نمایش داده نشوند. دراین آموزش  به بررسی 8 خطایی که در فرمول نویسی احتمال مواجه شدن با آن وجود دارد را بررسی می کنیم.                                                                                                                               

- تقسیم عدد بر صفر!

اگر با اکسل سروکار دارید حتما با عبارات Div/0#! روبرو شده اید. همانطوری که همه مان می دانیم تقسیم کردن عدد بر صفر در ریاضیات مفهمومی ندارد. این موضوع در نرم افزار اکسل که بر اساس ریاضیات بنا شده است نیز صادق است.

اگر به طور عمد در فرمول نویسی عبارتی را بر صفر تقسیم کنید یا اینکه این عمل سهوا انجام گیرد خروجی خطای #Div! خواهد بود. منظور از سهوا این است که در فرمول نویسی به سلولی ارجاع دهید که خالی هست یا به اصطلاح اکسل Blank cell باشد.

2- رفرنس های نامعلوم!

فرمول نویسی اکسل بدون ارجاع و رفرنس دادن که نمی شود. ولی خطایی که ممکن است بر اثر این رفرنس دادن ها رخ دهد مربوط به حذف این رفرنس ها می باشد. فرض کنید فرمولی نوشته اید بعد از نگارش فرمول، سلولی که به آن ارجاع داده شده است حذف شود یا اینکه جابجا شود خطای!Ref# به صورت خروجی نشان داده خواهد شد.

3- غلط املایی!

3 حالتی که ممکن است خطای!Name# رخ دهد را با هم بررسی کنیم:

• تایپ اشتباه تابع
• استفاده از رشته متنی بدون کوتیشین
• استفاده از توابع سفارشی زمانی که فعال نیستند.

این 3 حالت معمولا بیشتر اتفاق می افتد.

4- ورودی های عجیب!

همه ی توابع شامل دستورالعمل خاصی می باشند. یعنی آرگومان های ورودی مشخصی دریافت می کنند و خروجی های آنها نیز معلوم هست که از چه نوعی می باشد. حال اگر کاربر ورودی که تابع نیاز دارد را مقداری نامطلوب وارد نماید خطای!value# در خروجی نشان داده خواهد شد. علاوه بر نامطلوب بودن مقدار ورودی، زمانی که تابعی یک سلول را به عنوان ورودی نیاز دارد کاربر یک محدوه انتخاب کند یا بر عکس آن، این خطا رخ خواهد داد.

5- موجود نیست!

یک سری توابع با جستجو مقداری را از یک محدوده به عنوان خروجی نمایش می دهند. حال اگر این مقدار در محدوده ی مورد نظر ما نباشد خطای #N/A نمایش داده خواهد شد.

6- خیلی بزرگ!

خطای Num# معمولا زمانی رخ می دهد که محاسبات فرمول نویسی خیلی خیلی بزرگ یا خیلی خیلی کوچک باشد. حالاتی دیگر نیز این خطا رخ می دهد که خیلی به کار ما نمی آید.

7- فراموشکاری!

خطای Null# یکی از خطاهایی می باشد که براثر فراموش کردن جداگر میان کاراکترها یا عملگرها رخ می دهد. فرض نمایید فرمولی به این نحو بنویسید که

=sum(I A;By)

در این فرمول قرار است سه کاراکتر I,A,By با هم جمع شوند ولی کاراکتر جداکننده مابین I,A فراموش شده است و خطای Null# به عنوان خروجی نمایش داده خواهد شد. یا اینکه فرمولی را به این نحو بنویسیم I A*By= که کاراکتر ضرب را در بین I,A فراموش کرده باشیم.

در عملگرهای رفرنس یکی از حالات به این صورت می باشد که تداخل دو ناحیه را به صورت خروجی نشان می دهد. این عملگر به طور مثال به این نحو مورد استفاده قرار می گیرد.

=A1:A10 A3:E3

خروجی این فرمول سلول A3 که در هر دو ناحیه مشترک هست می باشد حال اگر این دو ناحیه تداخلی نداشته باشند خطای Null# را خواهیم داشت.

8- زمان منفی!

اگر با فرمت انتخابی برای سلول ها آشنایی دارید؛ یکی از این فرمت ها فرمت تاریخ و زمان می باشد. حال اگر در یک سلول عدد منفی وجود داشته باشد سپس فرمتی از جنس تاریخ و زمان انتخاب نماییم با منتظر این خروجی باشیم:

همچنین اگر طول وارده در سلول بیشتر از اندازه مدنظر سلول باشد یا اینکه نتواند مقدار را در سلول نمایش دهد و نیاز به بزرگتر نمودن آن باشد این خطا نمایش داده می شود.

اگر با اطلاعات زیادی سر وکار دارید و این اطلاعات به صورت ستون بندی شده دسته بندی شده اند و هر ستونی نامی دارد پس توصیه می کنم در ادامه با ما باشید تا ابزاری برای مدیریت داده ها در اکسل به شما معرفی کنیم.

افرادی که با داده های زیاد سروکار دارند و لازم هست تا گزارش گیری های متنوعی داشته باشند برای اینکه راحت تر بتوانند در بین این داده ها، داده خاصی را پیدا کنند ابزار TABLE، یکی از بهترین پیشنهادات نرم افزار اکسل به آنها خواهد بود.

طریقه ایجاد TABLE

برای تبدیل یک محدوده به جدول می توان به 2 طریق زیر عمل کرد:

1. محدوده ی سلول هایی که قصد تبدیل آنها به جدول دارید را انتخاب کنید. سپس از طریق Home > Styles > Format As Table با انتخاب یکی از حالات، استایلی برای محدوده انتخاب کنید. در اینجا پنجره ای باز خواهد شد و این سوال را از شما می پرسد که آیا این محدوده را تبدیل به جدول کنم که با زدن دکمه ok محدوده تبدیل به جدول خواهد شد.
2. محدوده را انتخاب کنید و از Insert > Tables > table ابزار table را انتخاب نمایید یا اینکه کلید ترکیبی Ctrl+T را فشار دهید.

چند تکنیک درباره جدولی که ایجاد کردیم:

1. برای جدول ایجاد شده به طور خودکار اکسل نامی در نظر می گیرد. از این نام در فرمول نویسی ها می توانیم استفاده کنیم.
2. اگر در زمان ایجاد جدول چک باکس مربوط به سربرگ را تیک زده باشید، ردیف اول داده ها به عنوان سربرگ جدول در نظر گرفته می شود. نام هر یک از ستون ها نیز با عنوان سربرگ شناخته می شود.
3. زمانی که به سمت پایین حرکت کنید دیگر حروف الفبایی مربوط به نام ستون ها نشان داده نمی شود و به جای آن عنوان سربرگ نمایان خواهد شد.
4. در پایین جدول می توانید ردیف خودکاری اضافه کنید که این ردیف می تواند جمع، شمارش تعداد سلول ها و… را به صورت خودکار انجام دهد. این ردیف با کلیک بر روی جدول و فعال شدن Table Tools از آدرس Design>Table Style Options>Total Row انجام می شود. با زدن تیک چک باکس Total Row ردیف Total اضافه خواهد شد. نوع خروجی که این ردیف قرار است نمایش بدهد از لیست مربوط به هر سلول قابل انتخاب می باشد.
5. جدول قابلیت بزرگ شدن دارد. زمانی که در آخرین سلول جدول مقداری را وارد کنید و بعد از آن بخواهید به ردیف بعدی بروید با نگارش داده ای در سلول، آن ردیف به جدول اضافه خواهد شد. حتی ردیف جمع که در شماره 4 بیان کردیم هم یک ردیف به سمت پایین جابجا می شود.
6. در صورتی می خواهید داده های تکراری را از جدول حذف کنید می توانید با کلیک بر روی سلولی از جدول و فعال شدن Table Tools از Design>Tools>Remove Duplicates حذف کردن داده های تکراری را فعال کنید. پنجره ای باز خواهد شد و این موضوع را باید در این پنجره مشخص کنید که داده ها از کدام ستون بررسی و حذف شوند.
7.  مرتب سازی هوشمندانه در EXCEL  در جدول قابل انجام می باشد. در جدولی که ایجاد کردیم سربرگ آن در حالت عادی به صورت فیلتر در خواهد آمد. با زدن هر کدام از این فیلترها و انتخاب نوع آن می توانیم مواردی که قصد فیلتر آنها را داریم انتخاب کنیم.
8. در صورتی که  خواهیم دکمه فیلتر در سربرگ نمایش داده نشود با فعال کردن table Tools و بعد از آن از Design>Table Style Options>Filter Button چک باکس بودن یا نبودن فیلتر در سربرگ را انتخاب می کنیم.
9. در جداول لازم نیست فرمولی که می نویسیم را برای بقیه سلول ها کپی کنیم بلکه با نوشتن فرمول برای اولین سلول و زدن کلید اینتر بقیه سلول های جدول به صورت خودکار تکمیل خواهند گشت.
10. ابزاری که در جدول خیلی مورد توجه هست، Structure Reference ها هستند. در زمان فرمول نویسی با انتخاب هر سلول، نام عادی آن در نظر گرفته نمی شود بلکه نامی از ستون آن انتخاب می شود که به این حالت خواهد بود:

=[@عنوان سربرگ ستون]

این موضوع باعث افزایش سرعت در فرمول نویسی خواهد شد. در صورتی که می خواهید از داده های جدول دیگری هم استفاده کنید می توانید فرمول را به این حالت بنویسید:

Structure Reference از طرفی خوانایی برنامه و از سوی دیگر با جابجایی و انتقال سلول ها بازه های مشخص شده تغییر نخواهند کرد.

فرمول در کسل

این دو فرمول یک موضوع را بررسی می کنند ولی خوانایی فرمول اولیه به مراتب بهتر از فرمول مربوط به محدوده می باشد.

و آخرین نکته: در حالت عادی اگر شما فرمول مربوط به یک سلول از محدوده ای را تغییر بدهید برای اعمال این تغییر به بقیه سلول های محدوده باید فرمول آن را برای بقیه سلول ها کپی کنید. اما در جدول با تغییر فرمول یک سلول، فرمول بقیه سلول های آن ستون نیز تغییر خواهد کرد و به نوعی آپدیت خواهد گشت.         امیدواریم از آموزش اکسل امروز نهایت استفاده را کرده باشید

درنرم افزار اکسل راه های زیادی برای قالب بندی سلول ها وجو د دارد یکی از آنها استفاده از قالب بندی شرطی در اکسل می توان یک یا چند سلول را بر اساس قوانین قالب بندی نمود.          

 قالب بندی شرطی درEXCEL

• ابتدا سلول های مورد نظر خود را که قصد دارید قالب بندی بر روی آنها اعمال شوند را انتخاب نمایید.
• از تب Home و از گروه Style گزینه Coditional Formmating را انتخاب تا منوی کشویی نمایش داده شود.
• گزینه Highlight Cells Rules را انتخاب زیر منوی نمایش داده شده شامل چندین قانون می باشد. به عنوان مثال اولین قانون برای قالب بندی اعداد بزرگتر از یک مقدار خاص و یا دومین گزینه برای قالب بندی اعداد کمتر از یک مقدار خاص می باشد 

قانون Greater Than را انتخاب کنید. با کلیک بر روی آن پنجره ای نمایش داده خواهد شد. فرض کنید در این مثال قصد داریم اعداد بزرگتر از 5٫000 دلار را با رنگ زرد قالب بندی نماییم. بنابراین عدد 5٫000 دلار را در کادر سمت چپ و از سمت راست گزینه Yellow fill …. را انتخاب نمایید و بر روی Ok کلیک نمایید. خواهید دید که با انجام این کار اعداد بزرگتر از 5٫000 دلار با رنگ زرد قالب بندی خواهند شد.

الگوهای قالب بندی شرطی

اکسل تعداد زیادی از الگوهای از پیش تعیین شده ای را برای سریعتر انجام دادن قالب بندی شرطی گروه بندی کرده است.

DataBars

نوارهای افقی هستند که به هر یک از سلول ها اضافه خواهند شد.

Color Scales

رنگ هر یک از سلول ها را بر اساس مقدار آن قالب بندی خواهد کرد. در این نوع قالب بندی از دو یا سه رنگ متفاوت استفاده خواهد شد به عنوان مثال در رنگ بندی قرمز – زرد – سبز بالاترین مقدار با رنگ سبز نمایش داده خواهد شد و کمترین مقدار با رنگ زرد نمایش داده خواهد. و مقادیر بین این دو با رنگ زرد نمایش داده خواهند شد.

Icon Sets

در این قالب بندی یک آیکون خاص بر اساس مقادیر موجود در انها اضافه خواهد شد.

نحوه استفاده از الگوهای از پیش تعریف شده

• ابتدا سلول های مورد نظر خود را که قصد دارید قالب بندی بر روی آنها اعمال شوند را انتخاب نمایید.
• از تب Home و از گروه Style گزینه Coditional Formmating را انتخاب تا منوی کشویی نمایش داده شود.
• یکی از گزینه های Databars یا Color Scales یا Icon Sets را انتخاب و از زیر منوی آن گزینه مورد نظر الگوی مورد نظر خود را انتخاب نمایید. قالب بندی شرطی بر روی سلول انتخاب شده اعمال خواهد شد.

نمودار ستونی Column Chart

نمودار ستونی به عنوان ساده ترین نوع نمودار شناخته می‌شود و جهت نمایش مقادیر یک ویژگی در بازه های زمانی متفاوت (مثلا تعداد ازدواج های صورت گرفته در ماههای متفاوت یک سال)، یا به تفکیک گروههای متفاوت (میزان ازدواجهای صورت گرفته در سال 1394 به تفکیک استانها) از آن استفاده می‌شود. نکته مورد توجه در این نوع نمودار آن است که تمامی ستونها باید هم واحد باشند و تعداد میله ها بیش از اندازه نباشند. در غیر این صورت نمودار شفافیت خود را از دست نمی دهد.

نمودار ستونی خود به دو حالت عمودی (Column Chart) و افقی (Bar Chart) تقسیم می‌شود که هر یک از آنها شامل حالات تجمعی (Stacked Chart) و خوشه‌ای (Clustered Chart) می‌باشند.                                                        

نمودار خطی Line Chart

در صورتی که نقاط ماکسیمم هر میله در نمودار میله ای را با یک خط به یکدیگر متصل کنیم، نمودار میله ای حاصل می‌شود که زمینه های کاربردی همچون نمودار ستونی دارد. در زمانهایی که بازه زمان مورد بررسی مربوط به داده ها بسیار زیاد می‌باشد (مثلا میزان نرخ تورم از سال 1350 تا 1390) این نمودار به عنوان بهترین گزینه می‌باشد.

در محیط اکسل حالتی از نمودار خطی وجود دارد که در آن، مساحت زیر خط به صورت رنگی نمایش داده می‌شود که به آن نمودار سطحی (Area Chart) می‌گویند.

نمودار دایره‌ای Pie Chart

نمودار دایره ای که به آن نمودار پای هم می‌گویند برای بررسی داده های هم جنس در یک مقطع از زمان (مثلا سهم هر یک از موارد هزینه ای یک خانوار از کل هزینه آن خانواده در اسفند ماه 1393) مناسب می‌باشد، در واقع در حالتی که ما بخواهیم سهم هر یک از موارد یا اتفاقات از یک کل را به دست آوریم، این نمودار بهترین گزینه پیش رو می‌باشد. که در اکسل حالتهای متفاوتی برای استفاده از این نمودار وجود دارد.

لازم به ذکر است که در حالاتی که تعداد قسمتهای نمودار دایره‌ای از 9 قسمت فراتر رود، این نمودار کارایی خود را از دست خواهد داد.

نمودار پراکندگی Scatter Plot

این نمودار جهت رسم نقاط بر روی محورهای مختصات و رسم معادلات ریاضیاتی می‌باشد. در واقع در این نمودار با وارد کردن زوج مرتب های x و y مقادیر هر زوج مرتب به صورت یک نقطه بر روی محورهای مختصات رسم می گردد.

 
نمودار حبابیBubble Chart

این نمودار همانند نمودار پراکندگی‌می باشد، با این تفاوت که توانایی نمایش سه ویژگی به صورت همزمان را دارا می‌باشد به گونه‌ای که دو ویژگی X و Y بر روی محورها مشخص می‌گردد و ویژگی سوم با اندازه حباب مشخص می‌شود.

نمودار رادار Radar Chart

در حالاتی که بخواهیم بیش از سه ویژگی را برای گزینه‌های متفاوت بر روی یک نمودار نمایش دهیم، بهترین گزینه پیش‌رو نمودار راداری می باشد. برای مثال سه گزینه برای خرید خانه داریم و 5 معیار تصمیم گیری مانند هزینه، محل و ….. برای تصمی گیری. در این حالت نمودار راداری هر معیار تصمیمگیری را بر روی یک محور نشان می‌دهد و مقادیر را بر روی محورهای مختلف با استفاده از خط به یک‌دیگر وصل می‌نماید.

نمودار شمعی Candel Chart

این نمودار که برای اولین بار توسط ژاپنی ها مطرح گردید، به طور عمده در بورس به منظور تحلیل های تکنیکال و پیش‌بینی روند کاربرد دارد. در این نمودار قیمتهای باز شدن، بسته شدن، ماکسی مم و مینیمم قیمت هر سهم در هر روز به صورت یک شمع نمایش داده می‌شود که رنگ آن شمع مشخص کننده نوع روند (مثبت یا منفی بودن) آن روز می‌باشد. در حالت خاصی از آن نمودار، علاوه بر موارد مذکور، حجم معاملات آن روز نیز در پایین نمودار نمایش داده می‌شود.

نمودار جعبه ای Box and whisker

این نمودار به منظور بررسی و مقایسه وضعیت دو یا چند جامعه (گروه) متفاوت از داده‌ها از نظر پارامترهای مکانی (میانگین، میانه) و پراکندگی (واریانس) مورد استفاده قرا می گیرد. در نسخه های قبلی اکسل این نمودار به صورت آماده وجود ندارد ولی می توان با افزودن Error Bar به نمودارهای ستونی آن را ایجاد نمود ولی در اکسل 16 (اکسل 2016) این نمودار به صورت آماده در تب Insert و قسمت نمودارها اضافه شده است.

نمودار هیستوگرام Histogram Chart

این نوع نمودار جهت نموایش نوع پراکندگی مقادیر در یک جامعه (گروه) مورد استفاده قرار می گیرد و هدف از استفاده از ان تعیین مرکزیت دادهها و حالت پراکندگی آنها می‌باشد. این نوع نمودار در ورژنهای قدیمی اکسل از طریق افزونه Analysis Toolpak  قابل ترسیم است ولی در نسخه 16 اکسل، این نمودار به مجموعه نمودارهای اکسل اضافه شده است.

نمودار نقشه درختی TreeMap Chart

این نمودار که در نسخه 2016 اکسل، به آن اضافه شده است و جزء نمودارهای نمایش سلسله مراتب میان داده‌ها می‌باشد، جهت نمایش درصد مشارکت هر گروه و زیر گروهها در یک رویداد مناسب می‌باشد، برای مثال اگر بخواهیم مشخص کنیم که کدام گروه از کالاها بیشترین فروش را داشته و در هر گروه کدام کالا سهم بیشتری از فروش را دارد، این نمودار بسیار مناسب می‌باشد.

نمودار خورشیدی SunBurst Chart

این نمودار همانند نمودار نقشه درختی می‌باشد و جهت نمایش مقادیر و سلسله مراتب داده‌ها به صورت تواما به کار برده می‌شود.در نسخه های پیشین اکسل با ترکیب چند نمودار دایره‌ای و با زحمت فراوان می‌شود این نمودار را ایجاد نمود ولی در نسخه 2016 اکسل، این نمودار به لیست نمودارهای اکسل اضافه شده است.

نمودار آبشاری Waterfall Chart

این نمودار به منظور بررسی مقادیر تجمعی از یک ویژگی به کار گرفته می‌شود که در نسخه های قدیمی اکسل با استفاده از حالت تجمعی نمودار ستونی، این نمودار ترسیم می‌شود ولی در نسخه 2016 این نمودار به مجموعه نمودارهای پیش فرض اکسل اضافه شده است.

نرم‌افزار اکسل (Excel) یکی از بهترین ابزارهای رسم نمودار و گراف به‌شمار می‌رود و روش کار با آن نیز بسیار آسان است. انواع نمودار میله‌ای، خطی، نقطه‌ای و... از جمله ساده‌ترین نمودارهایی است که می‌توانید با استفاده از این نرم‌افزار نسبت به رسم آنها اقدام کنید.

 در excelاین نمودارها در حالت پیش‌فرض از رنگ‌بندی و طرح‌های پیش‌ساخته‌ای بهره‌مند است که جذابیت بسیاری دارد اما گاهی اوقات این جذابیت‌ها با کمی خلاقیت، بیشتر هم می‌شود. یکی از این خلاقیت‌ها استفاده از تصاویر یا علائم به‌جای رنگ‌های ثابت برای رسم نمودارهاست.

به‌عنوان مثال فرض کنید در یک نمودار قصد دارید مشخص کنید که از تعداد صد مهره رنگی، چه ‌تعداد آبی، چه تعداد قرمز، چه تعداد زردو چه تعداد نارنجی و چقدر مشکی است. ساده‌ترین راه برای رسم نموداری شامل این اطلاعات این است که دو ستون X,Y در اختیار داشته باشید و روی ستون Y رنگ‌ها را مشخص کنید و ستون X را نیز به تعداد مهره‌های هر رنگ اختصاص دهید

اما با کمی خلاقیت می‌توانید به‌جای استفاده از یک رنگ ثابت برای نمایش مهره‌ها، از شکل آنها کمک بگیرید و در نهایت نیز نمودار به‌نمایش درآمده را طبق اعداد مشخص شده در محور X‌ها مرتب کنید.

برای استفاده از این قابلیت باید به روش زیر عمل کنید:

1 ابتدا نرم‌افزار اکسل را اجرا کنید (در این آموزش ما اکسل 2013 را اجرا کرده‌ایم و گزینه‌های ذکر شده مطابق با منوهای موجود در این نرم‌افزار است؛ اما شما می‌توانید با کمی تغییر همین مراحل را در نسخه‌های دیگر این نرم‌افزار نیز مورد استفاده قرار دهید).

2 در ستون‌هایی مجزا، تنوع رنگ‌ها و تعداد مهره موجود برای هر رنگ را مشخص کنید.

3 سلول‌های دربردارنده اطلاعات موردنظر برای رسم نمودار را انتخاب کنید (تمامی سلول‌های موجود در دو ستون مشخص شده در مرحله دو را انتخاب کنید)

4 از ریبون بالای نرم‌افزار به تب INSERT بروید و پس از کلیک روی Insert Bar Chart گزینهClustered Bar را از بخش 2-D Bar انتخاب کنید.

5 تا این مرحله از کار شما یک نمودار ساده در اختیار خواهید داشت که در محورهای X,Y آن تعداد مهره‌های هر رنگ و نام رنگ‌ها مشخص شده است.

6 حال باید روی یکی از نوارهای به‌نمایش درآمده در نمودار کلیک راست کرده و گزینه Format Data Series را انتخاب کنید.

7- در بخش Series Options با کلیک روی آیکون سطل رنگ (Fill and Line)، از منوی به ‌نمایش درآمده گزینه Picture or texture fill را انتخاب کنید.

8 پس از انتخاب گزینه فوق از بخش Insert picture from روی یکی از گزینه‌های Online, File, Clipboard کلیک کنید. (می‌توانید تصاویر را از روی رایانه فراخوانی کنید، از حافظه موقت ویندوز آنها را به‌کار بگیرید یا حتی به‌صورت آنلاین تصویر موردنظرتان را پیدا کنید)

9 در این مرحله باید تصویر موردنظرتان را در برنامه فراخوانی کنید. به‌عنوان مثال شما می‌توانید از گزینه Online کمک بگیرید و عبارت red ball را در کادر جستجو وارد کنید تا تصاویری از مهره‌هایی به رنگ قرمز برای شما یافت شود. با انتخاب تصویر موردنظر و کلیک روی گزینه Insert آن را در نرم‌افزار فراخوانی کرده و برای رفع مشکل اندازه تصویر نیز گزینه Stack را فعال کنید.

10 چنانچه مراحل را بدرستی به انجام رسانده باشید باید یکی از نوارهای نمایش‌ دهنده مهره‌ها به تصویری از مهره‌های قرمز رنگ تغییر کرده باشد. این نوار می‌تواند مربوط به رنگ قرمز باشد. تصویر انتخاب شده براحتی بیننده را قادر می‌سازد تا درک کند چه مهره‌ای، به چه رنگی و در چه تعدادی موجود است. با تکرار عملیات ذکر شده در مراحل 6 تا 9 می‌توانید نوارهای دیگر را نیز با مهره‌هایی به همان رنگ‌ها مشخص کنید.

11 معمولا یک pictograph (نمودار علائم تصویری) به‌صورت مرتب شده از مقادیر بزرگ به کوچک نمایش داده می‌شود. چنانچه شما هم می‌خواهید یک pictograph واقعی و مرتب را در اختیار داشته باشید می‌توانید سلول‌های مربوط به تعداد مهره‌ها را در نرم‌افزار اکسل انتخاب کرده و از کلیک راست روی آنها از بخش Sort گزینه Sort Largest to Smallest را انتخاب کنید.

12 مشاهده می‌کنید که pictograph شما از مقادیر بزرگ به کوچک مرتب شده و با جذابیت بیشتری به‌نمایش درآمده است.

قبل از چاپ باید تنظیماتی بر روی فایل مثلاً سایز کاغذ، حاشیه ها، سر صفحه و پا صفحه، طریقه چاپ و... را تعیین کنیم. برای انجام این تغییرات از Page Setup استفاده می کنیم. برای فعال کردن Page Setup کافی است از منوی فایل، Page setup را انتخاب کنیم. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز می شود که شامل Tab های زیر است:

• Tab Page:

این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Orientation: در این قسمت جهت قرار گرفتن متن در کاغذ را تعیین می کنیم. Portrait برای چاپ عمودی یا Landscape برای چاپ افقی است.

2- Scaling: توسط این قسمت می توانیم اندازه کاربرگ خروجی را بدون هر گونه تغییر بر روی نمایشگر بزرگ یا کوچک کنیم. این قسمت شامل گزینه های زیر است:

الف- Adjust to: می توانیم میزان بزرگی را بر اساس درصدی از بزرگی تعیین کنیم. حداقل این میزان 10 و حداکثر ان 400 می باشد.

ب- Fit to: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.

3- Paper Size: اندازه کاغذ را می توان تعیین کرد.

4- Print Quality: قدرت تفکیک پذیری یا کیفیت چاپ را تعیین می کنیم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.

5- First Page Number: شماره گذاری را از صفحه مشخص شده شروع می کند.

• Tab Margins:

توسط اینTab می توان حاشیه های صفحه، سر صفحه و پا صفحه را تعیین کرد. این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Tab , Bottom , Left, Right: فاصله حاشیه های راست , چپ , پایین و بالا را تعیین می کند.

2- From Edge: محل سر صفحه یا پاصفحه را تعیین می کند (باید کمتر از حاشیه های بالا یا پایین باشد)

3- Center On Page: مرکز فعلی را به را به طور افقی یا عمودی نسبت به حاشیه ها تعیین می کند.

4- Preview: پیش نمایش تنظیمات در این محدوده نمایش داده می شود.

• Tab Header/ Footer:

توسط این Tab می توانیم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنیم.

یک سر صفحه در بالای صفحه و یک پاصفحه در پایین هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار می گیرند. شماره صفحات و ساعت و تاریخ خروجیهایی هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار می گیرند.

این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- کادرهای Header , Footer:

در این کادر یک سری Header ها و Footer های آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاریخ و ترکیب این موارد وجود دارد که می توانیم با توجه به نیاز یکی از آنها را انتخاب کنیم.

2- دکمه های Custom Header , Custom Footer:

توسط این دکمه ها میتواتنیم Header ها و Footer های شخصی ایجاد کنیم. با کلیک بر روی این دکمه ها پنجره ای باز می شود که باید محل استقرار پاصفحه یا سر صفحه را بوسیله ماوس انتخاب کرده (یکی از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چین خواهد شد، محتوای قسمت میانی نسبت به میانه قسمت تنظیم خواهد شد.

و قسمت راست، راست چین خواهد شد. متن مورد نظر را در یکی از این سه قسمت تایپ می کنیم (برای رفتن به خط جدید کلید Enter را باید فشار داد).

دکمه هایی که در میانه صفحه برای قالب بندی صفحه قرار داده شده اند عبارتند از:

Format Font: با فشردن این دکمه پنجره Font باز شده و می توان فرمت نوشته ها را تغییر داد.

Insert Page Number: برای درج شماره صفحه

Insert Number Of Pages: برای درج تعداد صفحات

Insert Date: برای درج تاریخ جاری

Insert Time: برای درج زمان جاری

Insert Book Name:برای درج نام Book

Insert Sheet Name: برای درج نام کاربرگ

• Tab Sheet در اکسل:

این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Print Area: می توانیم ناحیه ای از کاربرگ را برای چاپ انتخاب کنیم یا آدرس آن را تایپ کنیم.

2- Print Titles: در این قسمت می توانیم یک سطر یا یک ستون را به عنوان سطر یا ستونی که میخواهیم در تمامی صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنیم.

3- Print: این قسمت شامل گزینه های زیر است:

الف- Gridline: به طور پیش فرض خطوط شطرنجی محیط Excel در نسخه چاپی ظاهر نمی شود. برای ظاهر شدن این شبکه کافی است این گزینه را تیک بزنیم.

ب- Black and White: همه چیز را با رنگ سیاه و زمینه سفید چاپ می کند. و رنگها بدون سایه خواهند بود.

ج- Draft Quality: با انتخاب این گزینه قدرت تفکیک پذیری کمتر شده و زمان چاپ کاهش می یابد.

د- Row And Column Heading: به طور پیش فرض عنوان سطر ها (1و2و3و...) و عنوان ستونها (A, B, C, …)در نسخه چاپی ظاهر نمی شود. ولی اگر این گزینه را تیک بزنیم این عناوین در نسخه چاپی , چاپ می شوند.

ه- Comments: در این فسمت می توانیم نحوه چاپ توضیحات را تعیین کنیم:

• None: توضیحات چاپ نمی شوند.

• At End Of Sheet: در انتهای هر Sheet توضیحات چاپ می شوند.

• As Display on Sheet: در محلی که در Sheet قرار دارند چاپ می شوند.

4- Page Order: ترتیب چاپ صفحه ها را برای کاربرگهای چند صفحه ای انتخاب می کنیم.