قالب بندی خانه ها در اکسل

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن یا.... کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیاندازیم یا رنگ زمینه آنرا عوض کنیم. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم:

روش اول:

1- انتخاب منوی Format
2- انتخاب گزینه Cells

روش دوم:

بر روی خانه های مورد نظرکلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم.
با اجرای یکی ازسه روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای Tab های زیر است:

روش سوم:

فشردن کلیدهای ctrl +1

الف - Number:

توسط این Tab می توانیم نوع اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر می باشد:
- Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد.
- Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:

1- General: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان می دهد.

2- Number: مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر می شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:
- Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.
- Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند.)
- Use 1000 Separator: اگر در کنار بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (،)این گزینه می گذارد.

3- Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:
- Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.
- Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

4- Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی، قالب بندی حسابداری می باشد و علامت پولی در منتهاالهیه سمت چپ آن نوشته می شود.

5- Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد. و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلاً مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.

6- Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد. و یا....

7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

نکته
در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

8- Fraction: مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.

9- Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد.

10- Text: مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان می دهد و مقادیر آنرا محاسبه نمی کند.
(کاردرکارگاه 7 تمرین 8 تا 13)

11- Special: مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص (مانند کد پستی، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان می دهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن (در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد می کنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311)) و می فهمیم که 311 کد شهرستان، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT می باشد.

12- Custom: برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.

ب- Alignment:

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است:
1- Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه های زیر است:
• General: هم ترازی پیش فرض
• Left: هم ترازی داده ها را به سمت چپ (استفاده برای ارقام)
• Center: هم ترازی داده ها در مرکز
• Right: هم ترازی داده ها به سمت راست (برای متون)
• Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.
• Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می گیرد. معمولاً برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.
• Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

2- Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:
• Bottom: هم ترازی داده ها در پایین سلول
• Top: هم ترازی داده ها در بالای سلول
• Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول
• Justify: داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)

3- Orientation: شامل قسمتهای زیر است:

• زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.
• Degrees: زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلید های Increase و Decrease تعیین کرد.

4- Text Control: شامل قسمتهای زیر است:

• Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
• Shrink to Fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد.
• Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول ها بهم پیوسته و یک سلول شوند.

ج- Font:

توسط این قسمت می توان نوع خط، اندازه، رنگ و... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است:

1- Font: در این قسمت نوع خط را تعیین می کنیم.
2- Font Style: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که خط کج (Italic) یا تو پر(Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.
3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین می کنیم.
4- Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه. و نوع خط را تعیین می کنیم.
• None: خط نمیکشد.
• Single: خط تکی زیر متن میکشد.
• Double: دو خطی زیر متن میکشد.
• Single Accounting: تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.(یعنی تمام حروف بالای خط نوشته می شوند.)
• Double Accounting: دو خطی زیر تمام حروف و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.

5- Color: در این قسمت رنگ خطوط را متن را تعیین می کنیم.

6- Effect: شامل قسمتهای زیر است:
• Strike Through: بر روی متن خط میکشد.
• Super Script: برای بالا نویسی استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته. سپس 2 را انتخاب کنیم و این گزینه را فعال کنیم.
• Sub Script: برای زیر نویسی استفاده می شود.

7- Preview: پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.
د- Border: توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است:
1- Style: در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم.
2- Color: در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم.
3- Presets: در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم.
• None: حاشیه نمیگدارد.
• Outline: دور سلولها حاشیه می گذارد.
• Inside: داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.
4- Border: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلول حاشیه داشته باشد.

نکته
برای انداختن حاشیه در اکسل ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم.
ه - Patterns: در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است:
• Color: در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم.
• Pattern: در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشور را تعیین کنیم.

حذف قالب بندی سلولها:

همانطور که در فصل سوم گفته شد برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم.

توسط این دستور می توانیم اعمال ریاضی، منطقی و دیگر توابع را بر روی داده ها داشته باشیم. برای استفاده از توابع به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم:

روش اول:

1- بر روی Paste Function , Icon ()کلیک می کنیم.
2- در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص می کنیم. کلیه توابع در 8 دسته طبقه بندی شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعی که به تازگی از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانیم می توانیم آنرا در All پیدا کنیم.
3- در قسمت Function name تابع را مشخص می کنیم.
4- در پنجره ای که باز می شود به دو طریق می توانیم عمل کنیم:

الف: در کادر Number 1،محدوده آدرس اعداد را وارد کنیم. برای وارد کردن محدوده آدرس کافی است ابتدا آدرس اولین خانه محدوده را وارد کرده سپس عملگر آدرس (:) را تایپ کنیم و بعد آدرس آخرین سلول محدوده را وارد کنیم. همچنین می توانیم بر روی Collapse Dialog این کادر کلیک کرده و محدوده را با Drag انتخاب کنیم.
ب: در هر کادر یک آدرس وارد کنیم. برای این کار در کادر اول آدرس اولین سلول را تایپ کرده. بر روی کادر دوم کلیک کرده،آدرس دومین سلول را تایپ می کنیم. و الی آخر.... معمولاً زمانی از این روش استفاده می کنیم که سلولها پراکنده باشند.

5- OK را می زنیم.

روش دوم:

1- منوی Insert را انتخاب می کنیم.
2- زیر منوی Function را انتخاب می کنیم.
3- بقیه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.

روش سوم:

1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهای آن تایپ می کنیم. (توابع و آرگومانهایش در قسمت بعد توضیح داده شده اند.)
2- اگر قبل از آن = گذاشته باشیم که Enter می کنیم در غیر این صورت بر روی = در نوار فرمول Click می کنیم.

روش چهارم:

1- در یک خانه (خانه ای که می خواهیم حاصل نوشته شود) علامت = را تایپ می کنیم یا علامت = در خط فرمول را می زنیم.
2- در کادر اول نوار فرمول (Name Box) توابع ظاهر می شوند، کافی است بر روی drop down آن Click کنیم تا همه توابع را ببینیم. تابع مورد نظر را انتخاب می کنیم.
3- بقیه مراحل مانند مرحله 4 به بعد روش اول است.

چند تابع معروف

1- تابع مجموع (SUM): برای فعال کردن این تابع یا آنرا تایپ کرده یا به یکی از روشهای گفته شده در بالا عمل می کنیم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب می کنیم و در پنجره Function name،SUM را انتخاب می کنیم فرمت کلی این دستور به شکل زیر است: (از این دو فرمت زمانی که بخواهیم فرمول را تایپکنیم استفاده می کنیم.)

1- SUM -number 1: number 2
2- SUM -number 1;number2;..

نکته
معمولاً برای زمانی که اطلاعات در سلولهای مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهای غیر مجاور و پراکنده باشند از فرمول دوم استفاده می کنیم.

2- تابع میانگین(Average): از این تابع برای محاسبه میانگین استفاده می شود.این تابع جزء گروه Statistical است. شکل کلی آن بصورت زیر است:
1- Average - number 1 ; number 2 ;...
2- Average - number 1: number 2

3- تابع ماکزیمم (Max) در اکسل: ‌از این تابع برای پیدا کردن ماکزیمم چند مقدار استفاده می کنیم: این تابع نیز جزء گروه Statistical است. و شکل کلی آن به صورت زیر است:
1- Max - number 1 ; number 2 ; ….
2- Max - number 1: number 2

4- تابع مینیمم (Min): از این تابع برای محاسبه میانگین اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Statistical می باشد. شکل کلی آن به صورت زیر است:
1- Min - number 1 ; number 2 ; ….

2- Min - number 1: number 2

5- تابع شمارنده (Count): از این تابع برای شمارش تعداد خانه های پر شامل اعداد استفاده می شود. این تابع نیز جز توابع گروه Statistical می باشد و فرم کلی آن به صورت زیر است:
1- Count - value 1 ; value 2 ; ….
2- Count - value 1: value 2

6- تابع Round: از این تابع برای گرد کردن اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Math & Trig می باشد و شکل کلی آن به صورت زیر است:
Round - number 1 ; num_digits
قسمت Number برای معرفی عدد و قسمت Num_digits معرف تعداد ارقامی است که باید گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد کردن نگاه به اولین رقم بعد از رقم حذفی می کند اگر کوچکتر از 5 بود که خود اعداد را می نویسد ولی اگر بزرگتر از 5 بود یک رقم به آخرین رقمی که میماند اضافه می کند.

Auto sum در اکسل:

توسط این دستور می توانیم تعدادی خانه را با هم جمع کنیم در این حالت کافی است در خانه ای Click کنیم، Excel خانه های در محدوده خانه انتخابی ما را در نظر می گیرد و مجموع آنها را حساب می کند و خانه های انتخابی را به ما نشان می دهد. اگر این خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب می کنیم. برای فعال کردن این دستور کافی است آیکون Auto sum () را از نوار ابزار Standard انتخاب کنیم.

در برخی موارد داده‌هایی که در اکسل فراخوانی می‌کنید در بعضی از سطرها تکراری هستند. داده‌های تکراری حجم و فضای زیادی از فایل اکسل شما را اشغال می‌کنند. مدت زمان محاسباتی صفحاتی با داداه‌های تکراری نیز زیاد است. پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل و حذف آنها به صورت دستی، در مواجهه با فایل هایی که حجم انبوهی از داداه‌ها را در خود دارند، کار طاقت و فرسا و بعضاً ناممکنی است. استفاده از ابزارهای اکسل و چند ابزار اختصاصی، شما را در این امر یاری خواهد کرد. این فرایند در دو مرحله پیدا کردن و حذف کردن انجام  می‌شود.

برای افرادی که با داده‌های حجیم یا پایگاه‌های داده کار می‌کنند، یکی از کنترل‌ها، پیدا کردن سطرهای تکراری و حذف آنها است. مقادیر تکراری در میان داده‌های شما، به دلایل مختلفی ظاهر می‌شوند. اگر می‌خواهید در میان کل داده‌هایتان مقادیر تکراری را پیدا کنید، باید مطمئن شوید که در کدام ستون ها باید مقادیر غیر تکراری وجود داشته باشد. تکراری بودن مقادیر در تمامی ستون ها همیشه خطا محسوب نمی‌شود. از چندین روش گفته شده می‌توانید یکی را برای انجام کارتان انتخاب کنید. روش‌های گفته شده تقریباً متفاوت از هم بوده و هرکدام دارای محاسن و معایب خاص خود است.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل و حذف آنها با تابع داده DATA FUNCTION

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• نیاز به حذف سریع داده‌های تکراری از کل جدولتان دارید.
• اگر داده‌های تکراری به صورت اتوماتیک و بدون اینکه شما آنها را ببنید حذف شوند، مشکل ساز نخواهد بود.
• داده‌های بسیار زیادی دارید که پیدا کردن چشمی و حذف دستی آنها بسیار طاقت فرسا است

استفاده از این روش بسیار ساده و راحت است. عیب این روش این است که قبل از حذف، نمی‌توانید هیچ گونه آنالیزی بر رو داده‌ها انجام دهید. وقتی کل محدوده را انتخاب کنید و از این تابع استفاده کنید، تابع از شما خواهد پرسید که بر اساس کدام ستون می‌خواهید سطرهای تکراری حذف شوند. اگر فقط یک ستون انتخاب کنید، تابع بدون توجه به مقادیر دیگر ستون ها، هر سطری که در آن ستون خاص داده تکراری داشته باشد را به کل حذف می‌کند. اگر چندین ستون را انتخاب کنید، تابع سطرهایی را که در تمامی ستون های انتخابی، دقیقاً همان مقادیر را داشته باشند حذف خواهد کرد.

در این پنجره اگر تیک My data has headers را بزنید، اکسل از عنوان ستون های شما در کادر مربوط به Columns استفاده خواهد کرد. در کادر Columns تمامی ستون هایی که باید تکراری بودن مقادیر آنها بررسی شود، لیست شده است. پس از اتمام عملیات، اکسل تعداد سطرهای تکراری و غیر تکراری را اعلام خواهد کرد.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با قالب بندی شرطی

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• حجم داده هایتان کم است و در صورت نیاز می‌توان  با کنترل چشمی و به صورت دستی داده‌های تکراری را حذف کرد.
• اگر می‌خواهید قبل از حذف داده‌های تکراری، آنها را آنالیز کنید، و بر روی آنها کنترل داشته باشید.
• داده‌ها بسیار پیچیده هستند و برای تشخیص داده‌های تکراری از غیر تکراری قالب بندی شرطی کمکتان خواهد کرد

با استفاده از قالب بندی شرطی می‌توانید سطرهایی با داده های تکراری را به راحتی پیدا کرده و قالب آن را به دلخواه خود تغییر دهید. برای این منظور محدودهای که در آن داده‌های سطرها تکراری هستند را انتخاب کنید. از منوی HOME به زیر منوی Styles رفته در بخش Conditional Formatting کلیک کنید. در منوی باز شده قسمت Highlight Cells Rules را انتخاب کنید و در این قسمت به Duplicate Values بروید. در پنجره باز شده اگر مقدار Duplicate را انتخاب کنید، داده‌های تکرای قالب بندی خواهند شد و اگر Unique را انتخاب کنید، داده‌های بدون تکرار قالب بندی می‌شوند. قالب موردن نظرتان را از سمت راست و از منوی کره‌کره‌ای انتخاب کنید یا در Custom Format قالب دلخواه خود را تعریف کنید.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از جدول های پاشنه‌ای

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• می‌خواهید لیستی از داده‌های بدون تکرار ایجاد کنید.
• در لیست اصلی داده‌هایتان دنبال داده‌های تکراری هستید و می‌خواهید مطمئن شوید که، همه داده‌ها غیر تکراری هستند.
• وجود داده‌های تکراری نادرست نیست و قصد جمع بندی و خلاصه کردن آنها را دارید

اگر می‌خواهید از داده‌های موجود به سرعت ستونی از داده‌های غیر تکراری تولید کنید، استفاده از جدول پاشنه‌ای مناسب است. برای ایجاد یک جدول پاشنه‌ای، از منوی INSERT به زیر منوی Tables رفته و روی Pivot Table کلیک کنید. در پنجره باز شده محدوده داده‌ها را انتخاب کنید. OK نمایید تا جدولتان ایجاد شود. به طور پیش فرض جدول در برگه‌ای جدید ایجاد خواهد شد، اگر می‌خواهید جدولتان در همان برگه داده‌ها ایجاد شود، دکمه رادیویی Existing Worksheet را انتخاب کرده و سلول مورد نظر، برای درج جدول را انتخاب کنید. اگر داده‌های شما در جای دیگری به غیر از برگه فعلی قرار دارد، دکمه رادیویی Use an external data source  را انتخاب نموده و آنها را فراخوانی کنید.

 پس از ایجاد جدول پاشنه‌ای، از قسمت Choose filed to add report عنوان ستونی که اضافه کرده‌اید را به قسمت ROWS درگ کنید.                                                                                                      با تنظیم Value Filed Settings بر روی شمارنده، تعداد داده‌های تکراری را می‌توانید مشاهده کنید.

تنظیمات بیشتر بر روی جداول پاشنه‌ای در اکسل

بعضاً جدولی دارید که در آن وجود داده‌های تکراری به معنی نادرست بودن آنها نیست و شما قصد دارید با جمع بندی داده‌های تکراری، حجم داده ها را به حداقل برسانید. برای مثال در لیست خرید آرماتور برای یک کارگاه ساختمانی، خرید‌ها در چندین تاریخ مختلف اتفاق افتاده است و در هر یک از تاریخ ها چندین شماره آرماتور خرید شده است. تکراری بودن شماره آرماتور‌ها در کل جدول یا تکراری بودن تاریخ ها به منزله نادرست بودن داده‌ها نیست. جمع بندی این اطلاعات با جداول پاشنه‌ای به راحتی امکان پذیر است.

در یکی از جدول‌ها تعداد دفعات خرید شده از هر شماره آرماتور نشان داده می‌شود. و در جدولی دیگر، در تاریخ‌های مشخص، تعداد شماره آرماتور، تعداد بندیل‌ها و وزن کل خریداری شده نمایش داده می‌شود. به نظر می‌رسد با استفاده از اطلاعات خام گزارشات سودمند تری به دست آورده ایم!

در این تکنیک بدون اینکه سطری حذف شود، سطرهای تکراری و تعداد آن مشخص شده است. به خاطر داشته باشید که در استفاده از جداول پاشنه‌ای، اساساً یک مجموعه داده‌های جدید ایجاد می‌کنید. بنابراین اگر واقعاً می‌خواهید داده‌های اصلی را ویرایش کنید، از روش های دیگری استفاده کنید.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از مرتب کردن داده ها Data Sort

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• تعداد داده‌هایتان کم است و می‌توانید با کنترل چشمی آنها را حذف کنید.
• می‌خواهید سطرهای تکراری را ببنید، آنالیز کنید و قبل از حذف، تکراری بودن آنها را تایید کنید.
• نوع داده‌هایتان ساده است و می‌توانید تکراری بودن آنها را تشخیص بدهید. (داده هایتان 15 رقمی و ترکیبی از عدد و حرف نیست!)

مرتب کردن داده‌ها از سریع ترین روش های پیدا کردن و حذف سطرهای تکراری در اکسل است. فرض کنید داده‌هایتان ساده و تعدادشان کم است، به سرعت آنها را مرتب کنید و تکراری ها را حذف نمایید. اگر داده‌هایتان پیچیده است از این روش استفاده نکنید و به سراغ قالب بندی شرطی بروید.

برای مرتب کردن داده‌ها، کل داده‌هایتان را انتخاب کرده و از منوی DATA به زیر منوی Sort&Filter رفته و بر روی Sort کلیک کنید. در پنجره باز شده در قسمت Column ستونی را که می‌خواهید بر اساس آن مرتب سازی کنید، انتخاب نماید. OK کنید داده‌هایتان مرتب خواهند شد.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از فیلتر پیشرفته Advanced Filter

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• فقط می‌خواهید داده‌های بدون تکرار را مشاهده کنید.
• قصد ندارید داده‌های تکراری را حذف کنید و پنهان کردن آنها کافی است.

ابزار فیلتر برای پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل، به انتخاب شما، تنها برخی از داده‌ها را پنهان خواهد کرد. توجه داشته باشید، که فیلتر پیشرفته صرفاً داده‌هایی که در کل یک سطر غیر تکراری هستند را نشان خواهد داد. به عبارت دیگر تنها سطرهایی که کل داده‌هایشان تکراری است، پنهان خواهند شد.

برای اعمال فیلتر پیشرفته بر روی داده‌ها، از منوی DATA به زیر منوی Sort&Filter رفته و بر روی Advanced کلیک کنید. در پنجره باز شده محدوده داده‌ها را انتخاب کرده و دکمه رادیویی Unique records only را بزنید. OK کنید. اگر می‌خواهید داده‌های اصلی بدون تغییر باقی بماند، دکمه رادیویی Copy to another location را بزنید تا اکسل داده‌هایتان را به جای دیگری کپی کرده و سپس فیلتر نماید.

معیار انتخاب ستون های بررسی سطرهای تکراری در اکسل

در برخی جداول به مانند جدول متره آرماتور فونداسیون، تکراری بودن شماره آرماتور ها به خودی خود، بی معنی است، یا تکراری بودن شماره آرماتور با شماره ردیف نیز کاملاً بی معنی است. ولی پیدا کردن سطرهایی که به طور همزمان شماره آرماتور و طول آرماتور تکراری دارند، مهم است.

پیدا کردن سطرهای تکراری می‌تواند بر اساس داده‌های یک ستون، دو ستون یا کل محدوده باشد. اگر کل داده‌های یک محدوده از یک جنس باشند (مثلا نام شهر، نام ماه سال، نام افراد، شماره ملی، شماره پرسنلی و …)، انتخاب کل محدوده معنی دار خواهد بود. ولی در جداولی به مانند جدول ذکر شده، که داده‌های هر ستون از یک جنس هستند، باید بر اساس ستون های خاص سطرهای تکراری را پیدا کرد.

در مواردی که تکراری بودن ترکیب دو یا چند ستون اهمیت دارد، برای پیدا کردن سطرهای تکراری از توابع ترکیب استفاده کنید. تابع CONCATENATE یک تابع ترکیب متنی است. در این مورد خاص شماره آرماتور با طول آرماتور را ترکیب کرده و در یک ستون کمکی بسازید.

ستون کمکی را انتخاب کرده و با قالب بندی شرطی، سطرهای تکراری برای آن ستون را مشخص نمایید.  پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل به این روش نیازمند کار بیشتر بر روی داده‌ها است و برای داده‌هایی با حجم زیاد توصیه نمی‌شود.

سطرهایی که داده‌های تکراری دارند را می‌توان در هم ترکیب کرد. بدین معنی که اگر شماره و طول آرماتور ها یکسان است، می‌توان تعداد آرماتورهای این دو سطر را با هم جمع کرده و داده‌های دو سطر را تنها در یک سطر نوشت. در ردیف 1 آرماتور با شماره 10 و طول 248 سانتیمتر با ردیف 9 تکراری است. تعداد آرماتور ردیف 1 و ردیف 9 را جمع کرده (135=23+112) و کلاً در یک سطر بنویسید.

اگر با اطلاعات زیادی سر وکار دارید و این اطلاعات به صورت ستون بندی شده دسته بندی شده اند و هر ستونی نامی دارد پس توصیه می کنم با آموزش اکسل امروز همراه باشید  تا ابزاری برای مدیریت داده ها در اکسل به شما معرفی کنیم.

افرادی که با داده های زیاد سروکار دارند و لازم هست تا گزارش گیری های متنوعی داشته باشند برای اینکه راحت تر بتوانند در بین این داده ها، داده خاصی را پیدا کنند ابزار TABLE، یکی از بهترین پیشنهادات نرم افزار اکسل به آنها خواهد بود.

طریقه ایجادTABLE در اکسل

برای تبدیل یک محدوده به جدول می توان به 2 طریق زیر عمل کرد:

1. محدوده ی سلول هایی که قصد تبدیل آنها به جدول دارید را انتخاب کنید. سپس از طریق Home > Styles > Format As Table با انتخاب یکی از حالات، استایلی برای محدوده انتخاب کنید. در اینجا پنجره ای باز خواهد شد و این سوال را از شما می پرسد که آیا این محدوده را تبدیل به جدول کنم که با زدن دکمه ok محدوده تبدیل به جدول خواهد شد.
2. محدوده را انتخاب کنید و از Insert > Tables > table ابزار table را انتخاب نمایید یا اینکه کلید ترکیبی Ctrl+T را فشار دهید.

چند تکنیک درباره جدولی که ایجاد کردیم:

1. برای جدول ایجاد شده به طور خودکار اکسل نامی در نظر می گیرد. از این نام در فرمول نویسی ها می توانیم استفاده کنیم.
2. اگر در زمان ایجاد جدول چک باکس مربوط به سربرگ را تیک زده باشید، ردیف اول داده ها به عنوان سربرگ جدول در نظر گرفته می شود. نام هر یک از ستون ها نیز با عنوان سربرگ شناخته می شود.
3. زمانی که به سمت پایین حرکت کنید دیگر حروف الفبایی مربوط به نام ستون ها نشان داده نمی شود و به جای آن عنوان سربرگ نمایان خواهد شد.
4. در پایین جدول می توانید ردیف خودکاری اضافه کنید که این ردیف می تواند جمع، شمارش تعداد سلول ها و… را به صورت خودکار انجام دهد. این ردیف با کلیک بر روی جدول و فعال شدن Table Tools از آدرس Design>Table Style Options>Total Row انجام می شود. با زدن تیک چک باکس Total Row ردیف Total اضافه خواهد شد. نوع خروجی که این ردیف قرار است نمایش بدهد از لیست مربوط به هر سلول قابل انتخاب می باشد.
5. جدول قابلیت بزرگ شدن دارد. زمانی که در آخرین سلول جدول مقداری را وارد کنید و بعد از آن بخواهید به ردیف بعدی بروید با نگارش داده ای در سلول، آن ردیف به جدول اضافه خواهد شد. حتی ردیف جمع که در شماره 4 بیان کردیم هم یک ردیف به سمت پایین جابجا می شود.
6. در صورتی می خواهید داده های تکراری را از جدول حذف کنید می توانید با کلیک بر روی سلولی از جدول و فعال شدن Table Tools از Design>Tools>Remove Duplicates حذف کردن داده های تکراری را فعال کنید. پنجره ای باز خواهد شد و این موضوع را باید در این پنجره مشخص کنید که داده ها از کدام ستون بررسی و حذف شوند.
7. فیلتر و مرتب سازی هوشمندانه تر در جدول قابل انجام می باشد. در جدولی که ایجاد کردیم سربرگ آن در حالت عادی به صورت فیلتر در خواهد آمد. با زدن هر کدام از این فیلترها و انتخاب نوع آن می توانیم مواردی که قصد فیلتر آنها را داریم انتخاب کنیم.
8. در صورتی که  خواهیم دکمه فیلتر در سربرگ نمایش داده نشود با فعال کردن table Tools و بعد از آن از Design>Table Style Options>Filter Button چک باکس بودن یا نبودن فیلتر در سربرگ را انتخاب می کنیم.
9. در جداول لازم نیست فرمولی که می نویسیم را برای بقیه سلول ها کپی کنیم بلکه با نوشتن فرمول برای اولین سلول و زدن کلید اینتر بقیه سلول های جدول به صورت خودکار تکمیل خواهند گشت.
10. ابزاری که در جدول خیلی مورد توجه هست، Structure Reference ها هستند. در زمان فرمول نویسی با انتخاب هر سلول، نام عادی آن در نظر گرفته نمی شود بلکه نامی از ستون آن انتخاب می شود که به این حالت خواهد بود:

=[@عنوان سربرگ ستون]

این موضوع باعث افزایش سرعت در فرمول نویسی خواهد شد. در صورتی که می خواهید از داده های جدول دیگری هم استفاده کنید می توانید فرمول را به این حالت بنویسید:

[عنوان سربرگ ستون] نام جدول=

Structure Reference از طرفی خوانایی برنامه و از سوی دیگر با جابجایی و انتقال سلول ها بازه های مشخص شده تغییر نخواهند کرد.

فرمول در کسل

این دو فرمول یک موضوع را بررسی می کنند ولی خوانایی فرمول اولیه به مراتب بهتر از فرمول مربوط به محدوده می باشد.

و آخرین نکته: در حالت عادی اگر شما فرمول مربوط به یک سلول از محدوده ای را تغییر بدهید برای اعمال این تغییر به بقیه سلول های محدوده باید فرمول آن را برای بقیه سلول ها کپی کنید. اما در جدول با تغییر فرمول یک سلول، فرمول بقیه سلول های آن ستون نیز تغییر خواهد کرد و به نوعی آپدیت خواهد گشت.

اگر SUMIF را یک پیچ گوشتی معمولی در نظر بگیریم که با آن فقط می توان یک مدل پیچ را باز کرد، پس  SUMIFS را می توان به مثابه یک پیچ گوشتی چند سر در نظر گرفت.

همه ما می دانیم که فرمول SUMIF برای جمع بستن چندین داده با قید یک شرط بکار میرود. برای مثال اگر شما داده های زیر را داشته باشید و بخواهید بدانید که در منطقه “تهران” مجموعاً چقدر فروش داشته اید؟ و از آنجاکه فقط یک شرط برای محاسبات جمع مد نظر است پس در نتیجه باید از فرمول SUMIF استفاده کنید. حاصل عدد 343 خواهد بود، یعنی:

 هنگام نوشتن هر فرمول یک نوار راهنما نمایش داده می شود. می توانید با کمک گرفتن از آن فرمولنویسی کنید. در اینجا نوار راهنما به این صورت است:

=sumif(range;criteria;[sum_range])

=sumif(محدوده ای که شرط در آن قرار دارد; خود شرط; محدوده ای که میخواهید اعدادش را جمع کنید)

اما همانطور که می­دانید این فرمول محدودیتهای خاص خودش را دارد. یعنی فقط می توانیم یک شرط برای آن تعیین کنیم.

حال اگر اطلاعاتمان به شکل زیر بود و در نظر داشتیم بدانیم که از محصول شماره 1 در تهران چقدر فروش داشته ایم باید از چه فرمولی استفاده می کردیم؟

تنها کافیست یک S جمع به فرمولتان اضافه نمایید یعنی SUMIFS. در نتیجه شما خواهید توانست شروط بیشتری برای فرمول جمع تان بکار ببرید.

توجه داشته باشید که وجود شرط دوم به بعد در این فرمول اختیاری است و شما می توانید از این فرمول بجای SUMIF هم استفاده نمایید.

در این فرمول نیز نوار کمکی را که با فلش قرمز رنگ مشخص شده است را مشاهده می کنید. با فرمول Sumif کمی متفاوت است. در فرمول Sumifs ترتیب نوشتن فرمول به این ترتیب است:

=sumifs(sum_range;criteria_range1;criteria1;criteria_range2;criteria2;…)

شاید برای شما نیز این مورد پیش آمده باشد که بخواهید در اکسل اطلاعات لیست شده را پس از مدتی بازبینی و تصحیح نموده و پس از این کار ردیف مورد نظر در اکسل را از مابقی ردیف‌ها با استفاده از رنگ‌ها متمایز کنید. البته این کار با استفاده از انتخاب سل‌های مورد نظر و استفاده از Fill Color در Home > Font در اکسل 2007 به راحتی انجام می‌شود. ولی نکته اینجاست که چنانچه سل‌های مورد نظر زیاد باشد و نیاز به وقت زیاد برای این کار باشد تکلیف چیست؟ راهکار ساده‌ای در اکسل با استفاده از قابلیت Conditional Formattingوجود دارد
با این آموزش اکسل همراه باشید


محافظت سلولها در برابر تغییرات در اکسل
1- قفل کردن یا از حالت قفل خارج کردن (lock / unlock) سلولهای مورد نظردر شیت

به صورت پیش فرض تمامی سلولهای یک شیت بصورت قفل شده هستند. و تنها لازم است که سلولهای مورد نظر خود را از این حالت خارج کنیم. برای اینکار لازم است مراحل زیر صورت گیرد:


ناحیه مورد نظر یا سلول مورد نظر را انتخاب کنید و کلیک راست کنید.

به مسیر format cell>protection>lock بروید

تب lock * را تیک بزنید.

اینکار زمانی موثر است که مرحله بعدی هم انجام شود. وگرنه سلول همچنان قفل نشده است.


2- انجام عملیات محافظت شیت (Protect Sheet)
در excel 2007 برای اینکار باید ابتدا به منوی review بروید.(در اکسل 2003 به منوی tools بروید) protect sheet را انتخاب کنید

برای اینکه بعدا بتوانید از حالت protect sheet(unprotect)خارج شوید می توانید پسورد بگذارید
گزینه هایی در زیر عبارت Allow all user of this worksheet وجود دارد که عملیات را درباره سلولهای قفل شده نمایش داده می شود و می توانید آنها را هم با توجه به سلولهای قفل شده یا نشده انتخاب کنید و کاربر را محدود کنید.

نکته: اگر در یک شیت محافظت شده چند سلول باز باشند و به عباریی قفل نشده باشند خیلی راحت می توان با کلید تب بین آنها حرکت کرد.

دستیابی به سلول  های خاص با استفاده از کلمه عبور
می توان برای یک فایل اکسل پسورد گذاشت. همین کار را می توان برای یک سلول هم انجام داد.
برای اینکار ابتدا برای سلولهای مورد نظر به روش زیر پسورد می گذاریم.


به مسیر review>protection> allow users to edit range می رویم.(در excel 2003 اینکار از منوی tools امکانپذیر است)

با استفاده از گرینه new مناطقی را که میخواهیم اضافه می کنیم

و درنهایت password *میدهیم

هنوز کار تمام نشده و مثل حالت قبلی باید sheet * را محافظت کنیم.

برای دسترسی به این سلول از ما پسورد خواسته می شود.

محافظت فایلهای اکسل workbook می توانید review /protection/protect workbook (در اکسل 2003 tools/protection/protect را انتخاب کنید تا از فایلهای اکسل نیز محافظت کنید


محافظت از یک workbook با استفاده از کلمات عبور
وقتی که protect workbook, protect sheetیاprotect and share workbook را انتخاب می کنید یک کلمه عبور برای غیرفعال کردن محافظت(unprotect) باید استفاده شود. می توانید از تنها ازی یک کلمه عبور برای هر workbook یا worksheet که محافظت کرده اید استفاده کنید.
قفل کردن یک workbook در 2 حالت structure و window انجام می گیرد.فروش درب ضد سرقت (http://****************)




در حالت structure قابلیتهای زیر(درو اقعی بیشتر عملیات کار با شیت) از یک شیت گرفته می شود:



جابجا کردن sheet
تغییر نام و رنگ تب sheet
حذف و اضافه کردن sheet
hide و unhide کردنsheet 

در اکسل تمام فرمول ها بدون نقص نمی باشند و وقتی که خطا داشته باشند،  با ظاهر کردن یک مثلث سبز رنگ در گوشه سمت چپ و بالای سلول فرمول و یک پیغام خطا، به شما اطلاع می دهد.                         آموزش اکسل امروز را با یک  مثال آغازمی کنیم.                                                                                   ممکن است مقدار یا عملگر، آدرس سلول یا تابع را غلط وارد کرده باشید. اولین کاری که در هنگام مشاهده مقدار خطا باید انجام دهید این است که فرمول و آدرس های بکار رفته را بررسی کنید ولی در برگه های کاری پیچیده، همیشه پیدا کردن فرمول یا آدرس نادرست، آسان نیست. از ابزارهای بررسی Excel برای پیدا کردن اشتباهات خود استفاده کنید. می توانید خط های ردیابی را نمایش دهید که آدرس های مرجوعی (آدرس هایی که در فرمول به آنها اشاره شده است) و وابسته ها (آدرس هایی که در یک سلول دیگر به آنها ارجاع می شود مانند آدرس هایی که در فرمول بکار می روند) را پیدا می کنند.

نوار ابزار Formula Auditing را باز کنید  

 وقتی که خطاها رخ می دهند، یکی از قدرتمند ترین ابزارها برای اصلاح آنها، نوار ابزار Formula Auditing است. برای باز کردن آن، از منوی Tools، گزینه Formula Auditing و بعد گزینه Show Formula Auditing Toolbar را انتخاب کنید.

خطاها را مرور کنید 

 برای بررسی هر سلولی که با مثلث خطا مشخص شده است، روی دکمه Error Checking در نوار ابزار Formula Auditing کلیک کنید،Excel اولین سلول خطا را متمایز می کند و گزینه هایی برای اصلاح آنها در اختیار شما قرار می دهد.

خطا را اصل

 در اینجا، Excel متوجه شده است که یک سلول از فرمولی استفاده می کند که با فرمول‌های سلول‌های پیرامون، متفاوت است. این ممکن است یک خطا باشد یا نباشد. اگر بخواهید می توانید به Excel بگویید که این خطا را نادیده بگیرد. برای این کار، روی دکمه Ignore Error کلیک کنید. ولی، این یک خطاست. بنابراین روی Copy Formula from Above کلیک کنید. با کلیک کردن روی Edit in Formula Bar خودتان می توانید فرمول را تغییر دهید.

 خطاهای بعدی را نیز اصلاح کنید 

 Excel، سلول خطای بعدی را متمایز می کند. گزینه مورد نظر را از کادر محاوره ای Error Checking انتخاب کنید. آنقدر ادامه دهید تا تمام خطاها را مشاهده کنید. وقتی که Excel خطاها را بررسی می کند، یک پیغام نشان می دهد. روی Ok کلیک کنید.

آدرس های مرجوعی را دنبال کنید 

تمام اشتباهات، منجر به خطا نمی شوند. اگر چیزی درست به نظر نرسد، (مانند میانگین فروش) می توانید با نمایش دادن آدرس های مرجوعی فرمول، مقادیر مورد استفاده در آن را ردیابی (دنبال) کنید. روی سلولی که می خواهید ارزیابی کنید کلیک کنید و بعد روی دکمه Trace Precedents کلیک کنید. اگر لازم باشد، دوباره روی این دکمه کلیک کنید تا مقدار این سلول ها را دنبال کنید

 فلش‌های ردیابی را نمایش می دهد که به منبع های فرمول اشاره می کنند و به شما کمک می کنند تا خطا را دنبال کنید. در اینجا، من اشتباهاً جمع کل در ستون G را در محدوده هایی که در تابع AVERAGE بکار بردم وارد کردم! بعد از اینکه خطا را پیدا کردید، اصلاحات لازم را انجام دهید و با کلیک کردن روی Remove All Arrows، فلش های ردیابی را حذف کنید.

*توجه*

 استفاده از Trace Error

اگر یک مثلث سبزرنگ، وجود خطا در فرمولی که تایپ کرده اید را نشان دهد، با بردن اشاره گر ماوس به سمت چپ سلول و متمایز کردن دکمه Trace Error، کلیک کردن روی فلشی که ظاهر می شود و انتخاب یکی از گزینه ها می توانید فوراً آن را بررسی کنید.

ردیابی وابسته ها

با کلیک کردن روی یک سلول و کلیک کردن روی دکمه Trace Dependents درنوار ابزار Formula Auditing می توانید بررسی کنید که آیا مقدار آن سلول در یکی از فرمول ها استفاده شده است یا خیر و چگونه.

ارزیابی فرمول

برای ارزیابی یک فرمول، روی دکمه Evaluate Formula در نوار ابزار Formula Auditing کلیک کنید تا یک کادر محاوره ای باز شود که شما را در تک تک قسمت های فرمول جلو می برد. برای محاسبه قسمت خط کشی شده فرمول، روی Evaluate کلیک کنید. هر اندازه که لازم است روی Evaluate کلیک کنید.

دو روش برای عمومی کردن یک کد ماکرو در همه فایل‌های اکسل وجود دارد:

روش اول) انتقال و یا ذخیره فایل اکسل حاوی کد ماکرو در پوشه XLStart

روش دوم) اضافه کردن فایل حاوی کد ماکرو به عنوان Add-in به اکسل

روش اول) اگر یک فایل اکسل حاوی ماکرو را در جایی ذخیره کرده باشید براحتی می‌توانید آنرا به پوشه XLStart منتقل کنید و یا اینکه اگر قصد کدنویسی ماکرو دارید می‌توانید آنرا در پوشه XLStart ذخیره کنید.

البته باید به این نکته دقت کنید که فایل‌های اکسل حاوی کدهای ماکرو را نمی‌توان مشابه فایل‌های معمولی اکسل ذخیره کرد بلکه باید آن‌ها را در قالب Macro-Enabled ذخیره نمود.

اما پوشه XLStart در کجا قرار دارد؟

در نسخه‌های مختلف ویندوز مسیر پوشه XLStart متفاوت است:

ویندوز XP

C:\Documents andSettings\user name>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart

ویندوز Vista

C:\Users\user name>\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart

ویندوز 7، 8 و 10   

C:\Users\user name>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART

اگر به هر دلیلی مکان این پوشه را پیدا نکردید با استفاده از روش‌های زیر می‌توانید مکان آن را پیدا کنید.

روش الف: در پائین پنجره Microsoft Visual Basic در بخش Immediate، عبارت زیر را کپی کنید. اگر این بخش قابل مشاهده نیست کلیدهای Ctrl + G را بفشارید تا بخش پنجره Immediate فورا ظاهر شود.

? application.StartupPath

پس از وارد کردن عبارت فوق کلید اینتر را فشار دهید تا مشابه تصویر زیر مسیر پوشه XLStart نمایش داده شود.

روش ب: روش دوم برای یافتن آدرس پوشه XLStart این است که عبارت زیر در نوار آدرس ویندوز اکسپلورر کپی کنید و کلید اینتر را فشار دهید تا پوشه مورد نظر باز شود:

%APPDATA%\Microsoft\Excel\XLSTART

با باز شدن این پوشه می‌توانید آدرس آنرا در نوار آدرس مشاهده کنید.

بنابراین در روش اول کافیست یک فایل اکسل حاوی ماکرو را که در جایی ذخیره کرده‌اید به پوشه XLStart منتقل کنید یعنی آنرا کپی کنید و در پوشه XLStart پیست نمایید و یا اینکه اگر قصد کد نویسی ماکرو دارید در پایان آنرا در پوشه XLStart ذخیره کنید.

البته اگر قصد دارید یک ماکرو را با استفاده از قابلیت ضبط ماکرو (مراجعه به تب View، قسمت Macros و انتخاب گزینه Record Macro) ایجاد کنید در این حالت می‌توانید در همان ابتدا و قبل از ساخت ماکرو، مسیر ذخیره آن‌را پوشه XLStart قرار داد تا پس از ذخیره کردن به صورت خودکار در این پوشه قرار گیرد.

برای اینکار پس از انتخاب گزینه Record Macro، پنجره Record Macro  ظاهر می‌شود. پس از وارد کردن نام و کلید میانبر، برای اینکه فایل اکسل در پوشه XLStart ذخیره شود در قسمت Store macro in گزینه Personal Macro Workbook را انتخاب و در پایان روی دکمه OK کلیک کنید.

با انتخاب گزینه Personal Macro Workbook، اکسل  فایل مخفی (hidden) که حاوی این ماکرو است ایجاد می‌کند. بدین ترتیب هر زمان که شما اکسل را باز کنید این ماکرو نیز قابلیت اجرا دارد.
نکته: البته با توجه به اینکه این ماکرو در یک فایل مخفی است برای اینکه بتوانید هر گونه تغییری در آن ایجاد کنید یا آنرا حذف کنید لازم است در ابتدا آنرا از حالت hiden خارج کنید. اینکار از مسیر View>Unhide امکان‌پذیر است. بعد از انجام تغییرات باید آنرا از همان مسیر Hide نمایید.

پس از ذخیره فایل ماکروی ایجاد شده، این فایل با نام Personal.xlsb در پوشه XLStart قرار می‌گیرد. تمام فایل‌های اکسلی که در پوشه XLStart باشند بطور خودکار با باز شدن هر فایل اکسل باز می‌شوند.

اگر از این روش برای  ماکرو نویسی دراکسل استفاده می‌کنید احتمالا با سایر مراحل آن آشنا هستید.

روش دوم) اضافه کردن فایل حاوی کد ماکرو به عنوان Add-in به اکسل

برای اضافه کردن یک فایل حاوی کد ماکرو به عنوان Add-in به اکسل باید از فرمت xlam اکسل استفاده کرد. این فرمت بسیار شبیه به فرمت xlsm هست و برای تهیه Add-Inها در اکسل استفاده می‌شود. برای ذخیره فایل‌ حاوی ماکرو با فرمت xlam باید از لیست انواع پسوندهای ذخیره سازی (Save as type) گزینه Excel Add-In را انتخاب نمود.

پس از ذخیره فایل با پسوند xlam باید آن‌را در نرم افزار اکسل به صورت یک Add-In اضافه کرد. برای اینکار مثل تصویر زیر در پنجره تنظیمات اکسل وارد بخش Add-Ins شوید و در قسمت پایین پس از انتخاب گزینه Excel Add-Ins در بخش Manage روی دکمه Go کلیک کنید.

با انتخاب دکمه GO پنجره Add-Ins باز می‌شود. حال روی دکمه Browse کلیک کنید و فایل xlam مد نظرتان را انتخاب نموده و روی دکمه Ok کلیک کنید. با اینکار این فایل به عنوان یک Add-In به اکسل اضافه می‌شود و می‌توان از ماکروی آن در تمام فایل‌های اکسل استفاده کرد.

اکثر کاربران نرم‌افزار اکسل برای یک بار هم که شده با برازش منحنی برای داده‌های x و y یا Trend Line برخورد داشته‌اند. در واقع Trend Line به شما کمک می‌کند تا علاوه بر تشخیص روند تغییر داده‌ها، بتوانید تا حدودی وضعیت داده‌ها را پیش‌بینی (Forecasting) کنید. در ادامه مطلب با آموزش اکسل  امروز همراه شوید تا علاوه بر جزئیات Trend Line، با توابع کاربردی اکسل برای برازش منحنی نیز آشنا گردید.

از Trend Line فقط می‌توان در منحنی‌های Area،Bar،Column،Line و XY استفاده کرد.به خاطر داشته باشید که نمی‌توانید در نمودارهای 3D،Radar،Pie،Doughnut و Bubble از Trend Line استفاده کنید.

برای اضافه‌ کردن Trend Line، پس از راست کلیک کردن روی منحنی داده‌ها، گزینه‌ی Add Trendline را انتخاب کنید تا پنجره Format Trendline باز شود.

در قسمت راست پنجره Format Trendline یعنی قسمت Trendline Options، بخش‌های زیر وجود دارد:

بخش اول: بخش Trend/Regression Type انواع Trendline‌ها را نشان می‌دهد که به شرح زیر است:

   - Exponential / نمایی؛ با فرمول Y=C.e^bx که b و c اعداد ثابت هستند.

          * نکته: هنگامی که داده‌های y شامل اعداد منفی یا صفر باشند، قابل استفاده نیست!

   - Linear / خطی؛ با فرمول Y=m.x+b که m شیب خط و b عدد ثابت (عرض از مبدا) است.

   - Logarithmic / لگاریتمی؛ با فرمول Y=c.Lnx+b که c و b اعداد ثابت هستند. 

          * نکته: هنگامی که داده‌های x شامل اعداد منفی یا صفر باشند، خطا ظاهر می‌شود!

   - Polynomial / چند جمله‌ای؛ با فرمول Y=b+c₁x+c₂x²+c₃x³+...+c_nxⁿ که در آن c عدد ثابت است.

   - Power / توانی؛ با فرمول Y=C.x^b که b و c اعداد ثابت هستند.

* نکته: هنگامی که داده‌های y شامل اعداد منفی یا صفر باشند قابل استفاده نیست!

   - Moving Average / میانگین متحرک؛ با فرمول F_t=(A_t+A_t-1+...+A_t-n+1)/n

بخش دوم، بخش TrendLine Name می‌باشد.

بخش سوم، بخش Forecast یا پیش‌بینی می‌باشد که بر اساس نوع معادلات انتخابی در بخش اول، yهای قبل و یا بعد متناظر با xهای داده شده را پیش بینی می‌کند.

Set Intercept هم برای تعیین عرض از مبداء دلخواه می‌باشد.

با تیک زدن دو گزینه آخر یعنی Display Equation on chart و Display R-squared value on chart، به ترتیب معادله و ضریب رگرسیون (R²) متناظر با نوع Trendline انتخاب شده، روی نمودار نمایش داده می‌شود. در رگرسیون خطی ضریب رگرسیون مجذور ضریب همبستگی (R) است.

* نکته: چنانچه می‌خواهید از معادله‌ی پیشنهادی اکسل جهت درون‌یابی یا برون‌یابی استفاده کنید باید به دو نکته زیر توجه کنید:

1- معادله‌ای مناسب است که ضریب رگرسیون آن نزدیک به یک باشد مثلا 0.99.

2- اکسل، ضرایب معادله‌ را تا 2 رقم اعشار نمایش می‌دهد. برای اینکه بتوانید با استفاده از معادله، y متناظر با یک x را محاسبه کنید برای دقت بیشتر باید از معادله‌ای استفاده کنید که تعداد ارقام اعشاری بیشتری داشته باشد. راست کلیک کنید و گزینه Format trendline label را انتخاب کنید.

در پنجره باز شده زیر در قسمت Category گزینه Number را انتخاب و در قسمت Decimal places تعداد ارقام بعد از ممیز را افزایش دهید. دکمه Close را بزنید و از معادله جدید استفاده کنید.

علاوه بر استفاده گرافیکی از ابزار Trend Line، می‌توان از توابع اکسل نیز اطلاعات مفیدی بدون رسم نمودار به دست آورد.
1- تابع Slope: محاسبه شیب رگرسیون خطی.

=SLOPE(Known Y values, Known X values)

برای مثال زیر شیب خط تقریبا 2.15 می‌باشد.

=SLOPE(B2:B6,A2:A6) = 2.15

2- تابع Intercept: محاسبه عرض از مبدا رگرسیون خطی.که برای مثال بالا تقریبا 0.47- می باشد.

=INTERCEPT(Known Y values, Known X values)

=INTERCEPT(B2:B6,A2:A6) = -0.47

یعنی در واقع معادله رگرسیون خطی این مثال برابر است با:        y = 2.15*x -0.47

3- تابع Forecast: برای پیش‌بینی y متناظر با یک x جدید بر مبنای رگرسیون خطی.

=FORECAST(New X Value, Known Y values, Known X values)
=FORECAST(15,B2:B6,A2:A6) = 31.778

4- تابع GROWTH: برای پیش بینی y متناظر با یک x جدید بر مبنای رگرسیون نمائی.

=GROWTH(Known Y Values, Known X Values, New X Values, Const)
=GROWTH(B2:B6,A2:A6,15,TRUE) = 48.68

عبارت Const در تابع GROWTH، دارای دو حالت True (محاسبه b) و False (مقدار 1 برای b) می‌باشد.

در نرم افزار اکسل فیلتر کردن اطلاعات نقش مهی دارد                                                                                                                                         در آموزش excel امروز نقش فیلتر یشرفته دراکسل را مورد بررسی قرار میدهیم

1- تنظیم مجموعه داده ها

1- اولین ردیف (A1:D1)  شامل سر ستونهاست

2- سپس داده را ذیل سر ستونها می نویسیم

3- هیچ ردیف خالی در بین داده ها وجود ندارد

4- ردیف خالی در انتهای مجموعه داده ها و ستون خالی نیز در انتهای ستون داده هاست                          2- تنظیم محدودهء شرط ها (اختیاری)

شما می توانید قاعده ای برای داده هائی که باید پس از اعمال فیلتراسیون قابل رویت باقی بمانند تنظیم کنید. همچنین قادر خواهید بود که  یک یا چند شرط  را اعمال کنید.

1- در این مثال سلولهای F1:F2  محدوده  شرط است که می تواند بیش از این تعداد نیز باشد

2- سر ستون F1  دقیقا با سر ستون D1  در مجموعه  داده ها یکی است

3- سلول F2  شامل شرط است. عملگر

پس از اعمال فیلتر پیشرفته تنها رکوردهایی با total>500 قابل رویت خواهند بود .

دیگر عملگرها شامل: بیشتر از = کوچکتر یا مساوی نابرابر با

3- تنظیم محدوده استخراج شده بعد از اعمال فیلتر (اختیاری)

اگر هدف شما کپی کردن داده ها فیلتر شده در محل دیگریست، می توانید ستونهائی که قصد استخراجشان را دارید مشخص کنید

(اگر قصد استخراج همه ستونها را دارید این مرحله را به خود excel  واگذارید.)

1- سلول بالا و چپ را برای داده های استخراج شده انتخاب کنید

2- سرستونهای (فیلدهائی) که قصد استخراجشان را دارید تایپ کنید آنها دقیقا همان فیلدهائی باید باشند که در مجموعه داده ها وجود دارند.

4- اجرای فیلتراسیون پیشرفته اکسل

1- در مجموعه داده ها یک سلول را انتخاب کنید

2- در ریبون data  مجموعهء sort &filter  ، tab ِ "advance filter" را به منظور باز شدن پنجره advance filter کلیک کنید

3- انتخاب با شماست که خروجی فیلتراسیون در همین شیت یا در جای دیگری کپی شود.

4- پیشفرض اکسل بطور اتوماتیک نشان دادن لیست داده ها در همان sheet  یست که مجموعه داده ها وجود دارند وگرنه copy to anather lacation  را تیک کنید

5- محدوده شرط(یا شروط) را انتخاب کنید

6- اگر قصد دارید داده را در جای دیگری کپی کنید برای copy to  یک سلول در مکان دیگری انتخاب کنید  نوجه: اگر خروجی فیلتراسیون شما در مکان دیگری باشد همه سلول های زیر محدوده استخراج شده هنگام اعمال فیلتر پاک خواهند شد.

7- OK  را کلیک کنید

فیلتر کردن داده ها بصورت منحصر بفرد (unique) در اکسل

می توان جهت استخراج آیتم های منحصر بفرد با استفاده از فیلتراسیون پیشرفته مثلا گرفتن نام مشتریان از یک لیست سفارش یا گردآوری لیستی از محصولات فروش رفته به صورت زیر عمل کرد. در این مثال لیست مورد نظر در مکان دیگری کپی می شود و لیست اصلی دست نخورده باقی می ماند.

توجه: لیست باید شامل سرستون باشد وگرنه ممکن است اولین آیتم بصورت دوبل ظاهر شود

1- یک سلول را در مجموعه داده ها انتخاب کنید

2- در ریبون data  مجموعهء sort &filter  ، tab ِ "advance filter" را به منظور باز شدن پنجره advance filter کلیک کنید

3- Copy to anather location  را انتخاب کنید

4- ستون (ستونها)ی را که می خواهید از آنها استخراج uniqe صورت گیرد انتخاب کنید

5- Criteria range  را خالی بگذارید

6- سلولی را برای شروع کپی در محلی دیگر انتخاب کنید

7- قسمت unique record only  را تیک کنید

8- OK  را کلیک کنید

استخراج داده ها در شیت‌ دیگر

اگر داده ها در برگه ای باشند شما می توانید در برگه ای دیگر داده های مورد نظرتان را زاآن اسنخراج کنید در این مثال داده ها در sheet1 و نتیجه در sheet2 کپی می شود.

1-    به sheet2  بروید

2-    سلولی را در بخش استفاده نشده برگه انتخاب کنید (در اینجا C4)

3-    Advance filter  را کلیک کنید

4-    Copy to anather location  را انتخاب کنید

5-    در جعبهء the list range کلیک کنید

6-     در  sheet1 محدوده داده ها را انتخاب کنید

7-    در بخش  criteria range  کلیک کنید (اختیاری)

8-    محدوده شرط را انتخاب کنید

9-    در باکس copy to  کلیک کنید

10-      درsheet2  یک سلول که می خواهید کپی داده ها از آنجا اغاز شود یا سرستونهائی که تایپ کرده اید را انتخاب کنید

11-      در صورت تمایل unique record only  نیز تیک کنید(اختیاری)

12-      OK  را کلیک کنید

چیدمان محدوده شرطها دراکسل

مقایسه گزینه AND و OR

اگر یک رکورد از همه شروط محدوده برخوردار باشد از فیلتراسیون اکسل عبور می کند

در این مثال مشتری magamart  ، محصول cookies   و total  500

و اگر قصد استفادهء همزمان از عملگرهای AND  و OR  را دارید محدوده شروط را بشکل زیر تنظیم کنید

این شکل بیان گر این است که مشتری باید megamart  و محصول باید cookies  باشد یا 

محصول باید cookies  و total  باید 500

استفاده از wildcards

علامت (*)

جایگزین چند کاراکتر می شود در این مثال هر مشتری که نامش شامل "mart" باشد از فیلتر اکسل عبور می کند

علامت؟

که بجای یک کاراکتر می نشیند در این مثال همه محصولاتی که شامل c?oke  هستند از فیلتر عبور می کنند coke  یا  cake

علامت ~

وقتی به دو شکل بعدی خوب دقت کنید تفاوت استفاده کردن و عدم استعمال این علامت را درک خواهید کرد

ملاحظه می کنید که در اولی تمام آنچه که با good  شروع  و به  eats  ختم می شود از فیلتر عبور کرده اما در دومی eats  از فیلتر عبور کرده و نه  treats

مثالی برای فیلتر کردن فیلد تاریخ.

می توانید در محدوده شرط یا شروط از دو ستون برای تاریخ استفاده کنید مانند شکل زیر:

استخراج آیتم ها با متنی خاص

وقتی شما یک متن را در شرط قرار می دهید اکسل همه آیتم هایئ که شامل این متن است را از فیلتر عبور می دهد مثلا اگر شرط "Ice"  باشد  "ice milk" "Ice" "Ice cream"استخراج می شوند. برای پرهیز از چنین اتفاقی در صورت نیاز مانند شکل عمل کنید

جستجوی اطلاعات راه حل مناسبی برای چک کردن اطلاعات یک لیست است.                                       در آموزش excelامروز با فیلتر کردن پیشرفته اطلاعات آشنا خواهیم شد            

1-از تب Data بر روی گزینه Filter کلیک نمایید.

2- بر روی علامت پیکان ستون مورد نظر کلیک نمایید. قصد داریم با فیلتر کردن ستون جزئیات تجهیزات تنها محصولات یک برند خاص را فیلتر کنیم.

3- عبارت برند مورد نظر خود را در کادر جستجو وارد نمایید. در این مثال قصد داریم محصولات برند Saris را فیلتر کنیم بنابراین عبارت Saris را در کادر جستجو تایپ و بر روی Ok کلیک نمایید.

فیلتر کردن پیشرفتهText دراکسل

با استفاده از فیلتر کردن پیشرفته Text  می توانید اطلاعات مشخص تری جستجو و سپس نمایش دهید. در این مثال قصد داریم با استفاده از فیلتر کردن پیشرفته Text تمامی تجهیزاتی را که مرتبط را Camera هست را مخفی نماییم.

1- از تب Data بر روی گزینه Filter کلیک نمایید.

2- بر روی علامت پیکان ستون مورد نظر کلیک نمایید. در این مثال قصد داریم با فیلتر کردن ستون جزئیات تجهیزات تنها نوعی از تجهیزات را نمایش دهیم.

3- از زیر منوی TextFilter گزینه Does Not Contain… را انتخاب نمایید.

5- در پنجره Custom AutoFilter عبارتcam را همانند تصویر زیر در قسمت مربوطه وارد و بر روی Ok کلیک نمایید. با انجام این کار اطلاعاتی که حاوی عبارت cam نیستند نمایش داده خواهد شد.

فیلتر کردن پیشرفته Number

فیلتر کردن پیشرفته Number این اجازه را به شما خواهد داد تا اطلاعات عددی را به چندین روش دستکاری نمایید. به عنوان مثال در کاربرگی از نمرات امتحان شما می توانید بالاترین و کمترین نمرات را نشان دهید. در این مثال قصد داریم تنها انواع خاصی از تجهیزات بر اساس شناسه تخصیص داده شده نشان دهیم.

1- از تب Data بر روی دکمه فرمان Filter کلیک نمایید.

2- بر روی علامت پیکان ستون مورد نظر کلیک نمایید. در این مثال قصد داریم ستون شناسه را فیلتر کنیم بنابراین ستون ID را انتخاب نمایید.

3- از منوی Number Filters بر روی گزینه Between کلیک نمایید.

4- در این مثال قصد داریم محصولاتی که شناسه آنها بزرگتر از 3000 و کوچکتر از 4000 هست را فیلترنماییم پاعداد را وارد و بر روی Ok کلیک نمایید.