ویرایش سطر و ستون در اکسل

در نرم افزار اکسل با راه کارهای زیر می توان به ویرایش سطر وستون پرداخت 

اضافه کردن سطر:

روش اول:

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود، کلیک می کنیم.

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم.

3- گزینه Row را انتخاب می کنیم.

روش دوم:

1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدی قبل از آن اضافه شود کلیک راست می کنیم.

2- از منوی باز شده Insert را انتخاب می کنیم.

نکته:

سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند.

اضافه کردن ستون در اکسل:

روش اول:

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود، کلیک می کنیم.

2- منوی Insert را انتخاب می کنیم.

3- گزینه Column را انتخاب می کنیم.

روش دوم:

1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود راست کلیک می کنیم.

2- گزینه Insert را انتخاب می کنیم.

نکته: ستون قبلی به جلو رانده می شود.



اصطلاح: از Insert Row برای اضافه کردن سطر و از Insert Column برای اضافه کردن ستون استفاده می شود.

تغییر ارتفاع سطر:

برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش می توان عمل کرد:

روش اول:

کافی است به مرز بین سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر درآید. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می کنیم. در حین Drag کادر کوچکی ظاهر می شود که اندازه سطر را نشان می دهد.

روش دوم:

در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود. برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Row

3- انتخاب گزینه Height

4- در کادر باز شده اندازه دلخواه را وارد می کنیم.





نکته: به طور پیش فرض ارتفاع سطر 12.75 می باشد.

تغییر پهنای ستون در اکسل :

برای تغییر پهنای ستون به یکی از دو روش زیر عمل می کنیم:

روش اول:

کافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مکان نما به صورت فلش دو سر درآید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag می کنیم.

روش دوم:

در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم می کنیم. برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب زیر منوی Column

3- انتخاب گزینه Width

4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد می کنیم.

 

نکته:

به طور پیش فرض پهنای ستون 8.43 می باشد.

تغییر پهنای استاندارد ستون  در اکسل:

می دانیم که پهنای استاندارد ستونها 8.43 می باشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را کم یا زیاد کنیم به ترتیب زیر عمل می کنیم:

(فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال می شود که پهنای آنها را تغییر نداده باشیم.)

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Column

3- انتخاب گزینه standard Width

4- در کادر باز شده پهنای باند را وارد می کنیم.

مخفی کردن ستون یا سطر:

می توانیم یک سطر یا ستون را مخفی کنیم تا محتویات آن و کلا خود سطر مشخص نباشد. برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب منوی Format

2- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

3- انتخاب گزینه Hide

نمایان ساختن سطر یا ستون مخفی شده در  excel:

اگر بخواهیم سطر یا ستون مخفی شده را از حالت مخفی خارج کنیم مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفی شده

2- انتخاب منوی Format

3- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

4- انتخاب گزینه Unhide

تغییر اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن:

ممکن است اطلاعاتی که در سلول تایپ می کنیم از عرض سلول بیشتر باشد و در هنگام تایپ ظاهرا سلول بعدی را می کیرد. برای رفع این مشکل مراحل زیر را اانجام می دهیم.

1- کلیک بر روی سلولی که می خواهیم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

2- Format

3- Column

4- Auto fit selection

قالب بندی سلولها در excel:

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا... کنیم. همچنین می توانیم دور سلول کادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض کنیم. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم.

روش اول:

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب گزینه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهای مورد نظر

2- راست کلیک روی سلولهای انتخابی

3- انتخاب گزینه format cells

با اجرای یکی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای tab های زیر است:

الف – Number:

توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر می باشد:

- Sample: هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد. (حالت پیش نمایش را دارد)

- Category: در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد:

1- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد.

2- Number: مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:

- Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم. (به طور پیش فرض تا 2 رقم اعشار نمایش می دهد)

- Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند)

- Use 1000 separator: اگر در کنار این گزینه تیک بگذاریم اعداد را سه رقم، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (،) می گذارد.

3- Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:

- Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.

- Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم

4- Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد که عبارتند از:

* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود. در نتیجه پول همیشه در یک ستون عمودی و در هم قرار می گیرد که در مقایسه با Currency، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است. Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

5- Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلا مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.

6- Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد و یا...

7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

نکته: در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

8- Fraction: مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد کسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد را بنویسیم، پس از enter کردن مقدار سلول می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند.

9- Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد. (e به... Enponent و به معنای 10 به توان n می باشد.)

10- Text: مقادیر به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی کند. در درسهای قبلی گفتیم که برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم "، ' و ^ و = استفاده کنیم. همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل کنیم.

11- Special: مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد که عبارتند از:

* Zip code: (کدپستی) برای قالب بندی کدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد.

* zip code + 4: (کدپستی 4+ رقم): کدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب 4+ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.

* phone number: اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد. یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد. قسمت داخل پرانتز کد شهرستان، سه رقم بعد، کد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است.

* Social security number: (تامین اجتماعی) اعداد را در قالب کد تامین اجتماعی 10 رقمی نمایش می دهد. با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد.

12-Custom: برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد.

ب- Alignment:

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است:

1- Horizontal: محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند. این قسمت شامل گزینه های زیر است:

* general: هم ترازی پیش فرض

* Left: هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام) (چپ چین)

* Center: هم ترازی داده ها در مرکز

* Right: هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)

* Fill: تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است، پر می کند.

* Justify: یک تراز مناسب برای سلول در نظر می کیرد. معمولا برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection: وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

2- Vertical: محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است:

* Bottom: هم ترازی داده ها در پایین سلول

* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول

* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول

*Justify: داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. (بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)

3- Orientation: شامل قسمتهای زیر است: * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.

* Degrees: زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلیدهای Increase و Decrease تعیین کرد.

4- Text Control: شامل قسمتهای زیر است:

* Wrap Text: اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.

* Shrink to fit: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells: اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث می شود که این سلول بهم پیوسته و یک سلول شوند.

ج- Font:

توسط این قسمت می توان نوع خط، اندازه، رنگ و... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است:

1- Font: در این قسمت نوع خط را تعیین می کنیم.

2- Font Style: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که نوشته ها کج (Italic) و یا توپر (Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.

3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین می کنیم.

4-Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می کنیم.

* None: خط نمی کشد.

* Single: خط تکی زیر متن می کشد.

* Double: دو خطی زیر متن می کشد.

* Single Accounting: تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود. (یعنی تمام حروف بالای خط کشیده می شوند.)

* Accounting double: دو خطی زیر تمام حروف کشیده و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.

5- Color: در این قسمت رنگ متن را تعیین می کنیم.

6-Effect: شامل قسمتهای زیر است:

* Strike Through: بر روی متن خط می کشد.

* Super Script: برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته، سپس 2 را انتخاب منیم و این گزینه را فعال کنیم.

* Sub Script: برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود.

7- Preview: پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.

د- Border: توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است:

1- Style: در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم.

2- Color: در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم.

3- Presets: در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم.

* None: حاشیه نمی گذارد.

* Outline: دور سلولها حاشیه می گذارد.

* Inside: داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.

4- Border: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.

نکته:برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم.

ه: Patterns: در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است.:

* Color: در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم.

* Pattern: در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشورها را تعیین کنیم.

پاک کردن قالب بندی سلولها  در اکسل:

برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم. با انجام این کار فقط قالب بندی سلل پاک می شود و اطلاعات داخل سلول پاک نمی شود. ولی اگر A11 را انتخاب کنیم هم قالب بندی پاک می شود و هم اطلاعات داخل سلول.

برای رسم نمودار وقایع پروژه در اکسل باید مراحل زیر را طی کنید:

گام اول:  دیتاهایتان را آماده کنید.

دیتاهایتان باید بصورت جدول عمودی شامل دو سری اطلاعات باشد. یکی برحسب زمان و دیگری وقایع پروژه.

و از طرفی باید حداقل دو ستون کمکی برای این نمودار ایجاد کنید. یکی ستونی که اعداد مربوط به ارتفاع خطوط نمودار در آن باشد و دیگری برای ایجاد نقاط آبی رنگ پایین نمودار.

گام دوم:رسم نمودار در اکسل

حالا از ستون تاریخ و ستون کمکی که تماما اعداد صفر در آن است یک نمودار خطی با مارکرز بسازید. Line with Markers Chart

سپس ستون ارتفاع را کپی کرده و روی نمودار Paste می کنیم تا خودبخود به نمودار اضافه گردد.

گام سوم: سپس در تب Design در اکسل  روی نمودار گزینه Change Chart Type کلیک نمایید و نمودار مربوط به ستون ارتفاع را به نمودار ستونی تغییر دهید و گزینه Secondary Axis را نیز تیک بزنید.

سپس روی نمودار ستونی کلیک راست کرده و گزینه Format Data Series را انتخاب نمایید و تنظیمات را  انجام دهید.

گام چهارم: سپس تیک Error Bar را بزنید تا به نمودار اضافه گردد. مانند تصویر زیر:

سپس روی Error Bar کلیک راست نمایید و گزینه Format Error Bar را انتخاب نمایید. و تنظیمات را مطابق شکل زیر انجام دهید.

گام پنجم: حالا باید به نمودارتان Lable اضافه نمایید. برای اینکار کافیست در تنظیمات Lable گزینه Value From Cells را انتخاب نمایید و محدوده نام پروژه را انتخاب نمایید.

گام ششم: حالا زمان آن رسیده است که تنظیمات نهایی را انجام دهید. روی نمودار ستونی کلیک نمایید تا تب FORMAT  نمایان شود سپس روی گزینه Shape Fill کلیک کرده و گزینه No Fill را انتخاب نمایید.

جداول محوری در اکسل مبحث بسیار مفصلی است با آموزش امروز همرا ه باشید تا در ادامه  با کلیات جداول محوری در اکسل و کاربرد آن در حسابداری آشنا شویم

تحلیل اطلاعات برای تهیه گزارش

برای اماده سازی این اطلاعات جهت ساخت گزارش به تفکیک کد کل حساب و به تفکیک ماه به دو فیلد اطلاعاتی جدید نیاز داریم که در جدول موجود نیست در صورت آشنایی با فرمول نویسی در اکسل می توان این اطلاعات را از داده های موجود استخراج کرد.ما به کد کل حساب و ماه ثبت سند احتیاج داریم.

کد کل سه رقم سمت چپ کد معین است و شماره ماه شمسی نیز دو رقم سمت چپ ماه می باشد. می توان با استفاده از تابع left هر دو مورد را ایجاد کرد.

برای کپی کردن این اطلاعات در تمام سطر ها می توان بر روی گوشه چپ و پایین فیلد دوبار کلیک کرد. در صورتی که در جای درست ایستاده باشید نشانه موس به شکل علامت + خواهد شد.

همین کار را برای محاسبه ماه با فرمول (left(A2;2  در ستون G انجام دهید. برای ساخت جدول محوری در اکسل کلیه ستونهای اطلاعاتی شما باید نام داشته باشند پس در F1 و G1 نام هر ستون را وارد کنید.

نحوه ایجاد جداول محوری در اکسل

ابتدا کل ناحیه اطلاعات را انتخاب کنید برای اینکا می توانید بر روی یکی سلولهای داری اطلاعات قرار بگیرید و کلید Ctrl+A را بزنید. سپس از منو Insert در اکسل اولین گزینه Pivot Table را انتخاب کنید.

یک فرم مطابق  برای شما باز می شود که مختصات سلولهای اطلاعاتی شما را دارد برای ادامه کلید OK را بزنید. جدول محوری شما در یک sheet جدید ایجاد می شود. فقط کافی است سطر و ستون را مشخص کرده و مقادیری را که نیاز دارید در جدول قرار دهید. در این مثال ما کد کل را در ستون و کد ماه را در ردیف قرار دادیم و جمع مبالغ بستانکار را در قسمت مقادیر.

جدول محوری شما آماده است شما می توانید بر اساس آن نمودار رسم کنید

ایجاد لیست جدید خودکار در excel :

اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا کنیم، پر کردن خودکار انجام نمی شود. چون حروف الفبا جزء لیستهای آماده نیست پس باید ایجاد شود. برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Options

3- انتخاب Custom list: tab

4- انتخاب New list در کادر Custom list

5- تایپ اطلاعات در قسمت List entries (بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter می کنیم.)

6- انتخاب دکمه add

7- Ok

ایجاد یک لیست خودکار بر اساس لیست موجود در صفحه در اکسل :

اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم بصورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Option

3- انتخاب Custom list: tab

4- روی دکمه Collapse dialog () که در انتهای کادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می کنیم. تا پنجره مینیمایز شود.

5- انتخاب لیست در صفحه

6- روی دکمه Collapse Dialog () که در انتهای کادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می کنیم. تا Resizeشود.

7- انتخاب دکمه Import

8- OK

نکته:

اصطلاحا به icon ای که در انتهای برخی از text box ها قرار دارد callaps dialog گفته می شود. می توانیم بجای انجام مراحل 4و5و6 در کادر Import، آدرس سلولهایی که لیست در آنها قرار دارد را تایپ کنیم.

در اکسل جهت ایجاد اعداد تصادفغی می توان ازتابع Randاستفاده نمود 

با آموزش اکسل امروز همراه باشید تا باهم با چگونگی تولید اعداد تصادفی  آشنا شویم  

برای تولید عددی تصادفی بین دو عدد a و b از تابع Randbetween به صورت زیر استفاده می شود:

(RANDBETWEEN(a;b=

البته می توانیداز تابع Rand  در excel به تنهایی استفاده کنید.

برای ایجاد لیستی از اعداد تصادفی در اکسل کافی است پس از ایجاد یک عدد تصادفی و انتخاب سلول ایجادشده، با استفاده از ماوس آنرا در جهت طول یا عرض درگ کنید.

پس از ایجاد لیست اعداد تصادفی اگر عددی را تغییر دهید همه اعدادبه طور تصادفی تغییر خواهند کرد

اگر بخواهیم دو ستون از اطلاعات را با هم مقایسه نموده و در هر ستون داده های منحصر به فرد را با یک رنگ خاص مشخص نمایم.

برای مثال دولیست راکه  می خواهیم با هم مقایسه نماییم.

  برای این منظور به روش زیر عمل می کنیم.

ابتدا ناحیه A1:A6 را انتخاب نموده و نام FirstList را برای آن انتخاب می کنیم. (برای نام گذاری در کادر اسم نام مورد نظر را بدون فاصله تایپ کرده و کلید Enter را فشار می دهیم)

به همین ترتیب ناحیه B1:B6 را انتخاب نموده و برای آن نام SecondList را انتخاب می کنیم.

ناحیه A1:A6 را انتخاب می کنیم. (می توانیم از لیست کادر نام عبارت FirstList را انتخاب نماییم)

از سربرگ Home ابزار Conditional formatting را انتخاب نمایید و سپس بر روی گزینه New rule کلیک کنید.

از پنجره ظاهر شده عبارت “Use a formula to determine which cells to format” را انتخاب نمایید.

فرمول را به صورت زیر وارد نمایید.

=COUNTIF(SecondList,A1)=0

 بر روی دکمه Format کلید کنید و از پنجره ظاهر شده یک رنگ دلخواه انتخاب نمایید.

بر روی دکمه ok کلیک کنید. 

 چک باکس در اکسل stop if true را در حالت انتخاب قرار داده و بر روی دکمه ok کلیک کنید.

 همانطور که ملاحظه می کنید Delhi Daredevils  و  Royal Challengers Bangalore منحصر به فرد هستند (در ناحیه SecondList قرار ندارند.)

برای مشخص کردن آیتم هایی که در SecondList باشند و در FirstList نباشند از فرمول زیر استفاده می کنیم.

=COUNTIF(FirstList,B1)=0

 در اینجا فرمول (COUNTIF(SecondList,A1 تعدادآیتم های ناحیه SecondList  که برابر آیتم  سلول A1 هستند را شمارش می کند (به عبارت دیگر آیا آیتم واقع درسلول A1 در SecondList هست یا خیر).

پس اگر =0(COUNTIF(SecondList,A1آیتم واقع در سلول A1 در ناحیه SecondList موجود نیست. و در پایان Conditional formatting آیتم های منحصر به فرد را به رنگ مشخص شده نمایش می دهد.

 راه دوم برای مقایسه لیست ها

یک کپی از صفحه موجود کپی نموده و سپس تمام قوائد conditional formatting  را از آن حذف کنید (انتخاب هر دو ستون –  انتخاب conditional formatting از سربرگ Home- انتخاب clear rules و سپس انتخاب clear rules from selected cells)

ابتدا ناحیه داده ها را انتخاب نمایید.

از سربرگ home ابزار conditional formatting و سپس گزینه Duplicate values را انتخاب نمایید.

از پنجره ظاهر شده زیر عبارت Format cells that contain گزینه Unique را انتخاب نمایید و سپس بر روی دکمه ok کلیک نمایید.

نتیجه مشابه مراحل قبل می باشد.

تابع AVERAGE در اکسل
همان طور که از نام این تابع پیداست، تابع AVERAGE برای به دست آوردن مقدار میانگین چند عدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. سینتکس این تابع به صورت زیر است:
AVERAGE (number1, [number2] …)
آرگومان‌های این تابع می‌توانند آدرس سلول ها و یا فرمول باشند که در نهایت حتماً باید عدد باشند، آرگومان ها می‌توانند حتی مقادیر منطقی هم باشند. تابع میانگین حداقل باید شامل یک عدد باشد و حداکثر تعداد اعداد (یا حداکثر تعداد آرگومان ها) می تواند 255 باشد.
اگر آرگومانی از این تابع آدرس سلولی حاوی داده ی متنی، مقدار منطقی (Logical Value) و یا سلول خالی باشد، از آن آرگومان صرف‌نظر می‌شود و آن سلول شمارش نمی‌شود ولی سلول های دارای مقدار صفر در محاسبات گنجانده می‌شود، لذا به تفاوت بین سلول های خالی و سلول های حاوی صفر دقت کنید.

تابع AVERAGEA در excel
این تابع کارکردی مشابه تابع AVERAGE دارد، سینتکس تابع AVERAGEA به صورت زیر است:
AVERAGEA (value1, [value2] …)
تعداد آرگومان ها می‌تواند تا 255 باشد، آرگومان‌ها می‌توانند اعداد، نام‌ها، آرایه‌ها و یا آدرس سلول های حاوی متن‌های قابل جایگزینی با اعداد و یا مقادیر منطقی (Logical Value) باشند. سلول‌های حاوی مقادیر منطقی در تابع AVERAGE در محاسبات منظور نمی‌شدند.
سلول‌ها و یا آرایه‌های حاوی داده های متنی برابر با صفر قرار داده می‌شوند و همین طور داده‌های متنی خالی “” نیز به عنوان صفر در نظر گرفته می‌شوند، در صورتی که در تابع AVERAGE این سلول ها از محاسبات خارج می‌شدند. در کل تفاوت دو تابع AVERAGE و AVERAGEA تنها در همین موضوع است.

-تابع AVERAGEIF در اکسل
این تابع برای گرفتن میانگین یک سری از داده‌ها که دارای شرط خاص می‌باشند مناسب است، فرض کنید یک سری عدد دارید و می‌خواهید میانگین اعداد بزرگ‌تر از ده را به دست بیاورید و یا می‌خواهید میانگین اعداد زوج یک محدوده را محاسبه نمایید. ساختار تابع AVERAGEIF به صورت زیر است:
AVERAGEIF (range, criteria, [average_range])
آرگومان اول محدوده‌ای است که می‌خواهیم میانگین اعداد را در آن به دست آوریم و آرگومان دوم شرط مورد نظر برای حضور در میانگین گیری می‌باشد، مشخص است که حاصل آرگومان دوم برای هر المان از محدوده باید True یا False باشد. در صورت True  بودن شرط، آن سلول در محاسبه میانگین گنجانده می شود.
آرگومان سوم اختیاری است، در صورتی که این آرگومان وجود داشته باشد برای گرفتن میانگین مورد استفاده قرار می‌گیرد و در صورت خالی بودن این آرگومان، آرگومان اول برای میانگین گیری استفاده می شود.
سلول های حاوی True و False از محاسبات کنار گذاشته می‌شوند.
اگر در آرگومان Average_Range آرگومان سوم سلولی خالی باشد، سلول معادل آن در آرگومان Range آرگومان اول از محاسبات خارج می‌شود.
اگر در آرگومان اول یا سوم سلولی خالی باشد یا داده متنی داشته باشد، آن سلول برابر با صفر در نظر گرفته می‌شود.
اگر تمام سلول های Range خالی یا داده متنی باشد، خروجی تابع خطای!0/Div # خواهد بود.
اگر هیچ یک از سلول های Range دارای شرط Criteria نباشد، خروجی تابع خطای!0/Div # خواهد بود.
در آرگومان دوم از کاراکتر های؟ (Question Mark) به عنوان یک کاراکتر و از * (Asterisk) به عنوان چند کاراکتر بهم پیوسته می‌توان استفاده کرد.
لزومی ندارد که Average_Range دقیقاً هم اندازه ی Range تعریف شود، در واقع بدون توجه به تعریف کاربر از    Average_Range محدوده ای شامل اولین سلول محدوده ی Average_Range انتخاب شده توسط کاربر و به اندازه Range به عنوان Average_Range توسط اکسل در نظر گرفته می‌شود.

-تابع AVERAGEIFS در اکسل
تابع AVERAGEIFS کاربردی مشابه AVERAGEIF دارد با این تفاوت که در این تابع به کاربر این امکان داده می‌شود که چند شرط را در انتخاب داده ها به منظور میانگین گیری اعمال کند، فرض کنید شما میخواهید در میان اعداد موجود، میانگین اعداد بزرگتر از ده و کوچکتر از بیست را به دست بیاورید، برای انجام این کار بهترین انتخاب استفاده از تابع AVERAGEIFS می باشد. سینتکس این تابع به صورت زیر است:
AVERAGEIFS (average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
در ساختار بالا، آرگومان اول محدوده ای است که می‌خواهیم میانگین اعداد آن را به دست آوریم، آرگومان دوم محدوده ای است که شرط اول بر روی آن اعمال می‌گردد و آرگومان سوم، شرط اول می‌باشد. آرگومان چهارم به بعد به ترتیب محدوده های شرط و شرط های مورد نظر می‌باشند. ساختار این تابع همانند تابع SUMIFS در اکسل در توابع ریاضی می‌باشد

امید واریم از این آموزش اکسل نیز لذت برده باشید

Excel قادر است اعتبار  (درستی) داده ها را در هنگام ورود آنها، کنترل کند. این در صورتی است که پیش از ورود داده ها، برای سلول های مربوطه، شرایط اعتبار را تعریف کرده باشید.

برای کنترل اعتبار داده های ورودی مراحل زیر را طی کنید:

1-    سلولها موردنظر را انتخاب کنید.
2-    در تب Data روی دکمه Data Validation کلیک کنید.
3-    از منوی باز شده گزینه Data Validation… را انتخاب کنید.

4-    کادر Data Validation باز می شود با استفاده از این کادر می توانید شرایط مجاز ورود داده ها، پیغام های ورودی و پیغام های خطا را تعریف کنید.

تعریف شرایط مجاز
برای تعریف شرایط مجاز، از تب Settings استفاده می شود. گزینه Allow در این قسمت، لیستی از شرایط مختلف ارائه می دهد

پس از انتخاب گزینه مناسب از لیست Allow دامنه مجاز را با استفاده از عملگرهای مقایسه ای لیست Data تعیین کنید

شناسایی اصول کار با Print Area  و کنترل Page Break
تعیین ناحیه چاپ

از آنجا که معمولاً اطلاعات زیادی در Sheet وارد می شود و در بسیاری از موارد مایل به چاپ کل این اطلاعات نیستیم، می توانیم بخش موردنظر را بعنوان ناحیه چاپ به Excel معرفی کنیم. به این ترتیب کلیه تنظیمات چاپ روی این قسمت انجام می شود. برای تعیین ناحیه چاپ، مراحل زیر را طی کنید:
1-    ناحیه موردنظر را انتخاب کنید.
2-    در تب Page Layout گروه Page Setup روی دکمه Print Area کلیک کنید. منویی با دو گزینه باز می شود.

3-    گزینه Set Print Area را انتخاب کنید.
حذف ناحیه چاپ
برای حذف ناحیه چاپ تعیین شده (لغو عملیات فوق)، از منوی Print Area گزینه Clear Print Area را انتخاب کنید.
ایجاد کنترل  Page Breakدر اکسل
همانطور که میدانید هر  Sheet قادر به نگهداری حجم وسیعی از اطلاعات است که ممکن است در قالب چندین برگه کاغذ به چاپ رسد Excel بطور خودکار اطلاعات هر Sheet را بر طبق ابعاد کاغذ تعیین شده صفحه بندی می کند. یعنی بخشی از اطلاعات که در کاغذ اول جا نگیرد، در کاغذ دوم چاپ خواهد شد. مرز بین این صفحات توسط Page Break مشخص می شود.

1-  سلولی را که بعنوان اولین سلول صفحه دوم درنظر داریم انتخاب می کنیم. در این مثال باید سلول حاوی روزهای کارکرد انتخاب شود.
2-  در تب Page Layout گروه Page Setup روی دکمه Breaks کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Insert Page Break را انتخاب می کنیم به این ترتیب در این محل یک Page Break جدید ایجاد می شود.

حذف Page Break
برای حذف Page Break (های) ایجاد شده، ابتدا سلول اول صفحه دوم را انتخاب می کنیم تا مشخص شود که قصد حذف کدام Page Break را داریم. سپس از منوی Breaks گزینه Remove Page Break را انتخاب می کنیم و  گزینه Reset All Page Breaks کلیه Page Break های موجود را حذف می کند.
شناسایی اصول تنظیم حاشیه و جهت صفحات در اکسل
منظور از حاشیه صفحه، فضای خالی اطراف صفحه است که اطلاعاتی بر روی آن چاپ نمی شود. اندازه این فضا توسط کاربر قابل تعیین است. برای تعیین حاشیه صفحات یک Sheet در تب Page Layout گروه Page Setup روی دکمه Margins کلیک کنید این منو سه حاشیه از پیش تعیین شده را نشان می دهد

یکی دیگر از تنظیمات مهم صفحه، تعیین جهت صفحه است. صفحات یک Sheet هم به صورت عمودی و هم به صورت افقی قابل چاپ می باشند. برای تعیین جهت صفحه، در تب Page Layout  گروه Page Setup روی دکمه Orientation کلیک کنید گزینه Portrait کاغذ را عمودی و گزینه Landscape آن را افقی می کند.

شناسایی اصول تغییر اندازه کاغذ Print Scale در excel
یکی از عوامل تاثیرگذار در صفحه بندی Sheet اندازه کاغذ است Excel بطور پیشفرض اندازه کاغذ را با کاغذ Letter منطبق می کند. برای تغییر این پیش فرض از دکمه Size در تب Page Layout گروه Page Setup استفاده می کنیم.

مقیاس چاپ نیز قابل تغییر است. پیشفرض این مقدار 100 درصد بوده و با تغییر آن به راحتی می توانید اطلاعات را بزرگتر یا کوچکتر از اندازه واقعی چاپ کنید. برای این منظور از کادر Scale  

در تب Layout Page استفاده کنید.

شناسایی اصول استفاده از پیش نمایش چاپ
مشاهده پیشنمایش چاپ در اکسل

پیش از چاپ Sheet بهتر است پیش نمایشی از آن را مشاهده کرده و تنظیمات انجام شده را کنترل کنید. برای این منظور از قابلیت Print Preview استفاده می کنیم. روی دکمه Office کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Print و از زیرمجموعه های آن، گزینه و از زیرمجموعه های آن، گزینه را انتخاب کنید.

پس از انتخاب این گزینه Excel وارد محیط پیش نمایش چاپ شده و صفحه اول چاپی را نشان می دهد در این محیط، تنها تب Print Preivew وجود دارد که امکاناتی جهت دسترسی به Page Setup تنظیم حاشیه، مشاهده سایر صفحات و... ارائه می دهد برای خارج شدن از محیط Print Preview در تب Print Preview روی دکمه Close Print Preview کلیک کنید.

چاپ  Sheet
برای چاپ فایل از گزینه Print استفاده می کنیم. روی دکمه Office کلیک کرده و از زیرمجموعه های Print گزینه Print را انتخاب کنید.

زمانی که در  اکسل فرمول هایی را درست می کنید.  می توانید سلول هایی که در قسمت های دیگر Worksheet هستند را به فرمول هایتان ارجاع دهید. اما اگر تعداد زیادی فرمول داشته باشید بعضی اوقات این ارجاع دادن ها می تواند شما را سردرگم کند.در این آموزش اکسل قصد داریم  یک روش ساده برای رهایی از این سر درگمی بیان کنیم.
برنامه اکسل شامل یک ویژگی به عنوان اسم ها یا Names است که می تواند فرمول های شما را راحتر و قابل درک تر کند و شما را از سردرگمی نجات دهد. بجای ارجاع دادن یک سلول یا محدوده ای از سلول ها شما می توانید یک اسم را به سلول یا محدوده ای از سلول ها اختصاص داده و در فرمول هایتان از اسم آن سلول ها استفاده کنید.این باعث می شود فرمول های شماراحتر و قابل درک تر باشد.
در زیر ما یک دسته از سلول ها را (قسمت پر رنگ تر) از یک Worksheet دیگر به فرمول ارجا ع داده ایم.اسم Worksheet  ما “Product Database” نام دارد.نام گذاری Worksheet ایده خوبی است و در این جا  باعث شده ما متوجه شویم محدوده سلول های “A2 7” شامل چه چیز هایی هستند.

اما ما می توانیم از اسمی کوتاه تر و ساده تر برای محدوده سلول های انتخابی در این فرمول استفاده کنیم و فرمول را کوتاه تر کنیم.

?

حالا به بررسی چگونگی ایجاد یک اسم برای سلول یا محدوده ای از سلول ها از طریق کادر اسم می پردازیم.
برای اختصاص دادن یک اسم به محدوده ای از سلول ها. سلول هایی که می خواهید نام گذاری کنید را انتخاب کنید. سلول ها می توانند بصورت پراکنده باشند. برای انتخاب سلول های پراکنده از کلید Ctrl صفحه کلید زمانی که میخواهید آن ها را انتخاب کنید استفاده کنید.

 
بر روی کادر نام (Name Box ) که در بالای شبکه سلول ها قرار دارد کلیک کنید.

اسم مورد نظر خود را که می خواهید به سلول های انتخابی شما اختصاص داده شود را تایپ وسپس کلید Enter را بزنید. برای مثال ما سلول های انتخابی را “Products”  از برگه کاری “Product Database” نام گذاری کرده ایم.(برگه کاری = Worksheet)
برای نامگذاری یکسری قواعدی هست که باید آن ها را در نظر بگیرید. شما برای نام گذاری  فقط می توانید حرف اول اسم را با حروف یا underscore (_) و یا یک backslash (\) آغاز کنید. بقیه حروف اسم می تواند شامل اعداد. حروف. نشانه ها  و.... باشد. از کلید Spaces نمی توان استفاده کرد.

 
فرمولی که در اوایل آموزش به آن اشاره کردیم را به یاد دارید که در آن محدوده ای از سلول ها Worksheet ما یعنی “Products Database” موجود در  workbook را به آن ارجاع داده بودیم.
حالا ما اسم “Products”  را که بیانگر محدوده ای از سلول های Worksheet ما یعنی “Products Database” است را ایجاد کردیم.حالا در فرمول از آن اسم استفاده می کنیم. (قسمت پر رنگ تر)

?

نحوه ویرایش اسم ها با استفاده از  Name Manager در اکسل
اکسل برای ما یک ابزار را فراهم کرده با نام Name Manager که توسط آن می توان به راحتی اسم های موجود در workbook را پیدا. ویرایش. و یا پاک کرد. شما همچنین می توانید از این قسمت نام گذاری  هم انجام بدهید. و اگر می خواهید جزئیات بیشتری را در رابطه با اسم مشخص کنید.
برای دستیابی به Name Manager بر روی زبانه “Formulas” کلیک کنید.

 
در قسمت “Defined Names”  در زبانه “Formulas” بر روی “Name Manager” کلیک کنید.

 
کادر محاوره ای Name Manager به نمایش در می آید.برای ویرایش اسم های موجود بر روی اسم مورد نظر کلیک کرده آن را انتخاب کرده سپس بر روی “Edit” کلیک کنید. برای مثال ما اسم “Products” را ویرایش می کنیم.
 

قسمت ویرایش اسم باز می شود. می توانید اسم مورد نظر را تغییر دهید و یا یک مطلبی در رابطه با اسم انتخابی بنویسیدکه جزئیات بیشتری در رابطه با اسم در اختیار ما قرار بدهد.همانند این که این اسم بیانگر چه چیزی است.
همچنین می توانید محدوده ی سلول های انتخاب شده را تغییر دهید. برای این کار بر روی قسمت  “Expand Dialog”  در  سمت راست کادر “Refers to” کلیک کنید.
 
به عنوان مثال یک محصول را به پایگاه اطلاعاتی اضافه می کنیم ومی خواهیم این محصول شامل محدوده های نام گذاری شده باشد. بر روی گزینه “Expand Dialog” کلیک می کنیم پنجره محاوره ای “Edit Name” به حالت مخفی در می آید فقط قسمت “Refers to” باقی می ماند.
ما یک محدوده ای از سلول ها را بطور مستقیم در Worksheet خودمان یعنی “Product Database” انتخاب می کنیم که شامل ردیف محصول جدیدمان نیز هست.
اسم worksheet و محدوده انتخابی سلول ها در قسمت “Refers to” به صورت اتو ماتیک وارد می شود.
برای تایید انتخاب و بازگشت به کادر محاوره ای “Edit Name”  بر روی گزینه “Collapse Dialog” button کلیک و سپس در کادر محاوره ای Edit Name گزینه ok را انتخاب کرده و تغییرات اعمال می شوند.

 
چگونه یک اسم را با استفاده از Name Manager  در اکسل پاک کنیم

اگر تصمیم گرفته اید که دیگر یک اسم را نمی خواهید به راحتی می توانید آن را پاک کنید.بدین منظور به قسمت Name Manager رفته بعد از انتخاب اسم مورد نظر بر روی گزینه Delete کلیک کنید.

در قسمت کادر تایید انجام عمل پاک کردن بر روی گزینه Ok کلیک کرده و اسم را پاک کنید.
 

 درست کردن یک اسم از طریق کادر محاوره ای “New Name” در اکسل
در روش قبلی اسم را از طریق انتخاب کردن یک سلول و یا چند سلول و وارد کردن اسم مورد نظر در کادر “Name Box” می ساختید.
به صورت پیش فرض دامنه آن اسم در کل workbook وجود دارد. حالا چه کار باید بکنیم که این دامنه اسم را به یک worksheet خاص محدود کنیم.
سلول هایی که می خواهید برای آن اسم ایجاد کنید را انتخاب کرده و از زبانه “Formulas” در قسمت “Define Name” بر روی “Define Name” کلیک کنید.
نکته: شما نیازی نیست سلول ها را اول انتخاب کنید. می توانید ان ها را از طریق قسمت “Expand Dialog”  انتخاب کنید.

 
 کادر محاوره ای “New Name” به نمایش در می آید. توجه داشته باشید که بسیار به کادر “Edit Name” شباهت دارد. فرق اصلی این کادر دراین است که در این قسمت شما می توانید دامنه اسم خود را محدود کنید.
مثلا ما می خواهیم اسم مورد نظر را فقط مختص worksheet خود با نام “Invoice” قرار دهیم. ما این کار را زمانی انجام می دهیم که بخواهیم همان اسم را در worksheet دیگری بکار ببریم.
اول اسم را انتخاب کرده که در اینجا “Products” است. برای محدود کردن دامنه اسم به worksheet مورد نظر ما. از کادر “Scope” گزینه “Invoice” را که worksheet مورد نظر هست انتخاب می کنیم.
نکته: همچنین شما می توانید از طریق کلیک بر روی گزینه New در کادر محاوره ای “Name Manager”  به این قسمت دسترسی داشته باشید.

اگر می خواهید در این قسمت جزئیاتی در رابطه با اسم خود بنویسید و یا با انتخاب “Expand Dialog”  محدوده سلول های خود را انتخاب کنید. سپس بر روی OK کلیک کنید.
 
اسمی که به محدود از سلول ها اختصاص داده شده به طور اتوماتیک به قسمت “Name Box” اضافه شده و حالا می توانیم در فرمول اول این آموزش این اسم را که بیانگر محدوده از سلول ها که در worksheet مورد نظر یعنی “Invoice”  هست را ارجاع دهیم.
 

چگونه از یک اسم برای نشان دادن یک مقدار ثابت استفاده کنیم.
 حتما نباید در زمان ایجاد یک اسم سلول ها را ارجاع دهید.شما می توانید از یک اسم که نشان دهنده یک مقدار و یا حتی یک فرمول هست نیز استفاده کنید. برای مثال در worksheet  زیر از نرخ ارز برای محاسبه یکسری قیمت های مختلف به یورو استفاده می شود. بخاطر این که نرخ ارز اغلب تغییر می کند پسندیده است که یک جای مشخصی را برای ان در نظر بگیریم که راحت بتوانیم ان را تغییر دهیم. از انجایکه اسم ها براحتی ویرایش می شوند ودر این مبحث به ان ها پرداخته ایم. ما یک اسم را که بیانگر نرخ ارز است را ایجاد کرده و به ان یک مقداری را اختصاص می دهیم.

توجه داشته باشید که فرمول زیر شامل ارجاع یک سلول مطلق هستش که این سلول شامل نرخ ارز است. ما ترجیح می دهیم از یک اسم استفاده کنیم که بیانگر نرخ ارز است. برای اینکه براحتی تغییر می کند و فرمول را ساده تر می کند.

برای ایجاد یک اسم که بیانگر یک مقدار ثابت باشد. کادر محاوره ای “New Name”  را از زبانه “Formulas” با انتخاب “Define Name” و کلیک کردن بر بروی “Define Name”باز می کنیم. اسم مورد نظر را که بیانگر یک مقدار ثابت هست وارد کرده همانند  “ExchangeRate” (نرخ ارز).
برای اختصاص دادن یک مقدار به این اسم در کادر “Refers to” یک علامت مساوی (=) قرار می دهیم و بعد از ان مقدار عددی را وارد می کنیم. بعد از علامت مساوی از ایجاد فاصله پرهیز کنید و عدد را دقیقا بعد از علامت مساوی وارد کنید. بر روی گزینه ok کلیک کنید.
نکته: اگر از یک فرمول در بخش های مختلفی از workbook استفاده می کنید می توانید با وارد کردن فرمول در کادر “Refers to” و وارد کردن یک اسم براحتی در بخش های مختلف از اسم مورد نظر بجای فرمول استفاده کنید.

حالا می توانیم از اسم جدید که بیانگر نرخ ارز است را در فرمول استفاده کنیم.
زمانیکه ما بر روی سلولی با فرمولی که شامل ارجاع به سلول مطلق بوده کلیک کنیم متوجه می شویم نتیجه بدست امده صفر شده است. (0.00).  به این خاطر است که ما سلولی که در آن نرخ ارز وجود داشت و به فرمول ارجاع داده بودیم پاک کردیم.حالا بجای ارجاع سلول ما اسم ایجاد شده را قرار می دهیم.
 

سلولی را که می خواهید از این فرمول (فرمول جدید با اسم ایجاد شده) استفاده کند را به صورت Highlight در اورده و اسم مورد نظر را تایپ کنید و یا اسم مورد نظر را با تایپ حروف اول آن و انتخاب ان از بین تطابق های نشان داده شده در کادر popup بر گزینید.

اسم مورد نظر وارد فرمول می شود.کلید“Enter” را بفشارید تا تغییرات در سلول ها اعمال شود.

   
حالا مشاهده می کنید که نتایج ما با استفاده از اسمی که به ان نرخ ارز را ارجاع داده بودیم بروز رسانی می شوند.

اسامی بسیار مفید هستند اگر از workbooks پیچیده با فرمول های زیاد در اکسل استفاده می کنید. زمانی که می خواهید  workbooks را برای دیگران شرح دهید اسامی کار شما را راحتر می کنند.