مشخص کردن سطرهای تکراری در اکسل

با ما همراه باشید

ویژگی Conditional Formatting در اکسل این امکان را به شما می دهد که بتوانید مقادیر تکراری را در یک محدوده با رنگ دلخواه مشخص کنید.

حال فرض کنید که در لیست زیر می خواهید سطرهای تکراری را با رنگ زرد مشخص کنید.

برای انجام این کار باید کمی فرمول نویسی کنید!

ابتدا محدوده لیست را انتخاب کنید و سپس در روبان Home گزینه Conditionam Formatting را باز کرده و گزینه New Rule را انتخاب کنید.

سپس در پنجره باز شده گزینه آخر (Use a formula to) را انتخاب کرده و فرمول زیر را در آن بنویسید:

=COUNTIFS($B$3:$B$19;$B3;$C$3:$C$19;$C3;$D$3:$D$19;$D3)>1

و در پایان روی دکمه Format کلیک کرده و رنگ زمینه زرد را برای آن انتخاب کنید و با OK نهایی پنجره را ببندید.

مشاهده خواهید کرد که سطر های با محتوای کاملا تکراری با رنگ زمینه زرد مشخص می شوند.

یکی از این روشها استفاده از متد End از شیئ Range می باشد.

آموزش اکسل را با مثال آغاز می کنیم

مثال های زیر را ملاحظه فرمایید:

مثال 1: ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در ستون A (از خانه A1 به پایین قبل از اولین خانه خالی) را انتخاب می کند:

Sub LastCellBeforeBlankInColumn() Range("A1").End(xldown).Select End Sub

مثال 2 : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در ستون A را انتخاب می کند:

<b>Sub LastCellInColumn()</b> Range("A1048576").End(xlup).Select <b>End Sub</b>

مثال 3 : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در سطر 1 (از خانه A1 به جلوقبل از اولین خانه خالی) را انتخاب می کند:

<b>Sub LastCellBeforeBlankInRow()</b> Range("A1").End(xlToRight).Select <b>End Sub</b>

مثال 4 : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در سطر 1 را انتخاب می کند:

<b>Sub LastCellInRow()</b> Range("XFD1").End(xlToLeft).Select <b>End Sub</b>

ابزار GoTo Special در اکسل گزینه برای مراجعه به آخرین خانه دارد:

همین کار را می توان با استفاده از ماکرو و با دستور زیر انجام داد:

Range("A1").SpecialCells(xlCellTypeLastCell).Select

قسمتهای مختلف توابع اکسل

برای اینکه توابع اکسل درست کار کنند باید آنها را به شکل خاصی بنویسید که در واقع املاء دستور می باشد. ساده ترین املاء نوشتاری توابع به این شکل است که ابتدا یک علامت برابری (=) قرار می دهید، سپس نام تابع را می نویسید و در ادامه یک یا چند پارامتر را برای آن معرفی می کنید. پارامترها حاوی اطلاعاتی هستند که شما می خواهید روی آنها محاسبه انجام بگیرد.

کار با پارامترهادر EXCEL

پارامترهای توابع می توانند به یک سلول اکسل و یا به یک مجموعه سلول در اکسل اشاره داشته باشند. پارامترها باید داخل پرانتز محصور شوند. تعداد پارامترها با توجه به املاء تابع مشخص می شود.

برای مثال، تابع زیر میانگین دامنه سلولی B1:B9 را محاسبه می کند. این تابع تنها یک پارامتر دارد.

=AVERAGE(B1:B9)

اگر یک تابع دارای چندین پارامتر باشد، پارامترها را باید با علامت ویرگول (comma) از یکدیگر تفکیک کنید. برای مثال، تابع زیر مجموع تمامی سلولهایی را که در پارامترهای تابع مشخص شده است را محاسبه می کند.

=SUM(A1:A3, C1:C2, E1)

ایجاد توابع

توابع خیلی متنوعی در اکسل وجود دارند. در ادامه برخی از پرکاربردترین های آنها را ذکر می کنیم:

• SUM: این تابع مقادیر سلولها را با هم جمع می زند و حاصلجمع را نمایش می دهد.
• AVERAGE: این تابع میانگین سلولها را محاسبه می کند. در واقع ابتدا مقادیر کلیه سلولها را با هم جمع می کند و حاصل جمع بدست آمده را بر تعداد سلولها تقسیم می کند.
• COUNT: این تابع تعداد سلولها را محاسبه می کند.
• MAX: این تابع سلولی را که بیشترین (بزرگترین) مقدار را دارد به عنوان خروجی نمایش می دهد.
• MIN: این تابع سلولی را که کمترین (کوچکترین) مقدار را دارد به عنوان خروجی نمایش می دهد.

ایجاد یک تابع با استفاده از دستورAutoSum در اکسل

دستور AutoSum به شما این امکان را می دهد تا خیلی سریع پر کاربردترین توابع اکسل شامل SUM،AVERAGE،COUNT،MIN و MAX را بتوانید استفاده نمایید، در مثال زیر ما با استفاده از ویژگی AutoSum تابع SUM را ایجاد می کنیم.

➊ ابتدا سلولی را که می خواهید تابع را در آن ایجاد کنید را انتخاب کنید. در این مثال ما سلول D13 را انتخاب می کنیم.



➋ در تب Home و در قسمت Editing، بر روی فلش کوچکی که کنار دستور AutoSum قرار دارد کلیک کنید. سپس از گزینه های باز شده تابع مورد نظرتان را انتخاب کنید. در این مثال ما تابع Sum را انتخاب می کنیم.



➌ اکسل بصورت اتوماتیک تابع مربوطه را در سلول انتخاب شده ایجاد می کند. همینطور یک دامنه سلولی را بصورت اتوماتیک انتخاب می کند و از آن بعنوان پارامتر تابع استفاده می کند. اگر پارامترهایی را که اکسل انتخاب کرده است مد نظر شما نباشد می توانید پارامترهای مد نظرتان را به صورت دستی وارد نمایید.



➍ دکمه اینتر را بفشارید. تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده می شود. در مثال ما مجموع دامنه سلولی D3 12 مقدار $765.29 می باشد.

دستور AutoSum در تب Formulas نیز موجود است و از آن طریق نیز می توانید به آن دسترسی داشته باشید.

وارد کردن توابع بصورت دستی در اکسل

اگر نام تابع را بدانید خودتان می توانید مستقیما آن را تایپ کنید. در مثال زیر ما از تابع AVERAGE بصورت دستی استفاده خواهیم کرد.

➊ سلولی را که می خواهید تابع را در آن ایجاد کنید، انتخاب نمایید، در این مثال ما سلول C10 را انتخاب می کنیم.



➋ ابتدا علامت مساوی (=) و سپس نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید. همچنین درهنگام تایپ یکسری نام بصورت اتوماتیک ظاهر می شود که به جای تایپ می توانید از بین آن گزینه ها نیز تابع مورد نظرتان را انتخاب کنید. در این مثال ما عبارت زیر را تایپ می کنیم:

=AVERAGE

➌ دامنه سلولی مورد نظر را در بین دو پرانتر وارد کنید. در این مثال ما دامنه سلولی (C3:C9) را وارد می کنیم.



➍ دکمه اینتر را بفشارید. تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده می شوند. در مثال ما تابع میانگین سلولها را محاسبه می کند.

اگر فرمول شما دارای خطایی باشد اکسل همیشه این خطا را به شما یادآوری نمی کند، پس این مسئولیت با شما است تا در نوشتن فرمول ها و همینطور توابع دقت کافی را داشته باشید.

کتابخانه توابع اکسل

اگر چه صدها تابع در اکسل وجود دارد، توابعی که شما استفاده می کنید بستگی به نوع داده اطلاعات شما نیز دارد. لازم نیست تا تک تک توابع را حفظ کنید، اما مرور کلی آنها به شما کمک می کند تا در مواقع لزوم یادتان باشد که چنین توابعی وجود دارند و می توانید از آنها استفاده نمایید. همچنین در تب Formulas کتابخانه توابع بصورت دسته بندی شدی در اختیار شما قرار دارد.

افزودن یک تابع با استفاده از کتابخانه توابع اکسل

در مثال زیر ما از تابع COUNTA استفاده می کنیم تا تعداد سلولها را بدست بیاوریم. برخلاف تابع COUNT که برای محاسبه تعداد سلولهای با نوع داده عددی کاربرد داشت، تابع COUNTA تعداد سلولهای هر نوع داده ای را محاسبه می کند.

➊ سلولی را که قصد ایجاد تابع در آن را دارید انتخاب کنید، در این مثال ما سلول B17 را انتخاب می کنیم.



➋ تب Formulas را انتخاب کنید تا به کتابخانه توابع دسترسی داشته باشید.

➌ در کتابخانه توابع دسته بندی مورد نظر و سپس تابع مورد نظر را انتخاب نمایید. در این مثال ما دسته بندی More Functions را انتخاب می کنیم و سپس نشانگر ماوس را بر روی گزینه Statistical می بریم.



➍ تابع مورد نظرتان را از لیست انتخاب کنید. در این مثال ما تابع COUNTA را انتخاب می کنیم، این تابع تعداد سلولهایی که مقدار داشته باشند را محاسبه خواهد کرد، صرفنظر از اینکه نوع داده آن سلول چه نوعی باشد.



➎ پنجره پارامترهای تابع نمایش داده می شود. ابتدا فیلد Value1 را انتخاب کنید و سپس سلولهای مورد نظرتان را تایپ و یا انتخاب کنید. در این مثال ما دامنه سلولی A3:A12 را وارد می کنیم. شما ممکن است بخواهید با وارد کردن مقادیری در فیلد Value2 پارامترها را بیشتر کنید اما ما در این مثال به همان دامنه سلولی A3:A12 اکتفا می کنیم.

➏ وقتی پارامترها را وارد کردید OK کنید.



➐ تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده می شود.

استفاده از دستور Insert Function

اگر چه کتابخانه توابع یک محل فوق العاده برای جستجوی توابع اکسل می باشد، بعضی اوقات شما ممکن است ترجیح بدهید که نام یک تابع را از طریق جستجوی آن پیدا کنید. این کار را می توانید با استفاده از دستور Insert Function عملی کنید. بسته به نوع فانکشنی که به دنبالش هستید شاید اوایل کار کمی آزمون و خطا داشته باشید، البته آنهم با کمی تمرین و ممارست حل می شود و بعد از آن خواهید دید که دستور Insert Function یک ابزار قدرتمند و فوق العاده برای یافتن سریع توابع در اکسل می باشد.

روش استفاده از دستور Insert Function در اکسل

در مثال زیر ما میخواهیم از توابع محاسباتی تاریخ در اکسل استفاده کنیم.

➊ سلول مورد نظر برای ایجاد تابع را انتخاب کنید، در این مثال ما سلول G3 را انتخاب می کنیم.



➋ تب Formulas و سپس دستور Insert Function را انتخاب کنید.



➌ صفحه دستور Insert Function باز می شود.

➍ کلمه کلیدی که نمایانگر دستور مورد نظرتان است را تایپ کنید، در این مثال ما عبارت count days را تایپ می کنیم. و سپس دکمه Go را می زنیم.



➎ در بین نتایج دنبال نتیجه مورد نظرتان باشید، آن را انتخاب کنید و سپس OK کنید. در این مثال ما تابع NETWORKDAYS را انتخاب می کنیم، که تعداد روزهای کاری (غیر تعطیل) بین دو تاریخ را محاسبه می کند.



➏ پنجره Function Arguments باز می شود. در این پنجره باید پارامترهای تابع را تعیین نمایید. در این مثال ما برای پارامتر Start_date سلول E3 و برای پارامتر End_date سلول F3 را وارد می کنیم.

➐ وقتی پارامترها را وارد کردید OK کنید.



➑ تابع محاسبه شده و نتایج آن نمایش داده می شود.

درست مانند فرمولها، توابع نیز می توانند به سلولهای مجاورشان کپی شوند. شما می توانید با استفاده از ویژگی fill handle  این کار را انجام بدهید.

اگر بخواهیم با عملکردتابع Offset بیشتر آشنا شویم باید بیان کردکه  آدرس یک سلول رابه تعدادی که مشخص می کنید محدوده داده اید را به شما نشان مید هد .

برای آشنایی بیشتر با ما همراه باشید.

آرگومانهای فرمول   Offset در اکسل  به شرح زیر است:

Reference

آدرس سلول مبدأ را میخواهد.

Rows

سوال می کنداز چند تا سطر بالاتر یا پائینتر از آدرسی که در آرگومان اول داده اید  محاسبه کند.مثلا اگر آرگومان اول B5 را انتخاب کنبد و در آرگومان دوم عدد 2 را وارد کنید نقطه شروع  را B7 در نظر می گیرد و اگر -2 قرار دهید دو سطر به عقب بر می گرده و B3 راملاک قرار می دهد .

Cols

اگر آرگومان اول B5 را انتخاب کنبد و در آرگومان دوم عدد 0 را وارد کنید و آرگومان سوم را 1 قرار دهید نقطه شروع شما به C5 تغییر می کند

یعنی اکسل از C5 شروع به محاسبه می کند اگر هم عدد منفی قرار دهید به  ستون عقبتر  و از A5 محاسبه می کند 

نکته:3 آرگومان اول اجباری است و حتما باید مفدار را وارد  کنید و می توانید آرگومان های بعدی را براساس  قرار دهید.

 Height در اکسل

 ارتفاع داده ای را مشخص می کند   یعنی اگر ما آرگومان اول را A1 انتخاب کنیم و آرگومان دوم و سوم را 0 قرار دهییم و آرگومان چهارم که ارتفاع است را عدد 3 در نظر بگیریم.  اکسل رنج A1:A3 را در نظر می گیرد و مقدارهایش رو برمی گرداند.

Width

مشابه آرگومان چهارماست ولی در عرض محاسبه می کند
OFFSET(A1,0,0,0,3)

برای اینکار ابتدا داده ها را در صفحه گسترده وارد کرده و آنها را انتخاب می کنیم. سپس از زبانه Insert و از بخش Chart، نمودار مورد نظرمان را انتخاب می کنیم. همانطور که می دانید، در ریاضی می توان برای داده ها نمودارهایی از قبیل میله ای، دایره ای، خطی، ستونی و... درج کرد. اکسل نیز این نمودارها را پشتیبانی می کند. ما برای این مثال از یک نمودار ستونی (Column) استفاده می کنیم.

با کلیک بر روی دسته نمودارهای Column کادری باز می شود که در آن انواع نمودارهای ستونی دیده می شود. این نمودارها عبارتند از: نمودارهای ستونی دو بعدی، ستونی سه بعدی، استوانه ای، مخروطی و هرمی.

با کلیک بر روی نخستین نمودار ستونی دو بعدی، نمودار شکل زیر روی صفحه ظاهر می شود.

بعد از درج نمودار، سه زبانه به زبانه های اکسل اضافه می شوند. این زبانه ها عبارتند از: Design و Layout و Format.

در زیر به بررسی مهمترین گزینه های این زبانه ها می پردازیم.

بررسی گزینه های زبانه  Design در اکسل

گزینه Change Chart Type برای تغییر نمودار درج شده به کار می رود.

گزینه Save as Templates نمودار درج شده را در پوشه ای به نام Templates ذخیره می کند تا در صورتی که دفعات بعدی مجددا به این نمودار احتیاج پیدا کردید، از آن استفاده کنید.

گزینه Switch Row/Columns جای سطرها و ستون های نمودار را با یکدیگر عوض می کند.

با استفاده از گزینه Select Data می توان اطلاعات مندرج در ستون ها را انتخاب، حذف و اضافه کرد. به عنوان مثال، با استفاده از دکمه Add، می توان ستون های دیگری به ستون های موجود اضافه کرد. همچنین با استفاده از دکمه Remove می توان ستون های موجود را پاک کرد.

گزینه Chart Layout ساختار نمودار درج شده را تغییر می دهد. به معنای اینکه محل عنوان نمودار، شکل ستون ها، محل قرارگیری داده ها و... به شکل های مختلفی تغییر پیدا می کند که بسته به سلیقه، می توان یک نمونه از آنها را انتخاب کرد. با کلیک بر ساختارهای موجود، می توان تغییرات را در نمودار درج شده مشاهده کرد. در تصویر زیر یک نمونه از نمودارها، نشان داده شده است:

گزینه Chart Style رنگ و ظاهر نمودار را تغییر می دهد و تغییری در ساختار آن نمی دهد. یک نمونه از رنگ بندی نمودار در این گزینه را در تصویر زیر می بینید.

بررسی زبانه Layout  در اکسل

بخش Current Selection

دو گزینه Format Selection و Reset to match style در این بخش وجود دارد.

با کلیک بر روی گزینه Format Selection، پنجره ای باز می شود که با استفاده از آن می توان ساختار نمودار را به شکل دلخواه نمایش داد. در پنجره باز شده، گزینه های Fill و Border Color و Border Style و Shadow و 3D Format وجود دارند که برای تغییرات در رنگ و شکل نمودار به کار می روند.

به عنوان مثال در بخش Fill می توان درون نمودار را به رنگ دلخواه تغییر داد.

گزینه Reset to Match style نیز زمانی به کار می رود که در گزینه قبلی (Format Selection) تغییراتی بر روی نمودار اعمال کرده باشید اما در نهایت از تغییرات انجام داده شده پشیمان شوید. در این صورت، این گزینه نمودار را به حالت اولیه باز می گرداند.

درج متن بر روی نمودار در excel

در زبانه Layout گزینه ای به نام Text Box وجود دارد که امکان درج متن بر روی نمودار را می دهد. با کلیک بر روی این گزینه می توانید با ماوس، یک چارگوش  بر روی نمودار رسم کنید و پس از آن، عبارت مورد نظرتان را درون آن بنویسید. باید توجه داشته باشید که پس از درج عبارت، شکل چارگوش از بین می رود و فقط متن نوشته شده شما باقی خواهد ماند.

اضافه کردن عنوان

هر نمودار رسم شده در اکسل به طور پیش فرض دارای یک عنوان است که بالای آن نمایش داده می شود. اگر می خواهید این عنوان را از نمودار حذف کنید و یا وضعیت نمایش آن را تغییر دهید، بر روی گزینه Chart Title کلیک کنید. در این صورت کادر کوچکی زیر آن باز می شود.

گزینه None برای عدم نمایش عنوان، گزینه Centered Overlay Title برای نمایش عنوان به صورت شناور بر روی نمودار و گزینه Above Chart نیز برای نمایش عنوان در بالای نمودار به کار می رود. حالت پیش فرض نرم افزار، گزینه Above Chart است.

درجه بندی محورهای نمودار در اکسل

برای نمایش درجه بندی محورهای نمودار از گزینه Gridlines از بخش Axes استفاده می شود. نمودارهای رسم شده ممکن است به طور پیش فرض دارای Gridlines باشند. به طور مثال، نمودار بارندگی که ما در این درس استفاده کردیم، دارای درجه بندی بود. برای اینکه درجه های این نمودار را بردارید، کافیست که از گزینه Gridlines و از بخش Primary Horizontal Gridlines گزینه None را انتخاب کنید.

گزینه های Major Gridlines و Minor Gridlines به ترتیب برای نمایش خطوطی که نماینگر درجه بندی با محور بزرگ و نمایش خطوطی که نماینگر درجه بندی با محور کوچک هستند به کار می روند.

قالب بندی سری داده و محورهای نمودار در اکسل

همانطور که می دانید، سری داده ها در یک نمودار در اکسل، توسط عناصر گرافیکی مانند نقطه، خط، میله و... نمایش داده می شوند. در نمودار ستونی، سری داده ها را توسط ستون هایی که اغلب مستطیل شکل هستند مشاهده می کنیم.

اکنون قصد داریم به قالب بندی این ستون ها بپردازیم. هدف از قالب بندی داده ها اعمال تغییرات ظاهری برای نمایش بهتر آنهاست. برای این منظور، ابتدا روی یکی از ستون های نمودار راست کلیک کنید و از منوی باز شده، گزینه Format Data Series را انتخاب کنید. در این صورت پنجره ای مانند تصویر زیر باز می شود.

در پنجره فوق از گزینه های بخش Series Option به منظور تعیین اندازه و وضعیت همپوشانی سری ها، از گزینه های بخش Fill برای رنگ آمیزی سری ها، از گزینه های بخش Border Color برای رنگ آمیزی دور خط سری ها، از گزینه های بخش Border Styles برای تعیین مدل خط دور سری ها، از گزینه های بخش Shadow برای تنظیمات سایه و از گزینه های بخش 3-D Format نیز برای تنظیمات سه بعدی مانند جنس، مقطع، عمق، نورپردازی و... استفاده می شود.

قالب بندی محورهای نمودار

قالب بندی محورهای نمودار، شامل نمایش یا عدم نمایش برچسب داده ها و مقادیر و یا چگونگی نمایش  آنهاست. برای این منظور پس از انتخاب نمودار، در زبانه Layout گروه Axes بر روی گزینه Axes کلیک کنید.

تنظیمات دو محور افقی و عمودی به صورت جدا در گزینه های این منو دیده می شود.

در بخش Primary Horizontal Axis گزینه None برای عدم نمایش محور افقی، گزینه  Show Left to Right Axis برای نمایش محور افقی از چپ به راست، گزینه Show Axis Without labeling برای نمایش محور افقی بدون برچسب متنی و گزینه Show Right to Left Axis نیز برای نمایش محور افقی از راست به چپ به کار می رود.

بررسی گزینه های زبانه Format

این زبانه از 5 بخش تشکیل شده است که در زیر به کاربرد برخی از آنها اشاره می کنیم.

بخش Shape Style برای تغییر رنگ درون و شکل نمودار به کار می رود. با استفاده از گزینه های Shape fill و Shape Outline و Shape Effect نیز می توان به ترتیب: رنگ نمودار را تغییر داد؛ خط دور نمودار را پررنگ تر کرد و یا تغییر رنگ داد؛ به نمودار «سایه» اعمال کرد.

بخش Word Art Style

با استفاده از این بخش می توان نوشته های روی نمودار را به صورت «هنری» تغییر داد. این گزینه بیشتر برای حروف انگلیسی کاربرد دارد اگرچه بر روی حروف فارسی هم تغییرات را اعمال می کند. اما به نظر می رسد برای زیباتر کردن حروف انگلیسی این حروف «هنری» ایجاد شده است. با انتخاب یکی از Word Artها، تغییرات را بر روی اطلاعات نوشته شده در نمودار مشاهده می کنید.

در بخش Size نیز می توان اندازه نمودار را تغییر داد.

روش اول: کلیک بر روی آیکون New

روش دوم: Ctrl + N (یک Book خالی) Blank Work Book – Task Pam ظاهر می شود – New – File

بستن یک Book باز:

روش اول: کلیک بر روی آیکون Close موجود در انتهای نوار منو

روش دوم: File – Close

ممکن است با بستن یک فایل ظاهر شود که می پرسد می خواهید فایل را ذخیره کنید یا نه اگر No را بزنید فایل را دخیره نمی کند. آن را می بندد. اگر Yes را بزنیم فایل را ذخیره می کند و آن را می بندد که در درسهای بعد با ذخیره کردن فایل آشنا می شویم.

خروج از محیط Excel:

1- کلیک بر روی آیکون Close موجود ردر نوار عنوان

2- File – Exit

3- Alt+f4
ذخیره کردن Book ایجاد شده
1- به یکی از سه روش زیر Save را انتخاب می کنیم:
الف) Icon Save

ب) File – Save

ج) Ctrl+ S
2- پنجره ای باز شده که شامل قسمتهای زیر است:

الف) در سمت چپ صفحه تابلوی دیده می شود که برای دسترسی سریع به قستهای اصلی Win، مثل My Computer , My Document, Desktop است. کافی است بر روی گزینه مورد نظر کلیک کرده تا در صفحه سفید رنگ مقابل محتویات آن پوشه را ببینیم.

ب) Save in: در این قسمت مسیر ذخیره مکردن فایل را مشخص می کنیم، به طور پیش فرض فایلها در My Document ذخیره می شوند.

ج) File Name: نام فایل را تایپ می کنیم. به طور پیش فرض فایلها با اسامی Book1، Book2 و … ذخیره می شوند.

د) Create New Folder: ممکن است بخواهیم فایل ها را در پوشه جدیدی قرار دهیم برای این کار ابتدا یا Save in مسیر مورد نظر را انتخاب کرده سپس برروی این آیکون کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود و نام پوشه را می خواهد. نام پوشه را تایپ کرده و Ok می کنیم. پس از انجام تنظیمات بالا بر روی دکمه Save پنجره کلیک می کنیم.

ذخیره کردن Book ذخیره شده با نام دیگر  در excel:

در منوی File علاوه بر Save گزینه save as هم وجود دارد. تفاوت این دو گزینه چیست؟

برای بار اول ذخیره سازی یک Book این در هیچ تفاوتی با هم ندارند. بر روی هر کدام که کلیک کنیم پنجره Save as باز می شود. ولی برای دفعات بعد (بعد از اینکه Book را ذخیره کردیم) اگر Save را انتخاب کنیم، دیگر پنجره ای باز نمی شود، و تغییرات بر روی فایل با همان نامی که انتخاب کرده ایم ذخیره می شود ولی اگر Save as را انتخاب کنیم مجدداً پنجره Save as باز شده و می توانیم فایل را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا با نام دیگر و در مسیر دیگر ذخیره کنیم.

تذکر: وقتی فایلی را با نامی ذخیره می کنیم این فایل در نوار عنوان ظاهر می شود.

ذخیره کردن Book روی دیسکت:

برای ذخیره کردن یک فایل بر روی دیکست باید در پنجره Save as، در قسمت Save in،:3.5 floppy A را انتخاب کنیم.

ذخیره کردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب:

اگر بخواهیم فایل Excel را با فرمتی ذخیره کنیم که مانند یک صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید، کافی است مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی File

2- انتخاب گزینه as a web page save

نکته:

در این حالت فایل با پسوند.htm ذخیره می شود.
بازسازی  Recovery Documentدر اکسل
اگر Excel با مشکلی مواجه شود، در صدد ذخیره کردن کارپوشه های باز در هنگام برخورد با مشکل بر می آید در این حالت اگر دوباره اکسل را شروع کنیم پنجره Document Recovery باز شده و کلیه کارپوشه هایی که باز بوده اند را نمایش می دهد. کافی است بر روی کارپوشه مورد نظر کلیک کرده تا باز شود. در مقابل نام کار پوشه دو عبارت ممکن است دیده شود:
1- [Recover]: اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که Excel موفق به ذخیره کردن فایل شده است.

2- [original] اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که این فایل، فایل با آخرین نسخه ذخیره شده است. و Excel در هنگام بروز مشکل آن را ذخیره نکرده است زیرا یا بعد از آخرین ذخیره، تغییری نکرده است و یا تغییرات انجام شده ولی نتوانسته ذخیره کند.

تذکر: ممکن است با هر دو عنوان فایل دیده شود می توانیم حالت Recovery را باز کرده و با فایل اصلی مقایسه کنیم و سپس ذخیره کنیم.
باز کردن صفحه ذخیره شده  در اکسل
می خواهیم فایلی را که قبلا ذخیره کرده ایم دوباره بیاوریم برای این کار:
1- پنجره Open را به یکی ار روشهای زیر باز می کنیم:

الف: Icon Open

ب: File – Open

ج: Ctrl + o

2- پنجره ای باز می شود که پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهای زیر است:

الف: Look in در این قسمت مسیری که فایل را در آن ذخیره کرده ایم انتخاب می کنیم.

ب: Icon View: کلیک بر روی این Icon منویی ظاهر می شود که حالتهای مختلف نمایش فایلها و پوشه های موجود در مسیر انتخاب شده را نمایش می دهد و شامل حالت های زیر است:

1- Thumbnails: این حالت مناسب فایلهای تصویری بوده و تصویر را نمایش می دهد.

2- Tiles: پوشه ها و فایلهای موجود را به صورت کاشی وار در دو ستون نمایش می دهد.

3- Icons: پوشه ها و فایلهای موجود را در 6 ستون نمایش می دهد.

4- List: پوشه ها و فایلهای موجود را در 15 سطر نمایش می دهد.

5- Details: پوشه ها و فایلهای موجود را با جزئیاتشان نمایش می دهد. در حالتهای قبل فقط نام فایلها نمایش داده می شود ولی در این حالت علاوه بر نام فایل، سایز آن، نوع و تاریخ ویرایش آن نمایش داده می شود.

6- Properties: با انتخاب این گزینه پنجره ی Open به دو تابلو تقسیم شده در تابلو سمت چپ نام فایل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصیات فایل مثل شخص ایجاد کننده آن، تاریخ تغییرات، نام کمپانی و … نمایش داده می شود.

7- Preview: پیش نمایش از فایل، نمایش داده می شود.

نکته:

برای بعضی از فایلها با انتخاب این گزینه در تابلو سمت راست پیام Preview not available نمایش داده می شود. برای رفع این مشکل باید بر روی فایل باز عملیات زیر را انجام دهیم:

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عملیات بالا، مجددا برروی آیکن Save، کلیک کنید.

تذکر: در صورتی که بخواهیم هر روز از کار پوشه ای استفاده کنیم و بخواهیم به طور خودکار با باز کردن Excel این کار پوشه باز شود و کافی است آن را در پوشه XL start قرار دهیم. این پوشه در هنگام نصب Excel ساخته می شود و مسیر آن یکی از دو مسیر زیر است.

C:/document and setting\ئی که در آن هستیم User \application data \ یا

Microsoft \excel\ XL start

C:\program file\ Microsoft office\office ll \ XL Start

2- Tab: داده پذیرفته شده و سلول جاری سلول بعدی می شود.

نکته:

سلول بعدی در زمانی که محیط فارسی باشد سمت راست و زمانی که محیط انگلیسی باشد سلول سمت چپ می شود.

Arrow key: داده پذیرفته شده و سلول با توجه به جهت دکمه فشرده شده یکی از سلولهای اطراف می شود.

داده ها در Excel

داده ها در محیطExcel می توانند اعداد، حروف، تاریخ، زمان و یادداشت باشند که در زیر به شرح تک تک آنها می پردازیم:

(توجه داشته باشید که با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا می شوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد.)

انواع داده ها:

1- اطلاعات عددی

کارکردن با اعداد:

Excel تمام اعداد را یکسان فرض می کند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش می توان وارد نمود:

1- با استفاده از کلیدهای عددی موجود در بالای حروف

2- با استفاده از کلیدهای موجود در سمت راست صفحه کلید (در صورتی که اعداد این قسمت کار می کنند که کلید Num Lock روشن باشد.)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 نمادهای خاص + و – و، و. و $ و % و E و e را وارد نمود. که در آینده با مفهوم هر یک از این علائم بیشتر آشنا شویم.

عکس العمل Excel نسبت به عدد تایپ شده:

1- اگر طول عدد از سلول کوچکتر باشد تغییری در سلول داده نمی شود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند کاراکتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد ظاهراً عدد سلولهای بعدی را اشغال می کند ولی بعد از Enter کردن یکی از اتفاقات زیر روی می دهد:

الف – اعداد در نماد علمی نمایش داده می شوند.

ب- عدد گرد می شود.

ج- سلول با علامت # پر می شود. این حالت زمانی اتفاق می افتد که فرمت سلول General نباشد.

تبدیل داده عددی به متنی:

اگر اعدادی که رقم اول آنها صفر است مثل (01234) تایپ کنیم Excel، صفر را حذف می کند زیرا صفر قبل از عدد معنی ندارد و یا اگر عدد مثبت را به همراه آن تایپ کنیم (مثل 23 +)، Excel، + آن را حذف می کند. همچنین اگر 2/6 را تایپ کنیم سلول 6 مارس را نمایش نمی دهد یعنی آن را تبدیل به فرمت تاریخ می کند برای رفع این مشکلات باید عدد را تبدیل به متن کنیم برای این کار می توانیم یکی از علائم زیر را قبل از عدد بنویسیم:

‘ (آپستروف): این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز چپ نوشته شود.

”: این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز راست نوشته شود.

^: این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز وسط نوشته شود.

=: این علامت باعث می شود سلول با عدد تایپ شده پر شود.

1- داده های متنی: می توانیم هر نوع داده متنی را در سلولهای Excel وارد کنیم.

2- داده های نوع تاریخ: می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع تاریخ در سلولهای Excel وارد کنیم، کافی است در سلول تاریخی با فرمت yy/mm/dd یا yy-mm-dd وارد کنیم، در آینده با قالب بندی های تاریخ آشنا می شویم. با انجام این کار (-) تبدیل به (/) شده و سال به صورت چهار رقمی (19yy) نمایش داده می شود.

3- داده های نوع زمانی: می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع زمان در سلولهای Excel وارد کنیم، کافی است در سلول تاریخی با فرمت hh:mm:ss وارد کنیم، در آینده با قالب بندی های زمان آشنا می شویم.

2- اطلاعات متنی:

می توانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ کنیم.

توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن:

اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم، پس از Enter کردن، Excel، 6 مارس را نمایش می دهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر می گیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (‘) آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم (‘6/2)

3- اطلاعات از نوع تاریخ:

اگر در سلول Excel یک تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد کنیم به طور اتوماتیک قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به (/) شده و سال در چهار رقم نمایش داده می شود.

4- اطلاعات از نوع زمان:

می توانیم در سلول Excel یک زمان را با فرمت H:M:S وارد کنیم که قالب سلول به طور اتوماتیک زمان می شود.

5- اطلاعات از نوع یادداشت:

این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند که بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح می دهند. در مباحث بعدی با نحوه ایجاد توضیحات آشنا می شویم.

توجه:

(کارآموزان گرامی دقت فرمایید که این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد و با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا خواهید شد.)

فرمول نویسی در Excel

عملگرها در Excel:
1- عملگرهای محاسباتی: از عملگرهای ریاضی + (برای جمع)، – (برای تفریق)، * (برای ضرب) و / (برای تقسیم)، ^(برای توان) و % (برای درصد) در Excel استفاده کنیم.

ایجاد یک فرمول ریاضی

برای ایجاد یک فرمول ریاضی به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم.

روش اول: در سلولی که می خواهیم نتیجه نوشته شود یا در خط فرمول علامت = را تایپ کرده، سپس آدرس عملوند اول را تایپ کرده عملگر را می نویسیم و بعد آدرس عملوند دوم و بهمین ترتیب ادامه می دهیم.

روش دوم: در سلولی که می خواهیم نتیجه نوشته شود علامت = را تایپ کرده، سپس بر روی سلولی که حاوی اولین عملوند است کلیک کرده، سپس عملگرد را تایپ کرده و بعد بر روی سلول حاوی در بین عملوند کلیک می کنیم و به همین ترتیب ادامه می دهیم.

* تقدم عملگرهای ریاضی در اکسل:

اگر در یک فرمول چندین عملگر ریاضی داشه باشیم، این عملگرها دارای تقدم هستند که عبارتند از:

()

^

%

* و /

+ و –

می بینیم که * و / در یک خط نوشته شده اند زیرا این دو دارای تقدم یکسان هستند و اگر در فرمولی هر دو عملگر بودند از سمت چپ اولین عملگر انجام می شود.

2- عملگر متنی: برای عبارتهای متنی می توانیم از عملگر & (الحاق) استفاده کنید. با قرار دادن این عملگر بین دو متن آن دو را به هم پیوند می دهید.

3- عملگر آدرس: برای بیان محدوه ای از آدرس می توانیم از عملگر: استفاده کنیم. کافی است آدرس ابتدای محدوده را نوشته، سپس عملگر آدرس را تایپ کنیم و بعد آدرس انتهای محدوده

تابع Count تحت عنوان‌های: COUNTA-COUNT-COUNTIFS -COUNTIF – COUNTBLANK. به‌صورت کلی تابع Count به‌منظور شمارش تعداد سلول‌ها در ناحیه‌ای مشخص، استفاده می‌شود.

کاربرد تابع Count

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد سلول‌ها در ناحیه‌ای مشخص‌شده می‌باشید؛ اما نکته‌ای که وجود دارد این است که این تابع صرفاً سلول‌های حاوی اعداد را می‌شمارد. مثلا با درج تابع:

=COUNT(A1:A7)

از بین سلول A1 تا A7، تعداد سلول‌هایی که حاوی مقادیر عددی باشند را می‌شمارد.

کاربرد تابع COUNTA

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد کل سلول‌ها در ناحیه‌ای مشخص شده می‌باشید؛ اما نکته‌ای که وجود دارد این است که این تابع، تمامی سلول‌ها به‌غیر از سلول‌های خالی را شمارش می‌کند. مانند تابع:

=COUNTA(A1:A7)

که تمام سلول‌های حاوی کارکتر را می‌شمارد.

کاربرد تابع  در excel COUNTBLANK

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد سلول‌های خالی در ناحیه‌ای مشخص شده می‌باشید؛ اما نکته‌ای که وجود دارد این است که این تابع، هیچ‌یک از سلول‌های دارای مقدار را شمارش نمی‌کند. مانند:

=COUNTBLANK(A1:A7)

کاربرد تابع  COUNTIF در  اکسل

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد سلول‌های دارای شرط خاص در ناحیه‌ای مشخص‌شده می‌باشید. نکته‌ای که وجود دارد این است که برای استفاده از این تابع، می‌بایست شرطی تعریف کنید، شکل کلی تابع به‌صورت زیر می‌باشد:

COUNTIF(range;"criteria")

در قسمت Range، همانند توابع بالا، محدوده سلول‌ها جهت شمارش مشخص می‌شود و در قسمت criteria شرط خود را برای شمارش سلول‌ها درج می‌کنید. مثلاً می‌توانید مشخص کنید که صرفاً سلول‌های حاوی یک مقدار خاص (یک عدد، کلمه و…) شمارش شوند، یا صرفاً سلول‌هایی که ابتدا یا انتهای آنها یک مقدار خاص باشد، شمارش شود. مثلا:

جهت یافتن سلول‌هایی که مقداری برابر با 20 دارند، از فرمول زیر استفاده می‌کنیم:

=COUNTIF(A1:A7;"20")

جهت یافتن سلول‌های حاوی مقداری بزرگ‌تر از 18، از فرمول زیر را استفاده می‌کنیم:

=COUNTIF(A1:A7;">18"

برنامه ی undo   به کاربر اجازه می دهد که کارهای قبلی را برگردانده یا در صورت انجام هر عمل اشتباه، به سادگی آن را اصلاح کند. متاسفانه، مراحل انجام Undo به صورت پیش فرض، 16 مورد است. با استفاده از روش (هک کردن) توضیح داده شده در این قسمت، می توانید با تغیر registry، تا 100 مرحله Undo را انجام دهید.

در زمان استفاده از ویژگی Undo در برنامه ی  Excel و زمانی که نیاز به برگرداندن بیش از 16 عمل انجام شده داریم، برگرداندن آخر به عنوان مرحله ی 17 اُم در نظر گرفته شده و به همین ترتیب ادامه پیدا می کند. همچنین بعد از ذخیره (Save) کردن، امکان برگرداندن وجود ندارد.

شاید با این مشکل مواجه شده باشید که 16 مرحله برای برگرداندن تغییرات کافی نیست. شما می توانید با ویرایش registry در  Windows، این مشکل را برطرف کنید. برای این کار، ابتدا به طور کامل از برنامه ی اکسل خارج شوید. از منوی Start، به قسمت Run رفته، Regedit.exe را تایپ و روی OK کلیک کنید. وقتی Regedit شروع شد، فولدر مربوط به HKEY_CURRENT_USER را باز کنید. در این قسمت، فولدر Software، سپس فولدر Microsoft، فولدر Office و فولدر 10.0 را باز کنید (این عدد ممکن است متفاوت باشد اما برای Excel 2002، همان 10.0 است). فولدر Excel را باز کرده و در آخر روی فولدر Options کلیک کنید.
با دنبال کردن مسیر Edit → New → DWORD، کلمه ی UndoHistoryرا وارد کرده و Enter را فشار دهید. روی UndoHistory که ایجاد کرده اید، دو بار کلیک کرده و عددی بین 16 و 100 را وارد کنید.
به احتمال زیاد و به نظرِ تعداد زیادی از کاربران، 100 مرحله برگرداندن کافیست اگرچه با ذخیره کردن، امکان برگرداندن وجود نخواهد داشت.

امید واریم از این آموزش اکسل نیز  لذت برده باشید

نحوه انجام بازیابی برای اکسل اسناد

برای بازیابی اکسل اسناد از سطل زباله و یا سطل کاملا ساده است. شما فقط باید آنها را به محل اصلی بازیابی. برای بازیابی فایل های اکسل که بر روی کامپیوتر، شما نیاز به یک ابزار بازیابی اکسل. Wondershare Data Recovery می تواند انتخاب خوبی است که به طور کامل اسناد اکسل از دست رفته خود را به راحتی و سریع بدون از دست دادن کیفیت بهبود می یابند. یا Wondershare Data Recovery for Mac، اگر شما با استفاده از سیستم عامل. هر دو آنها را 100% تضمین امن هستند. می توانید نسخه آزمایشی رایگان برای اسکن و نمایش فایل های اکسل از دست رفته خود را قبل از شما آن را پرداخت کنید.

با این ابزار بازیابی داده های قابل اعتماد.xlsx بهبود می یابند و.xls فرمت فایل اکسل و بدون توجه به چگونه شما را از دست داده آنها، تصادفی حذف ویروس عفونت سطل یا تخلیه زباله، قدرت شکست و فساد دیسک و بیشتر. علاوه بر این، اکسل بازیابی اسناد از کامپیوتر، USB دیسک، دیسک های سخت خارجی، تلفن همراه، دوربین های دیجیتال، و بیشتر پشتیبانی.

علاوه بر بازیابی برای اکسلWondershare Data Recovery (برای مک) نیز به فیلم، عکس، موسیقی و اسناد و مدارک دیگر مانند ورد، PPT، پی دی اف، متن، بایگانی، ایمیل، HTML و بازیابی را قادر می سازد.

3 مرحله برای بازیابی حذف اسناد اکسل

را انتخاب کنید نسخه حق دانلود و نصب آن بر روی کامپیوتر شما. سپس آن را راه اندازی. بعد، بیایید اکسل بازیابی فایل در ویندوز را با هم امتحان کنید.

 انتخاب حالت بازیابی

زیر پنجره اصلی Wondershare Data Recovery برای ویندوز نرم افزار است. اینجا چند گزینه بازیابی را برای شما انتخاب کنید. شما می توانید یک توصیف بهترین برای وضعیت شما.

بیایید "از دست رفته بازیابی فایل" اول امتحان کنید.

 دیسک را انتخاب کنید و اسکن آن

در اینجا، همه دیسک یا پارتیشن بر روی کامپیوتر شما خواهد شناسایی شده و نمایش داده شده. نیاز به تعیین محل که در آن شما از دست رفته فایل اکسل اسکن آن.

تا زمانی که آنها می تواند توسط کامپیوتر شما شناسایی شده علاوه بر این، این نرم افزار بازیابی اکسل نیز شما را به بازیابی داده ها از دیگر دستگاه های قابل حمل را قادر می سازد.

چک کردن و بازیابی فایل های اکسل

پس از اسکن، تمام فایل های recovable در نتیجه اسکن نشان داده می شوند. شما می توانید آنها را یک به یک چک کنید. به فایل اکسل، شما می توانید مطالب قبل از بازیابی پیش نمایش. کسانی که می خواهند و کلیک کنید "بازیابی ذخیره آنها با یک کلیک کنید" را علامت بزنید.

توجه: فایل های اکسل بهبود در محل اصلی ذخیره مجدد نیست. یافتن دیگری پارتیشن یا دیسک های خارجی به آنها را ذخیره برای بررسی ایمنی.