پرینت اطلاعات در اکسل و تنظیمات آن

کسل امکانات زیادی جهت تنظیم خصوصیت های صفحه و چاپ آنها ارائه می دهد. در این درس به بررسی این تنظیمات می پردازیم.

 صفحه بندی و چاپ برگه ها در اکسل، یکی از عملیات مهمی است که باعث می شود تحلیل های آماری به طور مطلوب و دلخواه کاربر بر روی برگه ها چاپ شود. اکسل امکانات زیادی جهت تنظیم خصوصیت های صفحه و چاپ آنها ارائه می دهد. در این آموزش  به بررسی این تنظیمات می پردازیم.

تعیین ناحیه چاپ

گاهی اوقات در یک برگه اطلاعات زیادی وارد می شود که در مواردی مایل به چاپ همه آنها نیستیم. با استفاده از یک امکان اکسل، می توانیم ناحیه ای را به عنوان «ناحیه چاپ» مشخص کرده و فقط آن را چاپ کنیم. برای اینکار ابتدا ناحیه مورد نظر را از برگه انتخاب کرده و سپس از زبانه Page Layout و از بخش Page Setup روی دکمه Print Area کلیک کنید. سپس از دو گزینه موجود، گزینه Set Print Area را انتخاب کنید. بدین ترتیب ناحیه انتخابی چاپ مشخص می شود.

حذف ناحیه چاپ

برای حذف ناحیه چاپ شده نیز کافیست که مسیری که در بالا توضیح داده شد را طی کرده و از منوی Print Area گزینه Clear Print Area را انتخاب کنید.

جدا کردن صفحات با استفاده از امکان Page Break

همانطور که پیشتر اشاره شد، یک صفحه گسترده قادر به نگهداری حجم وسیعی از اطلاعات است که می تواند در قالب چندین برگه کاغذ چاپ شود.

نرم افزار اکسل به صورت خودکار اطلاعات برگه ها را بر طبق ابعاد کاغذ تعیین شده و صفحه بندی می کند. بدین معنی که اگر بخشی از اطلاعات در کاغذ نخست جا نشود، در کاغذ دوم چاپ خواهد شد. مرز بین صفحات در اکسل، توسط امکان Page Break مشخص می شود.

فرض کنید لیستی داریم که ممکن است کل اطلاعات آن به راحتی در یک صفحه چاپ شود اما می خواهیم آنها را در دو صفحه مجزا چاپ کنیم به طوری که در وضعیت نمایش آن تغییری حاصل نشود.

این کار را با مثالی توضیح می دهیم. فرض کنید لیست زیر را که در آن مشخصات گروهی از لپ تاپ ها درج شده، در دو صفحه چاپ کنی به طوری که از ستون Name تا ستون Hard در یک صفحه و ستون های دیگر در صفحه دوم چاپ شود.

برای اینکار نخست سلولی را که قرار است به عنوان اولین سلول صفحه درج شود را انتخاب می کنیم. در این مثال باید سلول «LCD» انتخاب شود.

سپس از زبانه Page Layout و در بخش Page Setup روی دکمه Breaks کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Insert Page Break را انتخاب می کنیم. به این ترتیب در این محل یک Page Break جدید ایجاد می شود.

برای حذف Page Break ایجاد شده، ابتدا سلول اول صفحه دوم را انتخاب می کنیم و سپس از منوی Breaks گزینه Remove Page Break را انتخاب می کنیم. گزینه Reset All Page Breaks کلیه Page Breakهای موجود را حذف می کند.

تنظیم حاشیه و جهت صفحات

منظور از حاشیه صفحه، فضای خالی اطراف صفحه است که اطلاعاتی بر روی آن چاپ نمی شود.

با استفاده از اکسل می توان اندازه این فضا را تعیین کرد. برای اینکار از زبانه Page Layout بخش Setup Page روی دکمه Margins کلیک کنید. این منو سه حاشیه از پیش تعیین شده را نشان می دهد. گزینه اول (Normal) بیانگر حاشیه عادی، گزینه دوم (Wide) بیانگر حاشیه پهن و گزینه سوم (Narrow) بیانگر حاشیه باریک است.

با انتخاب آخرین گزینه (Custom Margins…) نیز می توان حاشیه را به اندازه دلخواه تنظیم کرد.

یکی دیگر از تنظیمات صفحات در اکسل، تعیین جهت صفحه است. صفحات یک برگه هم به صورت عمودی و هم به صورت افقی قابل چاپ هستند. برای تعیین جهت صفحه، در زبانه Page Layout و از بخش Page Setup روی دکمه Orientation کلیک کنید. گزینه Portrait کاغذ را عمودی و گزینه Landscape آن را افقی می کند.

چاپ عناوین و خطوط راهنما

وقتی که لیست های بزرگ اطلاعات را چاپ می کنیم، در صورتی که بیش از یک برگه کاغذ برای چاپ آنها مورد استفاده قرار گیرد، لازم است عناوین لیست در سایر صفحات نیز تکرار شود.

به عنوان مثال، لیستی حاوی ستون های زیر را در نظر بگیرید:

اگر صفحه چاپی دوم این لیست فاقد عنوان ستون باشد، تشخیص اینکه اطلاعات مربوط به کدام ستون است، دشوار خواهد بود. برای اینکار از زبانه Page Layout و در بخش Page Setup روی دکمه Print Titles کلیک می کنیم. در این صورت پنجره Page Setup مانند تصویر زیر باز خواهد شد.

اکنون در کادر Rows to repeat at top کلیک کرده و سپس روی شماره سطر تیتر مورد نظر در برگه کلیک می کنیم. در این صورت آدرس سطر به طور خودکار در این کادر قرار می گیرد. بدین ترتیب یک سطر را به عنوان تیتر چاپ تعیین کرد‌ه ایم و هنگام چاپ برگه مشاهده می کنیم که این سطر در بالای لیست همه صفحات چاپ می شود.

خطوط راهنما

هنگام چاپ یک صفحه گسترده، خطوط خاکستری رنگی که به عنوان کادر اطراف سلول در برگه مشاهده می شوند، به طور پیش فرض چاپ نمی شوند. برای چاپ این خطوط از زبانه Page Layout گروه Sheet Options گزینه Print از قسمت Gridlines را انتخاب می کنیم.

تغییر اندازه کاغذ

نرم افزار اکسل به طور پیش فرض اندازه کاغذ را به حالتی که آن را «Letter» تعریف کرده، تعیین می کند. برای تغییر این اندازه و همچنین مشاهده اندازه های دیگر، از زبانه Page Layout و از بخش Page Setup گزینه Size را کلیک کنید.

پیش نمایش چاپ

پس از تنظیمات مربوط به چاپ، بهتر است که ابتدا پیش نمایشی از وضعیت چاپ را مشاهده کنید تا اگر خطایی صورت گرفته باشد، پیش از چاپ برگه آن را اصلاح کنید. برای تماشای وضعیت پیش نمایش، روی دکمه Office کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Print و از زیرمجموعه های آن، گزینه Print Preview را انتخاب کنید.

برای خارج شدن از محیط Print Preview در زبانه Print Preview روی دکمه Close Print Preview کلیک کنید.

چاپ برگه

برای چاپ برگه، همان مسیر پیش نمایش را رفته و این بار به جای انتخاب گزینه Print Preview، گزینه Print را انتخاب کنید.

در بخش Print range انتخاب گزینه All باعث می شود که تمام صفحات چاپ شود. اما با انتخاب بخش  Page(s) می توانید صفحات مورد نظر را با شماره مشخص کنید. برای اینکار شماره اولین صفحه را در From و شمار آخرین صفحه را در To وارد کنید.

در بخش  Print What می توان موضوع چاپ را تعیین کرد. بخش Selection برای چاپ سلول های انتخاب شده، بخش Active Sheet(s) برای چاپ برگه یا برگه های فعال، بخش Entire Workbook برای چاپ کل صفحه گسترده استفاده می شود.

با انتخاب گزینه Ignore print areas نیز می توان ناحیه چاپ تعیین شده را نادیده گرفت.

با استفاده از گزینه Copies نیز می توان تعداد نسخه های چاپی را مشخص کرد.

 یکی از امکانات اکسل، ایجاد و مدیریت لیست ها است. منظور از لیست، جدول حاوی اطلاعات است که معمولا سطرهای آن را «رکورد» و ستون های آن را «فیلد» می نامند.

منظور از «رکورد» مجموعه داده های وارد شده در یک سطر  و منظور از فیلد نیز مجموعه داده های وارد شده در ستون ها است.

برای ایجاد یک لیست نیاز نیست عملیات خاصی انجام دهید. تنها باید هنگام ورود داده ها نکاتی را رعایت کنید تا اکسل مجموعه اطلاعات وارد شده را یک لیست در نظر بگیرد.

به طور مثال، سطر اول را عنوان لیست درنظر گرفته و تیتر فیلد‌ها را در آن وارد کنید. رکورد‌ها را زیر هم وارد کرده و دقت کنید که سطر خالی بین داده ها وجود نداشته باشد.

در هنگام ایجاد لیست، اکسل دو قابلیت مفید دارد که برای سهولت در وارد کردن اطلاعات کاربرد دارند.

قابلیت نخست که AutoComplete نام دارد، برای وارد کردن داده های متنی تکراری یا مشابه به کار می رود. به عنوان مثال، در لیست زیر و در هنگام پر کردن داده ها، با وارد کردن حرف «م» اکسل کلمه «مرد» را که قبلا تایپ کرده اید، پیشنهاد می دهد. کافیست که کلید Enter را فشار دهید تا این کلمه در سلول درج شود.

قابلیت دیگر، کاربرد گزینه Pick From Drop-down List است. از این گزینه برای وارد کردن اقلام تکراری استفاده می شود. به عنوان مثال در تصویر زیر هنگام پرکردن سلول B6 بر روی آن کلیک راست می کنیم و سپس بر روی گزینه Pick From Drop-down List کلیک می کنیم. در این صورت منویی باز می شود که کلیه اقلامی که تاکنون در این ستون وارد شده، نشان داده می شود. با انتخاب گزینه مورد نظر از این منو داده مربوطه در سلول انتخاب شده وارد خواهد شد.

ایجاد فرم ورود اطلاعات

منظور از فرم ورود اطلاعات، امکانی است که اکسل برای سهولت در وارد کردن داده های لیست ارایه می دهد. برای استفاده از این قابلیت، باید از دستور Form استفاده کنید. این دستور از جمله دستوراتی است که در نوارهای اصلی اکسل وجود ندارد و باید یک دکمه میانبر از آن را در نوار Quick Access اضافه کرد. برای این منظور با کلیک راست بر روی Quick Access، گزینه  Customize Quick Access Toolbar را کلیک کنید. سپس از منوی باز شده گزینه More commands را انتخاب کنید.

در این صورت پنجره Excel Option باز می شود:

اکنون از منوی Choose commands from گزینه Commands Not in the Ribbon را انتخاب کنید تا دستوراتی که در نوار اکسل نیستند، در لیست نمایش داده شوند.

از لیست باز شده، گزینه Form را انتخاب کرده و روی دکمه Add کلیک کنید.

اکنون روی دکمه OK کلیک کنید. در این صورت دکمه Form به دکمه های نوار Quick Access اضافه می شود.

بازمی گردیم به مثال لیست. یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و روی دکمه Form کلیک کنید تا فرم ورود اطلاعات باز شود.

همانطور که مشاهده می کنید، فرم ورود اطلاعات به ازای هر فیلد، دارای یک کادر متنی یا عددی است که به راحتی می توان اطلاعات رکورد را در آن وارد کرد. در این فرم گزینه New برای ایجاد یک رکورد جدید، گزینه Delete برای حذف رکورد فعلی، گزینه Find Prev برای نمایش رکورد قبلی، گزینه Find Next برای نمایش رکورد بعدی، گزینه Criteria برای مرور رکوردهای خاص و گزینه Close برای بستن فرم ورود اطلاعات استفاده می شود.

مرتب کردن سطر‌ها و ستون های لیست ها دراکسل

در اکسل می توان داده های لیست را بر حسب هر یک از فیلدهای ستون ها مرتب کرد. این مرتب سازی می تواند براساس حروف الفبا یا براساس نوع فیلد باشد. فرض کنید می خواهیم لیست زیر را براساس ستون «نام خانوادگی» به ترتیب حروف الفبا مرتب کنیم.

برای مرتب کردن این لیست بر اساس ستون نام خانوادگی، ابتدا یکی از سلول های این ستون را انتخاب کرده و سپس زبانه Data و در بخش Sort & Filter روی دکمه Sort A to Z کلیک می کنیم.

از آنجا که اکسل به خوبی ساختار لیست را تشخیص می دهد، رکوردهای آن را براساس ستون «نام خانوادگی» از «الف» تا «ی» مرتب می کند و نتیجه آن لیست زیر خواهد بود.

حال فرض کنید لیست فوق را به شکلی نیاز داریم که ابتدا رشته آیتی، و سپس رشته کامپیو‌تر را صورت مرتب شده (براساس نام خانوادگی) نشان دهد. به این ترتیب لازم است لیست را بر اساس دو ستون مرتب کنیم: ابتدا بر اساس ستون رشته تحصیلی و سپس براساس ستون نام خانوادگی.

برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه تب Data گروه Sort & Filter روی دکمه Sort کلیک می کنیم تا کادر Sort باز شود.

در  بخش Sort by ستونی است که مرتب سازی براساس داده های آن انجام می شود. بخش Values نیز به عنوان مبنای مرتب سازی (مقدار سلول، رنگ سلول و...) در نظر گرفته می شود و از بخش Order نیز برای صعودی یا نزولی بودن مرتب سازی استفاده می شود.

اکنون در بخش Sort by ستون مبنای مرتب سازی را مشخص می کنیم. در این منو به دلیل تشخیص لیست توسط اکسل، عناوین ستون ها دیده می شود. گزینه «رشته تحصیلی» را از منوی باز شده انتخاب می کنیم.

برای تعیین ستون دوم که باید مبنای مرتب سازی قرار گیرد، روی دکمه Add Level کلیک می کنیم. ردیف جدیدی با عنوان Then by به کادر Sort اضافه می شود.

بار دیگر منوی Column را از ردیف Then by باز کرده و این بار گزینه «نام خانوادگی» را انتخاب می کنیم.

در پایان روی دکمه OK کلیک می کنیم. نتیجه مرتب سازی براساس دو ستون «رشته تحصیلی» و «نام خانوادگی» مانند لیست زیر خواهد شد.

فیلتر کردن اطلاعات در excel

در لیست های طولانی برای مشاهده داده های خاص می توان از قابلیت Filter استفاده کرده و نمایش اطلاعات را براساس یک یا چند داده خاص محدود کرد.

فرض کنید در مثال فوق، لیست متنوعی از رشته های تحصیلی را داشتیم و می خواستیم در این لیست فقط اطلاعات کسانی را که در رشته کامپیو‌تر تحصیل کرده اند، مشاهده کنیم.

برای اینکار یکی از سلول های لیست را انتخاب کرده و از زبانه Data بخش Sort & Filter بر روی دکمه Filter کلیک کنید.

اگر روی فلش پایین رونده در ستون رشته تحصیلی کلیک کنید، خواهید دید که در بخش Text Filters گزینه Select All انتخاب شده است. با کلیک در کادر انتخاب گزینه Select All انتخاب فعلی لغو شده و می توانید تنها گزینه «کامپیو‌تر» را انتخاب کنید.

پس از کلیک روی دکمه OK، داده های لیست فیلتر شده و تنها رکوردهایی که از «کامپیو‌تر» هستند، نمایش داده می شوند.

کنترل اعتبار داده‌های ورودی

اکسل قادر است که اعتبار یا درستی داده ها را در هنگام وارد کردن آنها، کنترل کند.

برای اینکار باید قبل از ورود داده ها، برای سلول های مربوطه، «شرایط اعتبار» را تعریف کرد. برای کنترل اعتبار داده های ورودی، از زبانه Data بر روی گزینه Data Validation کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه Data Validation… را انتخاب کنید.

اکنون کادر Data Validation باز می شود. با استفاده از این کادر می توان شرایط مجاز ورود داده ها، پیغام های ورودی و پیغام های خطا را تعریف کرد.

برای تعریف شرایط مجاز در پنجره فوق، از زبانه Settings استفاده می شود.

گزینه Allow در این قسمت، لیستی از شرایط مختلف را ارائه می دهد.

در این پنجره، از گزینه Any Value برای دریافت بدون قید و شرط تمام داده ها، از گزینه  Whole Number برای دریافت اعداد، از گزینه Decimal برای دریافت اعداد اعشاری، از گزینه List برای دریافت اقلام نامبرده، از گزینه  Date برای دریافت تاریخ، از گزینه Time برای دریافت ساعت، از گزینه Text length برای دریافت متن با تعداد کاراکترهای مشروط و از گزینه Custom نیز برای دریافت محتوای برابر با فرمول استفاده می شود.

پس از انتخاب گزینه مناسب از لیست Allow بخش Data در زیر آن فعال می شود. در این بخش می توانید دامنه مجاز را با استفاده از عملگرهای مقایسه ای لیست Data تعیین کنید.

پس از تعریف شرایط مجاز، می توانید یک پیغام تعریف کنید که در حین ورود داده ها، شرایط مجاز را به کاربر یادآوری کند.

برای این منظور بر روی زبانه Input Message کلیک کرده و در قسمت Title عنوان پیغام و در قسمت Input message متن پیغام را وارد کنید.

از زبانه آخر (Error Alert) نیز برای نوشتن پیغام خطا استفاده می شود. با تعریف محدوده مجاز داده ها، در صورت ورود داده اشتباه، این خطا توسط اکسل به کاربر اعلام خواهد شد. برای نوشتن پیغام خطا به دلخواه خود در قسمت Title عنوان پیغام و در قسمت Message Error متن پیغام را وارد کنید.

یکی از مفیدترین ویژگیهای برنامه Excel، قابلیت پر کردن داده های متوالی بصورت خودکار می باشد. که به این عمل Auto fill گویند. داده های متوالی می توانند مجموعه ای از داده ها بصورت 1و2و3و4 ….. یا 10و20و30…. یا از حروف A,B,C,…. تشکیل شده باشند. همچنین می تواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماههای سال باشند. حتی می توان مجموعه ای از داده ای خاص را تعریف کرد.
برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم.

1- چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را در سلولهای متوالی می نویسیم.

2- این مقادیر را انتخاب می کنیم.

3- مکان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شکل (+) در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم.

4- حال به طرف پایین یا راست Drag می کنیم.

5- به این ترتیب با رها کردن کلید ماوس خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر می شوند.

اصطلاح: به اشاره گر ماوس در حالت auto fill, fill hand گفته می شود.

ایجاد لیست جدید خودکار دراکسل:

اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا کنیم، پر کردن خودکار انجام نمی شود. چون حروف الفبا جزء لیستهای آماده نیست پس باید ایجاد شود. برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام می دهیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Options

3- انتخاب Custom list: tab

4- انتخاب New list در کادر Custom list

5- تایپ اطلاعات در قسمت List entries (بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter می کنیم.)

6- انتخاب دکمه add

7- Ok

ایجاد یک لیست خودکار بر اساس لیست موجود در صفحه:

اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم بصورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Option

3- انتخاب Custom list: tab

4- روی دکمه Collapse dialog () که در انتهای کادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می کنیم. تا پنجره مینیمایز شود.

5- انتخاب لیست در صفحه

6- روی دکمه Collapse Dialog () که در انتهای کادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click می کنیم. تا Resizeشود.

7- انتخاب دکمه Import

8- OK

نکته:

اصطلاحا به icon ای که در انتهای برخی از text box ها قرار دارد callaps dialog گفته می شود. می توانیم بجای انجام مراحل 4و5و6 در کادر Import، آدرس سلولهایی که لیست در آنها قرار دارد را تایپ کنیم.
ویرایش لیست خودکار
می توانیم لیستهایی را که ایجاد کرده ایم ویرایش کنیم. یعنی اطلاعاتی را حذف کنیم. ویرایش کنیم یا اضافه کنیم. برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم:
1- انتخای منوی Tool

2- انتخاب گزینه Option

3- انتخاب Custom list: tab

4- انتخاب لیست مورد نظر در کادر Custom list

5- کلیک در محل مورد نظر در کادر Entries List

6- ویرایش متن

7- OK

پاک کردن لیست خودکاردر excel:
اگر بخواهیم یک لیست خودکار راحذف کنیم تا دیگر پر کردن خودکار بر روی آن عمل نکند مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخاب گزینه Option

3- انتخاب Custom list: tab

4- انتخاب لیست مورد نظر در کادر Custom list

5- انتخاب گزینه delete

6- Ok

نکته:

لیست های آماده شده توسط email قابل حذف نیستند.

غیر فعال کردن Auto fill:

Auto fill بطور خودکار فعال است. جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی می کنیم:

1- انتخاب منوی Tools

2- انتخای منوی Options

3- انتخاب Tab: edit

4- کادر انتخاب Allow cell drag and drop را غیر فعال می کنیم.

5-ok

در حالت خوش بینانه فایل اکسل ما شامل پنج شیت است که چهار شیت اول آن ببیانگر اطلاعات فصلی با اسامی Bahar، Tabestan، Paiez و Zemestan هستند (در حالی که در عموم مواقع هر فایل اکسل بیان گر یک ماه و هر شیت بیان گر یک روز از آن ماه است و تعداد شیتها در این حالت برابر با 30 شیت خواهد شد) و درامد حاصله در هر فصل در  شیت مربوط به آن فصل ثبت شده باشد و درآمد کل هر فصل در سلول E2 آن شیت محاسبه شده باشد و بخواهیم سلول E2 در تمامی این شیتها را در سلول D3 از شیت پنجم به اسم FINAL محاسبه نماییم.

درحالت مبتدی، از آدرس دهی بین شیتها استفاده می شود و از فرمول ذیل درون سلول D3 استفاده می شود.

=Bahar!E2+ Tabestan!E2+ Paiez!E2+ Zemestan!E2

در این مثال شاید کار دشواری نباشد ولی در حالتی که فایل اکسل شامل 30 شیت باشد، نوشتن فرمول به صورت فوق بسیار سخت و ناامید کننده خواهد بود، مخصوصا اگر بخواهیم به دفعات آن را تغییر دهیم.

اما در حالت پیشرفته از فرمول نویسی سه بعدی استفاده می کنیم.همانطور که علامت “:” در آدرس دهی درون شیت به معنی تا است و عبارت E2:E10 به معنی سلول E2 تا E10 می باشد، در آدرس دهی سه بعدی می توان از این علامت به منظور آدرس دهی بین چند شیت استفاده نمود به گونه ای که عبارت Bahar:Zemestan به معنی شیت بهار و شیت زمستان و تمامی شیتهایی که بین این دو شیت قرار دارند می‌باشد، لذا عبارت

=SUM(Bahar:Zemestan!E2)

به معنی آن است که سلول E2 در شیت Bahar و Zemstan و هر شیت دیگری که بین این دو شیت قرار دارند جمع شوند. لذا به جای تابع قبلی به سادگی می توان از تابع فوق استفاده نمود.

در حالات مشابه به منظور جمع کردن ستوی E در تمامی شیتها، می توان از تابع ذیل استفاده نمود.

=SUM(Bahar:Zemestan!E:E)

گامهای آدرس دهی سه بعدی

در زمانی که اسم شیتها به صورت فارسی ثبت شده باشد یا از فاصله در اسم شیت ها استفاده شده باشد، نوشتن فرمول فوق کمی دشوار می شود، لذا در این حالات کافیه چهارگام زیر را اننجام دهیم.

1. بر روی سلولی که میخواهیم تابع را محاسبه نماییم رفته و عبارت =SUM(را وارد نموده.
2. سپس بر روی اولین شیت (شیت Bahar) کلیک کرده تا در قسمت فرمول بار فرمول به صورت =SUM(Bahar! نمایش داده شود.
3. بدون آن که بر روی سلولی کلیک کنید دکمه Shift از صفحه کلید را نگه داشته و بر روی آخرین شیت (شیت Zemestan) کلیک نموده تا فرمول در فرمول بار به صورت =SUM(Bahar:Zemestan! نمایش داده شود.
4. با رها کردن کلید شیف بر روی سلول E2 کلیک کرده تا فرمول به صورت =SUM(Bahar:Zemestan!E2 در بیاید و در نهایت با بستن پرانتز و زدن اینتر فرمول تکمیل می گردد.                                                                                                                    فرمت اعداد در اکسل                                                                                                                
   

   روشهای متعددی جهت نمایش اعداد ثبت شده درون سلولهای اکسل وجود دارد برای مثال تنظیمات مربوط به تعداد اعشار، نحوه نمایش اعداد مثبت و منفی و ….

    منظور بعد از انتخاب سلول یا محدوده اعداد، می توان از تب Home تنظیمات مربوط به نحوه نمایش اعداد را انجام داد ولی بهتر است بعد از انتخاب محدوده بر روی یکی از سلولها راست کلیک کرده و گزینه Format Cell را انتخاب نموده (یا از صفحه کلید دکمه Ctrl+1 را زده) و سپس از تب Number فرمت مد نظر را انتخاب نموده. در این قسمت حالت های ذیل وجود دارد:

    

   General

   در این حالت نحوه نمایش اعداد مطابق با حالت ورود آنها است بدین صورت که با وارد کردن دو رقم اعشار، دو رقم اعشار (به شرط صفر نبودن رقم اخر) به عنوان خروجی نمایش داده می شود و با وارد کردن یک رقم اعشار یک رقم اعشار به عنوان خروجی نمایش داده می شود.

    

   Number

   برخلاف حالت General در این حالت می توان تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار، جدا کننده سه رقم سه رقم اعداد و نحوه نمایش اعدا منفی را نیز انجام داد بدین صورت که در صورت تیک زدن چک باکس Use 1000 List Separator، در صورت بزرگتر از 1000 بودن عدد، ارقام آن سه رقم سه رقم جدا می شود
   

   به همین صورت عدد ثبت شده در قسمت Decimal Place بیانگر تعداد اعداد اعشاری عدد خروجی می باشد، برای مثال اگر در این قسمت عدد 2 وارد شود، در صورتی که کاربر در آن سلول مقدار 124 را وارد نماید خروجی به صورت 124٫00 نمایش داده می شود).

   در نهایت در قسمت پایین تنظیمات در باکس Navigate Number چهار حالت پیشنهادی برای نحوه نمایش اعداد منفی وجود دارد برای مثال می توان اعداد منفی را با یک علامت منفی نمایش داد یا بدون علامت منفی و به رنگ قرمز نمایش داد….

    

   Currency

   در حالت Currency علاوه بر تنظیمات مربوط به قسمت Number می توان نماد پولی مد نظر را نیز از قسمت Symbol انتخاب نمود بدین صورت که با انتخاب کردن نماد ریال از این قسمت، در صورتی که کاربر عدد 125 را درون سلول ثبت نماید، مقدار 125 ریال درون سلول نمایش داده می شود.

    

   Accunting

   حالت Accunting بسیار مشابه با حالت Currency می‌باشد با این تفاوت که در این قسمت تنظیمات مربوط به نحوه نمایش اعداد منفی و جدا کننده سه رقم سه رقم اعداد از استاندارد حسابداری استفاده می شود کاربر صرفا می تواند تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار یا واحد پولی را انجام دهد.

    

   Date

   این قسمت مربوط به تنظیمات تاریخ است که در آن نحوه نمایش تاریخ مشخص می شود. بعد از انتخاب Date در قسمت Type می توان از مدلهای مختلف پیشنهادی یکی از آنها را انتخاب نمود.

    

   Time

   این قسمت مربوط به تنظیمات نحوه نمایش زمان (ساعت) است بدین صورت که نحوه نمایش به صورت 24 ساعته باشد یا 12 ساعت و با علامتهای AM/PM یا این که به صورت تجمیعی نمایش داده شود. در این قسمت بعد از انتخاب گزینه Time کافی است از بین حالاتپیشنهادی در قسمت Type حالت مد نظر را انتخاب نماییم.

    

   Percentage

   این حالت جهت نمایش اعداد به صورت درصد استفاده می شود و با انتخاب Percentage به عنوان فرمت مد نظر، کاربر تنها می تواند تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار را تغییر دهد. در صورت انتخاب فرمت Percentage برای یک سلول بعد از وارد کردن عدد در آن سلول، نماد درصد در کنار آن عدد نمایش داده می شود.

   Fraction دراکسل
   

   فرمت Fraction به منظور نمایش اعداد به صورت کسر مورد استفاده قرار می گیرد بدین صورت که اگر بخواهیم عدد ثبت شده درون یک سلول را به جای 0٫5 به صورت 1/2 نمایش دهیم کافی است بعد از انتخاب آن سلول، از قسمت تنظیمات اعداد حالت Fraction را انتخاب نماییم.

    

   Scientific

   Scientific یا نماد علمی به منظور نمایش اعداد بسیار بزرگ یا بسیار کوچک مناسب می باشد. در نماد علمی اعداد به صورت مضربی از توان n ام 10 نمایش داده می شود بدین صورت که تنها یک رقم قبل از اعشار نگه داشته می شود و سایر ارقام بعد از اعشار نمایش داده می شوند، و عدد حاصل در توان مثبت یا منفی از 10 ضرب می شود برای مثال عدد 1256 به صورت نماد علمی به شکل 1٫25x10³ نمایش داده می شود.

   
   Text

   حالت Text جهت نمایش مقادیر متنی یا نمایش صفر قبل از عدد به کار میرود، برای مثال اگر بخواهیم درون یک سلول شماره موبایل ثبت نماییم، کافی است، قبل از ورود اطلاعات درون آن سلول فرمت آن سلول را بر روی Text قرار دهیم.

    

   Special

   این حالت تنظیمات عمومی برای کدپستی یا Id-Number می‌باشد ولی فرمت تعریف شده مناسب برای کشور ایران نیست.

    

   Custome

   اگر بخواهیم هر فرمت دیگری به غیر از فرمتهایی که در بالا گفته شد ایجاد نماییم، یاید از قسمت Custome استفاده نمود.                                                                               امید واریم از آموزش اکسل امروز اکسل نیز لذت برده باشید                                            موفقیتهایتان مستدام
   

 توابع تبدیل حروف کوچک و بزرگ LOWER: تمامی کاراکتر‌ها را به حروف کوچک تبدیل می‌کند.
 PROPER: کاراکتر‌های موجود در یک متن را به حالت استاندارد تبدیل می‌کند.
 UPPER: تمامی کاراکتر‌ها را به حروف بزرگ تبدیل می‌کند.

 تبدیل حروف به اعداد به یکدیگر
 CHAR: تبدیل کد ASCII به حروف.
 CODE: تبدیل حروف به کد ASCII.

 جایگزین کردن قسمتی از یک رشته متن
 REPLACE: جای کاراکتر مورد نظر کاراکتر دیگری را قرار می‌دهد.
 SUBSTITUTE: جای عبارت درج شده در یک جمله عبارت دیگری را قرار می‌دهد.

 توابع دستیابی به قسمتی از یک رشته CONCATENATE: به هم چسباندن دو یا چند متن.
 LEFT: نمایش ‌تعداد حروف سمت چپ سلول مورد نظر.
 MID: نمایش بخشی از یک کلمه.
 RIGHT: نمایش ‌تعداد حروف سمت راست سلول مورد نظر
 REPT: تکرار عبارتی خاص را به تعداد مشخص.

 توابع اطلاعاتی 

 LEN: شمارش تعداد کاراکترهای موجود در یک سلول.
 FIND: پیدا کردن حروف مورد نظر خود در یک عبارت(حساس به کوچکی و بزرگی).
 SEARCH: پیدا کردن حروف مورد نظر خود در یک عبارت.
 EXACT: مقایسه عبارت موجود در دو سلول.
 T: تشخیص متن بودن.

 توابع تبدیل انواع داده‌ها در اکسل
 VALUE:
 TEXT:
 FIXED:

توابع منطقی 

 توابع عملگر بولی
 AND: گزاره‌های مختلف را چک کرده و در صورت درست بودن تمامی آنها مقدار درست و در غیر این صورت مقدار نادرست را برمی‌گرداند.
 OR: گزاره‌های مختلف را چک کرده و در صورت درست بودن یکی آنها مقدار درست و در غیر این صورت مقدار نادرست را برمی‌گرداند.
 NOT: اگر مقدار‌های وارد شده با هم برابر باشند مقدار نادرست و اگر نابرابر باشند مقدار درست را برمی‌گرداند.

 توابع شرطی
 IF: تابع شرطی.
 IFERROR: طرح یه معادله و درصورت اشتباه بودن پیغام مورد نظر به نمایش در بیاید.

 توابع بازگرداننده مقادیر ثابت منطقی
 TRUE: مقدار True را برمی‌گرداند.
 FALSE: مقدار False را برمی‌گرداند.

 توابع اطلاعاتی

 توابع اطلاعات خطا
 ISERROR: اگر مقدار داده شده بدون خطا باشد مقدار نادرست را بازمی‌گرداند.
 ERROR.TYPE: به جای نمایش error یک عدد نمایش می‌دهد.

 توابع اطلاعاتی عددی
 ISNUMBER: تشخیص عدد بودن یا متن بودن.
 ISEVEN: تشخیص زوج بودن.
 ISODD: تشخیص فرد بودن.
 N: تبدیل هر عبارتی به عدد.

 توابع دیگر انواع داده
 ISBLANK: تشخیص خالی بودن یک سلول.
 ISLOGICAL: اگر جواب یک معادله درستی یا نادرستی بود عبارت true را نمایش می‌دهد د ر غیر این صورت عبارت false را نشان می‌دهد.
 ISTEXT: شناسایی توابعی که دارای متن می‌باشد.
 ISNONTEXT: مخالف تابع ISTEXT می‌باشد.
 ISREF: مشخص می‌کند که عبارت وارد شده یک محدوده از سلول ها است یا خیر.
 TYPE: مشخص کرد در داخل هر سلول چه نوع کاراکتری وجود دارد.
 (text، number، error value و...)

 تابع اطلاعات عمومی
 CELL: هر نوع اطلاعاتی که در مورد سلول مورد نظر بخواهیم در اختیار ما قرار می‌دهد.
 INFO: نمایش مشخصات سیستم.

 توابع بازگرداننده مقادیر ثابت
 NA: نمایش پیغام خطای #N/A.

توابع تاریخ و زمان

 توابع تاریخ و زمان
 DATE: تاریخ مورد نظر.
 TIME: زمان مورد نظر.

 توابع تاریخ و زمان فعلی
 NOW: نمایش تاریخ و زمان جاری سیستم.
 TODAY: نمایش تاریخ جاری سیستم.

 توابع سازنده زمان
 HOUR: از زمان فقط ساعت را نمایش می‌دهد.
 MINUTE: از زمان فقط دقیقه را نمایش می‌دهد.
 SECOND: از زمان فقط ثانیه را نمایش می‌دهد.

 توابع سازنده تاریخ
 DAY: از تاریخ فقط روز را نمایش می‌دهد.
 MONTH: از تاریخ فقط ماه را نمایش می‌دهد.
 YEAR: از تاریخ فقط سال را نمایش می‌دهد.
 WEEKNUM: مشخص می‌کند که در چندمین هفته از سال قرار داریم.
 WEEKDAY: مشخص می‌کند که در چندمین روز از هفته قرار داریم.

 توابع محاسباتی تاریخ
 EDATE: تاریخ را به عقب یا جلو ببریم.
 EOMONTH: مشابه تابع EDATE ولی با این تفاوت که وقتی تاریخ را به جلو می‌بریم آخرین روز آن ماه را به نمایش در می‌آورد.
 WORKDAY: شمارش روزهای کاری.
 WORKDAY.INTL: کاری مشابه با تابع WORKDAY را انجام می‌دهد، با این تفاوت که روزهای تعطیل را خودمان مشخص می‌کنیم.
 DAYS360: شمارش روز‌های بین دو تاریخ.
 NETWORKDAYS: شمارش روز‌های کاری بین دو تاریخ.
 NETWORKDAYS.INTL: شمارش روز‌های کاری بین دو تاریخ.
 (روزهای تعطیل را خودمان مشخص می‌کنیم.)

 توابع آدرس دهی و جستجو

 توابع آدرس دهی به سلول
 ADDRESS: آدرس دهی در اکسل.
 INDEX: برای ارجاع از یک یا چند سلول استفاده می‌شود.
 INDIRECT: با وارد کردن یک رشته آن را تبدیل به یک مرجع سلول می‌کند.
 OFFSET: تعیین محدوده‌ای از سلول ها می‌باشد.

 اطلاعات سطر، ستون و محدوده
 ROW: مشخص می‌کند در چندمین ردیف قرار داریم.
 COLUMN: مشخص می‌کند در چندمین ستون قرار داریم.
 ROWS: همانند تابع ROW می‌باشد، ولی با این تفاوت که شما می‌توانید مقدار چندین سلول را وارد نمایید.
 COLUMNS: همانند تابع ROWS عمل می‌کند ولی با این تفاوت که مجموعه ردیف‌ها را شمارش می‌کند.
 AREAS: وظیفه شمارش محدوده‌ها را دارد.

 توابع جستجوی داده
 HLOOKUP: به صورت افقی به دنبال عبارت مورد نظر می‌گردد.
 VLOOKUP: به صورت عمودی به دنبال عبارت مورد نظر می‌گردد.
 LOOKUP: در یک مجموعه از داده‌ها به دنبال یک مقدار می‌گردد
 CHOOSE: در یک لیست به صورت رشته شما با وارد کردن یک عدد رشته مورد نظر در لیست را به نمایش در می‌آورد.
 MATCH: موقعیت نسبی موردی را در یک آرایه مشخص می‌کند.

 سایر توابع مربوط به این بخش
 HYPERLINK: لینک دادن به یک سلول.

توابع ریاضی در اکسل

 اطلاعات اولیه اعداد
 ABS: محاسبه عملیات قدر مطلق.
 SIGN: تشخیص مثبت یا منفی بودن عدد.
 GCD: بزرگترین مقسوم علیه دو یا چند عدد را بدست می‌آورید
 LCM: کوچکترین مضرب مشترک دو یا چند عدد را نمایش می‌دهد.

 عملگرهای ریاضی در excel
 SUM: محاسبه عملیات جمع.
 POWER: عدد اول را به توان عدد دوم می‌رساند.
 SQRT: محاسبه جذر عدد مورد نظر.
 QUOTIENT: استفاده از این تابع می‌توان قسمت صحیح تقسیم دو عدد را بدست آورد.
 MOD: محاسبه باقیمانده دو عدد.
 AGGREGATE: مجموعه چندین تابع.
 SUBTOTAL: مجموعه چندین برنامه کاربردی.

 توابع گرد کننده در اکسل
 CEILING: عدد ورودی اول را به ضریب بزرگتر یا مساوی عدد ورودی دوم در میاورد.
 EVEN: عدد را به اولین عدد بزرگ و زوج تبدیل می‌کند.
 FLOOR: عدد ورودی اول را به ضریب کوچکتر یا مساوی عدد ورودی دوم در میاورد.
 INT: عدد مورد نظر را گرد می‌کند و به صورت یک عدد صحیح نمایش می‌دهد.
 MROUND: عدد ورودی اول را به ضریب نزدیکترین عدد ورودی دوم در میاورد.
 ODD: تبدیل عدد به اولین عدد فرد.
 ROUND: گرد کردن اعداد.
 ROUNDDOWN: وظیفه گرد کردن در یک محدوده از تعداد رقم اعشار یا صحیح به سمت پایین را دارد.
 ROUNDUP: وظیفه گرد کردن در یک محدوده از تعداد رقم اعشار یا صحیح به سمت بالا را دارد.
 TRUNC: مقدار اعشار یا عدد صحیحی که می‌خواهیم نمایش بدهیم.

 جمع شرطی SUMIF: جمع اعداد با شرایط مورد نظر.

 عملیات‌های پیشرفته ریاضی در اکسل پیشرفته
 SUMPRODUCT: برای ضرب کردن اعداد استفاده می‌شود.
 SUMSQ: به توان دو رساندن اعداد.
 SUMX2MY2: این تابع که علاوه بر این که عددها را به توان دو می‌رساند دو به دو از هم کم می‌کند و نتیجه را با هم جمع می‌کند.
 SUMX2PY2: این تابع که علاوه بر این که عددها را به توان دو می‌رساند دو به دو با هم جمع می‌کند و نتیجه را با هم جمع می‌کند.
 SUMXMY2: اعداد مورد نظر را اول از هم کم می‌کند و سپس به توان دو می‌رساند.
 SERIESSUM: مجموعه سری توانی.

 توابع ماترسی
 MDETERM: محاسبه دترمینال ماتریس.
 MINVERSE: معکوس یک ماتریس مربعی.
 MMULT: محاسبه ضرب دو ماتریس.

 محاسبه فاکتوریل
 FACT: محاسبه فاکتوریل.
 FACTDOUBLE: ضرب اعداد بین دو عدد مورد نظر(اگر عدد وارد شده فرد باشد فقط اعدا فرد را ضرب می‌‌کند و بالعکس).
 MULTINOMIAL: محاسبه فرمول

 توابع متفرقه در اکسل
 COMBIN: محاسبه تعداد جابجایی‌ها بدون توجه به ترتیب قرارگیری.
 ROMAN: عدد ورودی را به صورت لاتین نمایش می‌دهد.

 اعداد تصادفی RAND: یک عدد تصادفی بین صفر تا یک
 RANDBETWEEN: یک عدد تصادفی بین دو عدد مورد نظر ما

 توابع مثلثات
 PI: نمایش عدد پی.
 SQRTPI: عدد مورد نظر را در عدد π ضرب می‌کند و سپس جذر آن عدد را نمایش می‌دهد.
 DEGREES: تبدیل زاویه برحسب رادیان به درجه.
 RADIANS: تبدیل درجه را به رادیان.
 COS: محاسبه مقدار کسینوس یک عدد.
 ACOS: محاسبه آرک کسینوس.
 COSH: محاسبه کسینوس هیپر‌بلیک.
 ACOSH: محاسبه آرک کسینوس هیپر‌بلیک.
 SIN: محاسبه سینوس یک عدد.
 ASIN: محاسبه آرک سینوس.
 SINH: محاسبه سینوس هیپر‌بلیک.
 ASINH: محاسبه آرک سینوس هیپر‌بلیک.
 TAN: محاسبه تانژانت.
 ATAN: محاسبه آرک تانژانت.
 TANH: محاسبه تانژانت هیپر‌بلیک.
 ATANH: محاسبه آرک تانژانت هیپر‌بلیک.

اکسل یک نرم‌افزار ساده برای گردآوری و تحلیل داده‌ها می‌باشد. یکی از کارهای ساده‌ای که می‌توانید با کمک اکسل انجام دهید، طراحی صفحاتی برای انجام خودکار یک سلسله از محاسبات است. این نوع صفحات حکم ماشین‌حساب تعمیم‌یافته‌ای را دارند که می‌توانند محاسبات پیچیده‌تر و کاربردی‌تری را انجام دهند. گاهی لازم است که داده‌های ورودی، نوع و دامنه‌ی مشخصی را داشته باشند. اکسل امکاناتی دارد که به واسطه آن می‌توانید کاربر را برای وارد کردن داده‌ها در هر خانه محدود کنید تا هم از ورود داده‌های اشتباه جلوگیری کنید و هم اینکه کاربر را در وارد کردن اطلاعات راهنمایی‌ کنید.

منوها در نسخه‌های 2007 و 2010 اکسل، به صورت روبان (ribbon) هستند. روی هر منو که کلیک کنید، روبان مربوطه باز می‌شود. اگر روبان Data را انتخاب کنید، در بخش Data Tools می‌توانید روی Data Validation یا همان "اعبتارسنجی داده‌ها در اکسل " کلیک کرده و نوع و دامنه‌ی داده‌ی ورودی در خانه‌‌ی مربوطه از  اکسل را تعیین کنید.

منوی مربوط به Data Validation سه tab دارد. tabهای دوم و سوم به ترتیب برای تنظیم پیغام ورودی و هشدار خطا می‌باشند که در صورت تمایل می‌توان پیغام‌های لازم را در آنها درج کرد.

مثلا اگر نوع داده را از نوع list انتخاب کنید و در بخش source مقادیر ممکن برای ورودی را تایپ کنید، هنگام ورود اطلاعات با یک لیست محدود از داده‌ها روبرو خواهید شد.

حال اگر OK را بزنیم و در صفحه اکسل، روی خانه‌ای که برایش اعتبارسنجی داده تعریف‌ کرده‌ایم برویم، با یک لیست برای ورود داده روبرو می‌شویم

از Data Validation می‌توان برای تعریف انواع دیگر داده نیز استفاده کرد. مثلا اگر در یک خانه‌ی اکسل قرار است طول قد بر حسب سانتی‌متر وارد شود، می‌توان تنظیم کرد که داده‌ی ورودی به صورت یک عدد صحیح بین 100 تا 300 باشد. در این صورت اگر به اشتباه عدد 1.80 (بر حسب متر) وارد شد، کاربر با پیغام خطا در EXCEL مواجه شود و این امکان را به دست می‌آورد که داده‌اش را تصحیح کند و ادامه‌ی محاسبات‌اش دچار اشکال نشود.                                                                                                                             امیواریم از آموزش اکسل امروز نیز لذت برده باشید 

بعضی اوقات لازم است که فایلی را با گذاشتن پسورد محافظت کنیم. برای این کار باید مطابق شکل بر روی Save As که در برگه File است کلیک کنیم.

 بر روی دکمه Tools و سپس General Options کلیک کنید.

در کادر باز شده می توانید دو پسورد را وارد کنید، اولی پسوردی برای اجازه دادن بازشدن فایل و دومی جهت مجاز کردن اعمال تغییرات و ویرایش فایل

بعد از تایید (OK) پنجره قبلی، لازم است در کادر بازشده جدید مجدداً همان پسورد را وارد نمایید.

فقط توجه کنید که رمز را فراموش نکنید وگرنه شاید مجبور شوید فایل را هم به کلی فراموش کنید.:)

آخرین مرحله هم تعیین یک نام و فشردن دکمه Save است.

حالا در صورتیکه فایل جدید را بخواهید باز کنید، نرم افزار از شما رمز عبور میخواهد.

این ترفند برای وقتیکه فایل صورت وضعیت اکسل دارید و یا هر فایلی که اطلاعات مالی و مهم را در خود دارد بسیار کاربردی است.                                                                                                               توابع متنی در اکسل                                                                                                               

اکسل دارای توابع بسیار کاربردی برای کار با متن است.

چسباندن چند متن با کاراکتر &در excel

 برای اتصال چند عبارت در سلول باید از کاراکتر & استفاده کنیم.

تابع LEFT هم برای استخراج کاراکترهایی که در سمت چپ یک متن هستند استفاده می گردد. مشابه همین رفتار را برای تابع RIGHT داریم.

تابع LEN هم برای بیرون کشیدن تعداد کاراکتر یک عبارت متنی استفاده می شود.

تابع FIND دراکسل بر اساس پارامتر ورودی داخل عبارت جستجو کرده و در صورتیکه بتواند آنرا در عبارت پیدا کند، موقعیت آنرا به کاربر نمایش می دهد.

تابع متنی SUBSTITUTE هم سه آرگومان می گیرد؛ اولی عبارت متنی اصلی است، دومی عبارتی که باید در داخل متن اصلی به جستجویش بپردازد و در نهایت در صورتیکه عبارت مورد نظر را یافت آنرا با آرگومان سوم تعویض می کند.

کلیدهای میان بر قالب بندی متن

تغییر قلم F+Shift+‍Ctrl

تغییر اندازه قلم P+Shift+‍Ctrl

پررنگ کردن قلم B+‍Ctrl

ایتالیک کردن قلم I+‍Ctrl

زیر خط دار کردن قلم U+‍Ctrl

دو زیر خط دار کردن قلم D+Shift+‍Ctrl

حذف قالب بندی کاراکتر Space Bar+‍Ctrl

فضای خطوط تنها پاراگراف 1+‍Ctrl

فضای دو برابر خطوط پاراگراف 2+‍Ctrl

فضای 5/1 برابر خطوط پاراگراف 5+‍Ctrl

تراز بندی وسط پاراگراف E+‍Ctrl

تراز بندی چپ پاراگراف L+‍Ctrl

تراز بندی راست پاراگراف R+‍Ctrl

تراز بندی از دو طرف پاراگراف J+‍Ctrl

برجسته کردن پاراگراف از چپ M+‍Ctrl

برجسته کردن پاراگراف ازراست M+shift+‍Ctrl

حذف قالب بندی پاراگراف Q+‍Ctrl

به روز رسانی فیلدها F9

تغییر روش نمایش فیلد منتخب Shift+F9

تغییر روش تمام فیلدهای سند Alt+F9

کاهش یا افزایش اندازه قلم به اندازه یک رقم [+Ctrlا]

تغییر اندازه قلم به اندازه پیش فرض قبلی یا بعدی Ctrl+Shiftا>

تبدیل حروف عادی به حالت دو زیر خط و برعکس D+Shift+‍Ctrl

تبدیل حروف عادی به اندیس دار پایین و برعکس =+Ctrl

تبدیل حروف عادی به اندیس دار بالا و برعکس =+Ctrl+Shift

تبدیل ابتدای کلمات به حروف کوچک یا بزرگ AK+shift+‍Ctrl

تغییر قلم جاری F+Shift+‍Ctrl

تغییر قلم جاری F+Shift+‍Ctrl

تغییر اندازه قلم جاری F3+Shift

ایجاد تو رفتگی از سطر بعدی P+Shift+‍Ctrl

حذف تو رفتگی سطر بعدی +T‍Ctrl

حذف تو رفتگی سطر دوم T+Shift+‍Ctrl

انتخاب همه سند A+‍Ctrl

درج یک شکستگی سطری Enter+Shift

انتقال به سطر یا صفحه بعدی Ctrl+Enter

اشکار یا پنهان نمودن علایم H+Shift+‍Ctrl

کلیدهای میان بر صدا در اکسل

خاموش/روشن نمودن میکروفن Winkey+V

انتقال بین دو حالت دیکته و فرمان صوتی Winkey+T

فعال کردن حالت تصحیح Winkey+C

کلیدهای میان بر منوهادر EXCEL

فعال شدن اولین عنوان نوار منو ALT

فعال شدن منوی Alt + F File

فعال شدن منوی Alt + E Edit

فعال شدن منوی Alt + V View

فعال شدن منوی Alt + I Insert

فعال شدن منوی Alt + O Format

فعال شدن منوی Alt + T Tools

فعال شدن منوی Alt + A Table

فعال شدن منوی Alt + W Windows

فعال شدن منوی Alt + H Help

چاپ در excel:

امکانات چاپ در excel یکی از قوی ترین و قدرتمند ترین امکانات چاپ در مجموعه office است. در excel کنترل کامل شما روی محدوده چاپ بسیار جذاب بوده و احساس راحتی به شما می دهد. حتما” در word تجربه کرده اید که محدوده چاپ شما همان صفحه سفید رنگی است که در اختیار شما قرار داردو این شما هستید که باید طوری با فونتها و فواصل باز ی کنید تامطلب مورد نظرتان در یک صفحه جا شود ولی در excel مرزهای چاپی هر صفحه را به راحتی می توانید تعیین کنید. این مرزهای چاپ هستند که خود را با محدوده صفحاتی که شما تعیین می کنید وفق می دهند.

می توانید هر صفحه را بایک ضریبی از اندازه آن چاپ کنید. در این صورت ممکن است فونت شماره 10 شما در اندازه فونت 14 چاپ شود.

از منو view گزینه Page Break Preview را انتخاب کنید تا محدودههای چاپ در قالب خطوط مرزی آبی رنگ مشخص شود. هر چه در این محدوده قرار بگیرد چاپ خواهد شد. با رنگ توسی کمرنگ در داخل صفحه شماره صفحه نوشته می شود که فقط محض اطلاع شماست و چاپ نمی شود , می توانید اشاره گر ماوس را روی این مرزهای آبی رنگ ببرید و با تغییر شکل ماوس آنرا جابجا کنید. همیچنین با انتخاب یک سطر یا یک ستون به کمک گزینه Page Break از منوی Insert می توانید یک صفحه جدید برای چاپ ایجاد کنید. خطوط ابی رنگ نمایش داده شده به وسیله خط چین خطوطی هستند که خود excel به شما برای چاپ پیشنهاد داده است و خطوط نهایی مورد نظر شما نیستند.

در پیش نمایش چاپ نیز به کمک گزینه Setup به راحتی بزرگنمایی صفحه را می توانید مشخص کنید و بگویید بر حسب درصد صفحه چند برابر سایز واقعی خود نشان داده شود. همچنین می توانید مشخص کنیدکه جدول شما از نظر عرض در چند صفحه و از نظر طول در چند صفحه گنجانده شود , در همین جا می توانید حاشیه های کنار صفحه (margins) را نیز تنظیم نمایید.

[ آخرین بازنگری 16 مرداد 1389 ] [ نسخه چاپی ]

اگر بر روی سلولی که مطلبی در آن تایپ شده کلیک کنیم و بخواهیم قسمتی از آن را ویرایش کنیم کلید متنی سلول پاک می شود و برای رفع این مشکل به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم:

روش اول: بر روی سلول کلیک کرده و سپس در نوار فرمول کلیک کرده ویرایش را انجام می دهیم.

روش دوم: بر روی سلول Double کلیک کرده و ویرایش را انجام می دهیم.

ویرایش صفحات کاری:

انتخاب یک یا چند خانه:

1- توسط صفحه کلید:

– برای انتخاب یک خانه کافی است با مکان نما بر روی آن برویم.

– برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است ئکمه Shift را پایین نگه داشته و با مکان نما بر روی آن حرکت کنیم.

– برای انتخاب سطر جاری کافی است کلیدهای shift + spacebar را بفشاریم.

– برای انتخاب ستون جاری کافی است کلیدهای Ctrl + Spacebar را بزنیم.

برای انتخاب کاربرگ جاری کافی است کلیدهای Ctrl + shift + spacebar را بزنیم و یا Ctrl + A را می زنیم.

2- توسط ماوس:

– برای انتخاب یک خانه کافی است با ماوس بر روی آن کلیک کنیم.

انتخاب یک یا چند خانه:

1- توسط صفحه کلید:

– برای انتخاب یک خانه کافی است یا جهت نما (Arrow Key) بر روی آن برویم.

– برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است دکمه Shift را پایین نگه داشته و با کلیدهای جهت نما بر روی آن حرکت کنیم.

– برای انتخاب سطر جاری کافی است کلیدهای Shift + Spacebar را بفشاریم.

– برای انتخاب یک ستون کافی است کلیدهای Ctrl + Spacebar را بزنیم.

– برای انتخاب کاربرگ جاری کافی است کلیدهای Ctrl + Shift + Spacebar را بزنیم.

2- توسط ماوس

– برای انتخاب یک خانه کافی است با ماوس بر روی آن کلیک کنیم.

– برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است دکمه سمت چپ ماوس را پایین نگه داشته و روی خانه ها Drag کنیم.

– برای انتخاب یک سطر کافی است روی شماره سطر کلیک کنیم.

– برای انتخاب یک ستون کافی است روی حرف ستون کلیک کنیم.

– برای انتخاب یک کاربرگ کافی است بر روی سلول * کلیک کنیم.

نکته:

برای انتخاب تعدادی خانه غیر مجاور با ماوس به تنهایی یا صفحه کلید به تنهایی نمی توان انتخاب را انجام داد و باید از ماوس و صفحه کلید، هر دو استفاده کنیم. برای این کار کافی است کلید Ctrl را پایین نگه داشته و روی خانه های مورد نظر کلیک کنیم.

دستور بازگشت در اکسل:

می توانیم عمل انجام شده را برگردانیم. فرض کنید در سلول A1 عدد 10 را می نویسیم و سپس آن را پاک می کنیم. اگر در این زمان از دستور Undo استفاده کنیم. عدد 10 بر می گردد. برای استفاده از Undo به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم.

روش اول:

1- انتخاب منوی Edit

2- انتخاب Undo

روش دوم:

فشردن همزمان کلیدهای Ctrl + Z

روش سوم:

استفاده از آیکون Undo در نوار ابزار Standard

دستور Redo:

با این دستور می توانیم عمل Undo را برگردانیم. برای اجرای این دستور به یکی ار روشهای زیر عمل می کنیم:

روش اول:

1- منوی Edit

2- انتخاب Redo

روش دوم:

فشردن همزمان کلیدهای Ctrl + Y

روش سوم:

استفاده ار آیکون Redo در نوار ابزار Standard

نسخه برداری و انتقال سلولهادر EXCEL

نسخه برداری از سلولها:

1- موضوعات مورد نظر را انتخاب می کنیم.

2- به یکی از روشهای زیر Copy را انتخاب می کنیم

الف – استفاده ار آیکون کپی

ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Copy

ج – راست کلیک بر روی موضوع و انتخاب گزینه Copy

د- فشردن همزان کلیدهای Ctrl + C

3- کلیک بر روی مکانی که می خواهیم اطلاعات اضافه شوند.

4- با یکی از روشهای زیر Paste را انتخاب می کنیم:

الف- استفاده از آیکون Paste

ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Paste

ج- راست کلیک بر روی موضوع و انتخاب گزینه Paste

د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl + V

انتقال سلولها:

عمل انتقال مشابه عمل کپی است با این تفاوت که در انتقال، اطلاعات از مبدا به مقصد منتقل شده و دیگر مبدا اطلاعات وجود ندارند ولی در Copy یک نسخه از اطلاعات مبدا به مقصد منتقل می شود. بنابراین هم در مبدا و هم در مقصد اطلاعات را داریم.

1-انتخاب موضوعات مورد نظر

2- به یکی از روشهای زیر Cut را انتخاب می کنیم:

الف – استفاده از آیکون Cut

ب- انتخاب منوی Edit ‌، گزینه Cut

ج- راست کلیک بر روی موضوع مورد نظر و انتخاب گزینه Cut

د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl + X

3- کلیک بر روی محل انتقال موضوعات

4- به یکی از روشهای گفته شده در حالت قبل گزینه Paste را انتخاب می کنیم.

تذکر: وقتی که Copy یا Cut را انتخاب می کنیم، کادر چشمک زن به دور سلولهای انتخابی دیده می شود تا زمانی که این کادر وجود واشته باشد، Paste امکان پذیر است. و زمانی که این کادر چشمک زن از بین رفت عمل Paste انجام نمی شود. (تفاوت Excel با Word) زمانی این کادر چشمک زن از بین می رود که ما عمل دیگیر انجام دهیم.

اگر بخواهیم اطلاعاتی Copy یا Cut شده را داشته باشیم و دوباره از آنها استفاده کنیم، مراحل زیر را انجام می دهیم.

1- انتخاب منوی Edit

2- انتخاب Office clipboard

3- در Task Pan منوی Clipboard ظاهر می شود و ما می توانیم در یک لحظه 24 مورد را در Clipboard نگه داریم و از آن استفاده کنیم.

4- موردی را که می خواهیم Paste کنیم انتخاب می کنیم (در پنجره Clip Board)

5- در محل مورد نظر روی Sheet کلیک می کنیم. 6- Paste می کنیم.

اگر بخواهیم همه موضوعات موجود در Clip board یک باره Paste شود کافی است در برنامه Clipboard روی Paste Cell، کلیک کنیم.

تذکر: اگر بر روی یک موضوع دوبار Ctrl+c را پشت سر هم بفشاریم. پنجره Clipboard باز می شود.

حذف سلول  و پاک کردن محتویات خانه ها در اکسل:

1-پاک کردن سلول و حذف سلول:

در Excel دو مفهوم برای حذف داریم، یکی حذف محتویات یا به اصطلاح درست تر پاک کردن محتویات سلول و یکی حذف سلول، در پاک کردن محتویات فقط محتویات سلول پاک شده و خود سلول برجای ماند ولی در حذف سلول در حقیقت تکه انتخاب شده به طور کامل حذف می شود. در این حالت خود سلول و محتویات آن از بین می روند حال به توضیح این در مورد می پردازیم.

2-پاک کردن محتویات خانه ها:

روش اول:

1- خانه های مورد نظر را انتخاب می کنیم.

2- از منوی Edit، گزینه Clear را انتخاب می کنیم.

3- زیر منویی باز می شود که از آن Content را انتخاب می کنیم.

روش دوم:

1- سلول را انتخاب کرده

2- دکمه del صفحه کلید را می زنیم.

روش سوم:

1- بر روی سلول کلیک راست کرده

2- Clear Content را انتخاب می کنیم.

حذف سلول:

1- انتخاب سلول های مورد نظر

2- انتخاب Delete به یکی از روشهای زیر:

الف – Edit – delete

ب – R.C – delete

3- باید دقت داشته باشیم در این مرحله سلول ها حذف می شوند و در نتیجه به جای آنها حفره ایجاد می شود که باید سلولهای اطراف جایگزین این فضای خالی شوند. پس برای پر کردن فضای خالی در این مرحله متونی ظاهر شده که شامل گزینه های زیر است.

الف – Shift Cell Left:

باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جای آن می شود.

ب- Shift Cells Up:

خانه زیرین خانه پاک شده را بجای آن منتقل می کند.

ج- Entire Row:

سطر زیرین خانه پاک شده را به جای سطری که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل می کند.

د- Entire Column:

ستون سمت راست خانه پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل می کند.

نکته:

اگر محیط فارسی بجای ستون سمت راست، ستون سمت چپ جایگزین می شود.

برای ایجاد یک فایل جدید یا یک Bookجدید به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم.

روش اول: کلیک بر روی آیکون New

روش دوم: Ctrl + N (یک Book خالی) Blank Work Book – Task Pam ظاهر می شود – New – File

بستن یک Book باز:

روش اول: کلیک بر روی آیکون Close موجود در انتهای نوار منو

روش دوم: File – Close

ممکن است با بستن یک فایل ظاهر شود که می پرسد می خواهید فایل را ذخیره کنید یا نه اگر No را بزنید فایل را دخیره نمی کند. آن را می بندد. اگر Yes را بزنیم فایل را ذخیره می کند و آن را می بندد

خروج از محیط Excel:

1- کلیک بر روی آیکون Close موجود ردر نوار عنوان

2- File – Exit

3- Alt+f4
ذخیره کردن Book ایجاد شده
1- به یکی از سه روش زیر Save را انتخاب می کنیم:
الف) Icon Save

ب) File – Save

ج) Ctrl+ S
2- پنجره ای باز شده که شامل قسمتهای زیر است:

الف) در سمت چپ صفحه تابلوی دیده می شود که برای دسترسی سریع به قستهای اصلی Win، مثل My Computer , My Document, Desktop است. کافی است بر روی گزینه مورد نظر کلیک کرده تا در صفحه سفید رنگ مقابل محتویات آن پوشه را ببینیم.

ب) Save in: در این قسمت مسیر ذخیره مکردن فایل را مشخص می کنیم، به طور پیش فرض فایلها در My Document ذخیره می شوند.

ج) File Name: نام فایل را تایپ می کنیم. به طور پیش فرض فایلها با اسامی Book1، Book2 و … ذخیره می شوند.

د) Create New Folder: ممکن است بخواهیم فایل ها را در پوشه جدیدی قرار دهیم برای این کار ابتدا یا Save in مسیر مورد نظر را انتخاب کرده سپس برروی این آیکون کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود و نام پوشه را می خواهد. نام پوشه را تایپ کرده و Ok می کنیم. پس از انجام تنظیمات بالا بر روی دکمه Save پنجره کلیک می کنیم.

ذخیره کردن Book ذخیره شده با نام دیگر در اکسل:

در منوی File علاوه بر Save گزینه save as هم وجود دارد. تفاوت این دو گزینه چیست؟

برای بار اول ذخیره سازی یک Book این در هیچ تفاوتی با هم ندارند. بر روی هر کدام که کلیک کنیم پنجره Save as باز می شود. ولی برای دفعات بعد (بعد از اینکه Book را ذخیره کردیم) اگر Save را انتخاب کنیم، دیگر پنجره ای باز نمی شود، و تغییرات بر روی فایل با همان نامی که انتخاب کرده ایم ذخیره می شود ولی اگر Save as را انتخاب کنیم مجدداً پنجره Save as باز شده و می توانیم فایل را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا با نام دیگر و در مسیر دیگر ذخیره کنیم.

تذکر: وقتی فایلی را با نامی ذخیره می کنیم این فایل در نوار عنوان ظاهر می شود.

ذخیره کردن Book روی دیسکت:

برای ذخیره کردن یک فایل بر روی دیکست باید در پنجره Save as، در قسمت Save in،:3.5 floppy A را انتخاب کنیم.

ذخیره کردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب:

اگر بخواهیم فایل Excel  را با فرمتی ذخیره کنیم که مانند یک صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید، کافی است مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی File

2- انتخاب گزینه as a web page save

نکته:

در این حالت فایل با پسوند.htm ذخیره می شود.
بازسازی Recovery Document
اگر Excel با مشکلی مواجه شود، در صدد ذخیره کردن کارپوشه های باز در هنگام برخورد با مشکل بر می آید در این حالت اگر دوباره اکسل را شروع کنیم پنجره Document Recovery باز شده و کلیه کارپوشه هایی که باز بوده اند را نمایش می دهد. کافی است بر روی کارپوشه مورد نظر کلیک کرده تا باز شود. در مقابل نام کار پوشه دو عبارت ممکن است دیده شود:
1- [Recover]: اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که Excel موفق به ذخیره کردن فایل شده است.

2- [original] اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست که این فایل، فایل با آخرین نسخه ذخیره شده است. و Excel در هنگام بروز مشکل آن را ذخیره نکرده است زیرا یا بعد از آخرین ذخیره، تغییری نکرده است و یا تغییرات انجام شده ولی نتوانسته ذخیره کند.

تذکر: ممکن است با هر دو عنوان فایل دیده شود می توانیم حالت Recovery را باز کرده و با فایل اصلی مقایسه کنیم و سپس ذخیره کنیم.
باز کردن صفحه ذخیره شده
می خواهیم فایلی را که قبلا ذخیره کرده ایم دوباره بیاوریم برای این کار:
1- پنجره Open را به یکی ار روشهای زیر باز می کنیم:

الف: Icon Open

ب: File – Open

ج: Ctrl + o

2- پنجره ای باز می شود که پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهای زیر است:

الف: Look in در این قسمت مسیری که فایل را در آن ذخیره کرده ایم انتخاب می کنیم.

ب: Icon View: کلیک بر روی این Icon منویی ظاهر می شود که حالتهای مختلف نمایش فایلها و پوشه های موجود در مسیر انتخاب شده را نمایش می دهد و شامل حالت های زیر است:

1- Thumbnails: این حالت مناسب فایلهای تصویری بوده و تصویر را نمایش می دهد.

2- Tiles: پوشه ها و فایلهای موجود را به صورت کاشی وار در دو ستون نمایش می دهد.

3- Icons: پوشه ها و فایلهای موجود را در 6 ستون نمایش می دهد.

4- List: پوشه ها و فایلهای موجود را در 15 سطر نمایش می دهد.

5- Details: پوشه ها و فایلهای موجود را با جزئیاتشان نمایش می دهد. در حالتهای قبل فقط نام فایلها نمایش داده می شود ولی در این حالت علاوه بر نام فایل، سایز آن، نوع و تاریخ ویرایش آن نمایش داده می شود.

6- Properties: با انتخاب این گزینه پنجره ی Open به دو تابلو تقسیم شده در تابلو سمت چپ نام فایل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصیات فایل مثل شخص ایجاد کننده آن، تاریخ تغییرات، نام کمپانی و … نمایش داده می شود.

7- Preview: پیش نمایش از فایل، نمایش داده می شود.

نکته:

برای بعضی از فایلها با انتخاب این گزینه در تابلو سمت راست پیام Preview not available نمایش داده می شود. برای رفع این مشکل باید بر روی فایل باز عملیات زیر را انجام دهیم:

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عملیات بالا، مجددا برروی آیکن Save، کلیک کنید.

تذکر: در صورتی که بخواهیم هر روز از کار پوشه ای استفاده کنیم و بخواهیم به طور خودکار با باز کردن Excel این کار پوشه باز شود و کافی است آن را در پوشه XL start قرار دهیم. این پوشه در هنگام نصب Excel ساخته می شود و مسیر آن یکی از دو مسیر زیر است.

C:/document and setting\ئی که در آن هستیم User \application data \ یا