نکات اصولی پیرامون کار با داده ها در اکسل

منجمد کردن ردیف ها و ستون ها در اکسل

ممکن است که بعضی وقتها مایل باشید تا بعضی از ستونها و یا ردیف ها را همیشه در همه قسمتهای برگه اکسل خود بتوانید ببینید، مخصوصا سلولهای هدر (عنوان). با استفاده از ویژگی انجماد سلولها یا ردیفها می توانید سلولهایی را منجمد کنید و هر وقت که در سلولهای دیگر بالا یا پایین می روید این سلولها همچنان در صفحه باقی بمانند. در تصویر زیر ما دو ردیف اول را منجمد کرده ایم، این ویژگی به ما اجازه می دهد تا علیرغم حرکت بین سایر سلولها بتوانیم این دو ردیف را همواره ببینیم. در آموزش دیگری به صورت خاص به این موضوع خواهیم پرداخت.

مرتب سازی اطلاعات در اکسل

با استفاده از ویژگی مرتب سازی اطلاعات به سرعت می توانید داده های یک برگه اکسل را از نو سازماندهی کنید. محتویات شما می توانند بصورت الفبایی، عددی، و خیلی روشهای دیگر مرتب سازی گردند. بعنوان مثال شما می توانید یک لیست از شماره تلفن های اشخاص را به سرعت بر اساس نام خانوادگی مرتب سازی کنید.

فیلتر کردن داده ها در  excel

فیلترها برای محدود کردن اطلاعات استفاده می شوند، و به شما اجازه می دهند تا فقط اطلاعاتی را که نیاز دارید ببینید. در مثال زیر ما با استفاده از ویژگی فیلتر کردن اطلاعات در اکسل، اطلاعات موجود در ستون B را فیلتر کرده ایم تا فقط داده هایی که در آن ها کلمات Laptop یا Projector وجود دارند، نمایش داده شوند.

خلاصه سازی داده ها

ویژگی subtotal در اکسل به شما اجازه می دهد تا به سرعت اطلاعات خود را خلاصه سازی کنید. در مثال زیر ما ویژگی subtotal را درمورد ستون T-shirt size استفاده کرده ایم، که به ما کمک می کند تا به سادگی متوجه شویم در هر سایزی چه تعداد تی شرت نیاز داریم.

قالب بندی اطلاعات به شکل جدولی

کاملا مشابه ویژگی قالب بندی سلولها، جداول می توانند ظاهر و احساس برگه های اکسل شما را بهبود ببخشند، علاوه بر آن ویژگی قالب بندی بصورت جداول به شما اجازه می دهد تا داده های خود را سازماندهی کنید تا استفاده از آنها راحتتر گردد. به عنوان مثال جداول یکسری ویژگیهای داخلی همچون مرتب سازی و فیلتر کردن مختص به همان جدول را دارند. اکسل چندین قالب بندی پیش ساخته شده برای جداول ارائه داده است.

تجسم کردن داده ها با استفاد از نمودارهای اکسل

تفسیر کردن یک فایل اکسل که اطلاعات زیادی داخلش وجود دارد مشکل می باشد. نمودارها به شما اجازه می دهند تا داده هایتان را بصورت گرافیکی ترسیم کنید، که کار تجسم داده ها و مقایسه آنها را برای شما تسهیل می کند.

افزودن قالب بندی های شرطی در EXCEL

فرض کنیم ما یک فایل اکسل با هزاران ردیف از اطلاعات داریم. اینکه بخواهیم اطلاعات شاخص و الگوها را در این همه اطلاعات پیدا کنیم کار فوق العاده سختی می باشد. ویژگی قالب بندی شرطی در اکسل، به شما اجازه می دهد تا قالب بندی خاصی مانند تصویر، آیکان، رنگ و... را به سلولهای خاصی که دارای مقادیر خاصی هستند اعمال کنید.

استفاده از ویژگی یافتن و جایگزینی در اکسل

وقتی با حجم زیادی از داده ها کار می کنید، پیدا کردن اطلاعات کار بسیار سخت و زمانبری است. شما با استفاده از ویژگی یافتن در اکسل به سادگی می توانید اطلاعات مورد نظرتان را پیدا کنید، همچنین با استفاده از ویژگی جایگزینی می توانید به سادگی آنها را تغییر بدهید.

عملگرهای ریاضی در excel

اکسل برای فرمولها از عملگرهای استاندارد مانند علامت بعلاوه (+) برای عملیات جمع، علامت منها (-) برای عملیات تفریق، علامت ستاره (*) برای عملیات ضرب، علامت اسلش رو به جلو (/) برای عملیات تقسیم، و علامت هشتک (^) برای عملیات به توان رساندن، استفاده می کند.



تمام فرمولها در اکسل باید با علامت برابر بودن (=) آغاز گردد.

درک ارجاع دادن به سلولها در اکسل

اگر چه شما می توانید با استفاده مستقیم از اعداد فرمولهای ساده ای در اکسل بسازید (بعنوان مثال 2+2= یا 5*5=)، اما غالبا شما از آدرس سلولها برای ساختن فرمولها استفاده خواهید کرد. این کار را ارجاع دادن به سلولها می نامند. استفاده از ارجاع سلولها باعث می گردد تا این اطمینان حاصل گردد که فرمولهای شما همیشه صحیح می مانند، زیرا شما می توانید مقدار سلولهای ارجاع داده شده را بدون اینکه به فرمول دست بزنید یا آن را بازنویسی کنید، تغییر بدهید.

وقتی که شما کلید اینتر را فشار دهید، فرمول محاسبه می شود

گر مقادیر داخل سلولهای ارجاع داده شده تغییر کنند، فرمول بصورت اتوماتیک فراخوانی شده و محاسبات را از نو انجام می دهد.

بوسیله ترکیب عملگرهای ریاضی و ارجاع به سلولها، شما می توانید فرمولهای ساده متنوعی در اکسل بسازید. فرمولها همچنین می توانند شامل ترکیبی از ارجاع به سلولها و اعداد نیز باشند. در مثال زیر این موضوع نشان داده شده است.

روش ایجاد یک فرمول در اکسل

در مثال زیر ما از فرمول ساده و ارجاع به سلولها استفاده می کنیم تا یک بودجه را محاسبه کنیم.

➊ سلولی را که می خواهید فرمول در آنجا قرار بگیرد را انتخاب کنید، در این مثال ما سلول D12 را انتخاب می کنیم.



➋ علامت برابر است با (=) را تایپ کنید. توجه داشته باشید که این علامت چگونه در سلول و همینطور نوار فرمول نمایش داده می شود.



➌ آدرس سلول اولی را که می خواهید در فرمول به آن ارجاع شود را تایپ کنید. در این مثل ما سلول D10 را تایپ می کنیم. یک حاشیه آبی در اطراف سلولی که به آن ارجاع شده است نمایان می شود.



➍ عملگر ریاضی را که می خواهید استفاده کنید را تایپ کنیدو در این مثال ما علامت جمع (+) را تایپ می کنیم.

➎ آدرس سلولی را که می خواهید بعنوان سلول دوم در فرمول مورد ارجاع قرار بگیرد را تایپ کنید. ما D11 را تایپ می کنیم. یک حاشیه قرمز دور سلول مورد ارجاع نمایان می گردد.



➏ دکمه اینتر در صفحه کلید را فشار دهید. فرمول محاسبه می شود، و مقدار محاسبه شده در سلول مربوط به فرمول نمایان می گردد. اگر دوباره سلول مربوط به فرمول را انتخاب کنید، متوجه خواهید شد که این سلول نتایج محاسبه را نشان می دهد، در حالیکه خود فرمول در نوار فرمول نمایش داده می شود.

اگر نتیجه فرمول بزرگتر از سلولی باشد که قرار است در آنجا نمایش داده شود، نتیجه با نشانه های پوند (#######) نمایش داده می شود. معنای این نشانه ها اینست که عرض سلول به اندازه کافی نیست و محتوا نمی تواند بصورت کامل نمایش داده شود. در این حالت به سادگی فقط عرض سلول را به اندازه کافی افزایش بدهید تا بتوانید نتایج را مشاهده کنید.

ویرایش مقادیر با ارجاع به سلولها

مزیت واقعی ارجاع به سلولها اینست که به شما اجازه می دهد تا بدون نیاز به بازنویسی فرمول، داده هایتان را در برگه ها تغییر بدهید. در مثال زیر، ما مقدار سلول D1 را از 1200 به 1800 تغییر می دهید. فرمول موجود در سلول D3 بصورت اتوماتیک دوباره نتیجه را محاسبه کرده و در سلول D3 نمایش می دهد.

اگر فرمول شما دارای اشکال باشد، اکسل همیشه این موضوع را به شما خبر نمی دهد، بنابراین بررسی صحت فرمول ها برعهده شما می باشد. در درسهای آینده در مورد نحوه بررسی مجدد فرمولها آموزشهایی را به شما خواهیم داد.

ایجاد فرمول با استفاده از روش اشاره و کلیک

به جای اینکه آدرس سلولها را بصورت دستی تایپ کنید، شما می توانید با اشاره ماوس و کلیک بر روی سلولها آنها را به فرمولتان اضافه کنید. این روش موجب صرفه جویی در زمان و در نتیجه بالارفتن کارآیی می گردد. در مثال زیر ما فرمولی خواهیم ساخت تا بهای سفارشات را محاسبه کند.

➊ سلولی را که می خواهید در آن فرمولتان را بنویسید انتخاب کنید، در این مثال ما سلول D4 را انتخاب می کنیم.



➋ علامت برابر است با (=) را تایپ کنید.

➌ سلولی را که می خواهید در ابتدای فرمول به آن ارجاع بدهید را انتخاب کنید.



➍ عملگر ریاضی مورد نظرتان را تایپ کنید. در این مثال ما عملگر ضرب (*) را تایپ می کنیم.

➎ سلول بعدی را که می خواهید در فرمول به آن ارجاع شود را انتخاب کنید.



➎ دکمه اینتر صفحه کلید را بفشارید. فرمول محاسبه می شود و نتایج آن نمایش داده می شود.

کپی کردن فرمولها با استفاده از ویژگی fill handle

فرمولها با استفاده از ویژگی fill handle می توانند به سلولهای مجاورشان کپی شوند. این ویژگی می تواند در زمان و بهره وری شما تاثیر مثبتی بگذارد.

➊ سلولی که فرمول در آن قرار دارد و قصد کپی کردنش را دارید انتخاب کنید.

➋ بعد از اینکه ماوس را رها کردید، فرمول به سلولهای انتخاب شده کپی می شود.

ویرایش یک فرمول در اکسل

گاهی اوقات ممکن است قصد تغییر یک فرمول را داشته باشید. در مثال زیر ما یک آدرس غلط را در یک فرمول استفاده کرده ایم و حالا می خواهیم تا اصلاحش کنیم.

➊ سلولی که فرمول در آن قرار دارد را انتخاب کنید. در مثال ما D12.



➋ بر روی نوار فرمول کلیک کنید تا بتوانید فرمول را اصلاح کنید. همچنین اگر بر روی سلول با ماوس دبل کلیک کنید امکان ویرایش در همان سلول هم فراهم می گردد.



➌ حاشیه ای در اطراف تمامی سلولهایی که در فرمول به آن ارجاع شده است نمایان می گردد. در این مثال ما قسمت اول فرمول را تغییر می دهیم. مقدار D10 را جایگرین D9 می کنیم.



➍ وقتی کارتان تمام شد دکمه اینتر را بفشارید.



➎ فرمول تغییر خواهد کرد و مقدار جدید محاسبه شده و نمایش داده می شود.

اگر نظرتان عوض شده باشد می توانید با فشردن کلید Esc روی صفحه کلید و یا دکمه کنسل در نوار فرمول عملیات ویرایش را لغو کنید.

برای اینکه تمامی فرمولهای موجود در برگه اکسل را بتوانید مشاهده نمایید می توانید از کلیدهای ترکیبی Ctrl+` استفاده کنید. با فشردن مجدد این کلید ترکیبی به وضعیت معمول قبل بر می گردید.

یکی از نکات بسیار کابردی در اکسل فرمت بندی سفارشی اعداد در اکسل است

با ما همراه باشید تا با تعدای از آنها آشنا شویم

فرمت سلول ها در اکسل

3. بر روی گزینه Custom در لیست کلیک کنید تا فرمت سفارشی اعداد باز شود. اکسل فرمت تنظیم‌شده در مرحله قبل را به‌صورت دستور زبانی که موردنظر خود می‌باشد، نشان دهد.

فرمت سفارشی اعداد در اکسل

مشخص است که دستور زبان فرمت انتخاب شده قبل به‌صورت

#,##0_);(#,##0)

می باشد. از این فرمت نترسید چند لحظه آینده همه آن‌ها را خودتان اصلاح خواهید نمود.

این دستورالعمل نوشتاری به اکسل می‌گوید که اعداد را چگونه نمایش دهد. این دستورالعمل شامل فرمت‌های مختلفی بوده که از طریق نقطه کاما (;) از هم تفکیک می‌گردند.

در شکل مذکور دو فرمت قرارگرفته که یکی سمت چپ نقطه کاما و دیگری سمت راست نقطه کاما قرار داده‌شده است. فرمتی که سمت چپ نقطه کاما قرار دارد برای اعداد مثبت اعمال‌شده و فرمتی که در سمت راست نقطه کاما قرار دارد برای اعداد منفی اعمال می‌شود؛ بنابراین در این مثال اعداد منفی با نمایش پرانتز در اطراف آن و اعداد مثبت به‌صورت عادی نمایش داده می‌شود.

توجه کنید که علامت _) در انتهای فرمت مثبت به اکسل می‌گوید که به اندازه یک پرانتز در انتهای اعداد مثبت فاصله بیاندازد. با این کار اعداد مثبت هم‌تراز با اعداد منفی (که پرانتز در اطراف آن قرار دارد)، در زیر هم و شکیل‌تر نمایش داده می‌شود.

به‌راحتی می‌توان فرمت ارائه‌شده را اصلاح نمود. برای مثال فرمت زیر را امتحان کنید:

+#,##0;-#,##0

در مثال بالا اعداد مثبت با علامت مثبت در سمت چپ آن (با جداکننده هزارگان) و اعداد منفی با علامت منفی در سمت چپ آن (با جداکننده هزارگان) شبیه اعداد زیر نمایش داده می‌شود.

+1,200

-15,000,000

به‌راحتی می‌توان این فرمت را برای نشان دادن اعداد به‌صورت درصد اصلاح کرد. فرمت زیر را در کادری که قبلاً اشاره شد، وارد کنید:

+0%;-0%

این دستورالعمل نوشتاری، اعداد را به‌صورت زیر نمایش می‌دهد:

+43%

-54%

می‌توان زیباتر عمل نمود و دستورالعمل نوشتاری را به‌صورت زیر وارد کرد:

0%_);(0%)

با این تغییرات اعداد قبلی به این صورت نمایش داده می‌شود:

 45%

(54%)

درصورتی‌که در دستورالعمل از نقطه کاما استفاده نکنید نشان‌دهنده این است که فقط یک فرمت را انتخاب کرده‌اید و این فرمت هم برای اعداد مثبت و هم اعداد منفی اعمال می‌شود.

خلاصه کردن اعداد بزرگ از طریق گرد کردن به ضرایب هزار، میلیون و … در اکسل

در قسمت قبل برای نمای اعداد بزرگ از جداکننده هزارگان استفاده شد. برای نمایش واضح‌تر اعداد بزرگ و گیج نکردن مخاطبان از نمایش سه رقم سمت راست هزارگان و شش رقم میلیون و … می‌توان صرفه نظر کرد. برای انجام این کار کافی است مراحل قبلی که برای فرمت سفارشی اعداد استفاده شد، انجام دهید. در کادر مربوطه این فرمت را وارد کنید (به کامای آخر توجه کنید):

از شکل مشخص است که دستور زبان فرمت انتخاب شده قبل به‌صورت

#,##0_);(#,##0)

می باشد. از این فرمت نترسید چند لحظه آینده همه آن‌ها را خودتان اصلاح خواهید نمود.

این دستورالعمل نوشتاری به اکسل می‌گوید که اعداد را چگونه نمایش دهد. این دستورالعمل شامل فرمت‌های مختلفی بوده که از طریق نقطه کاما (;) از هم تفکیک می‌گردند.

در شکل مذکور دو فرمت قرارگرفته که یکی سمت چپ نقطه کاما و دیگری سمت راست نقطه کاما قرار داده‌شده است. فرمتی که سمت چپ نقطه کاما قرار دارد برای اعداد مثبت اعمال‌شده و فرمتی که در سمت راست نقطه کاما قرار دارد برای اعداد منفی اعمال می‌شود؛ بنابراین در این مثال اعداد منفی با نمایش پرانتز در اطراف آن و اعداد مثبت به‌صورت عادی نمایش داده می‌شود.

توجه کنید که علامت _) در انتهای فرمت مثبت به اکسل می‌گوید که به اندازه یک پرانتز در انتهای اعداد مثبت فاصله بیاندازد. با این کار اعداد مثبت هم‌تراز با اعداد منفی (که پرانتز در اطراف آن قرار دارد)، در زیر هم و شکیل‌تر نمایش داده می‌شود.

به‌راحتی می‌توان فرمت ارائه‌شده را اصلاح نمود. برای مثال فرمت زیر را امتحان کنید:

+#,##0;-#,##0

در مثال بالا اعداد مثبت با علامت مثبت در سمت چپ آن (با جداکننده هزارگان) و اعداد منفی با علامت منفی در سمت چپ آن (با جداکننده هزارگان) شبیه اعداد زیر نمایش داده می‌شود.

«فرمت سفارشی اعداد» یکی از ابزارهای کاربردی اکسل برای نمایش اعداد محسوب می شود و مطمئن هستم خیلی از دوستانی که با اکسل کار می کنند حداقل یک بار سر و کارشون با شیوهی نمایش اعداد در اکسل افتاده؛ بعضی ها هم که هر روز با این موضوع روبرو هستند.

کاربرد نرم‌افزار اکسل اون قدر گسترده هست که فکر می‌کنم هیچ مدیر پروژه‌ یا کسی که در پروژه فعالیت می کند یک روز هم بدون این برنامه نتواند سر کند. بعضی مواقع فکر می‌کنم که دنیای بدون اکسل چقدر سخته و چقدر محاسبات وقت‌گیر و پیچیده خواهد بود. بااین‌حالی که بیش از 15 سال است که با اکسل کار می‌کنم اگر هرروز یک مطلب جدید از اون یاد بگیرم باز هم تعجب نخواهم کرد، چون می‌دانم دنیای این برنامه اون قدر گسترده و وسیع است که حالا حالاها باید باهاش کار کرد.

مفاهیم پایه‌ای فرمت سفارشی اعداد در اکسل

برای اعمال فرمت سفارشی اعداد به روش زیر عمل کنید

1. بر روی محدوده مورد نظرتون که می‌خواهید فرمت اعداد اون رو عوض کنید راست کلیک کنید و آیتم Format Cells رو انتخاب کنید تا پنجره Format Cells باز شود.
2. بر روی زبانه یا تب Number بروید و از لیستی که در پایین نشان داده‌شده گزینه Number رو انتخاب کنید (البته ناگفته نماند این روشی که ارائه می‌شود محدود به انتخاب Number نمی‌شه و هر گزینه‌ای که در لیست قرار داره رو می‌شه انتخاب کرد و سپس به مراحل بعدی رفت).

همان‌طور که نشان داده‌شده است، تعداد اعشار صفر، استفاده از کاما برای جداکننده هزارگان و همچنین استفاده از پرانتز برای نمایش اعداد منفی استفاده شده است.

فرمت سلول ها در اکسل

3. بر روی گزینه Custom در لیست کلیک کنید تا فرمت سفارشی اعداد باز شود. اکسل فرمت تنظیم‌شده در مرحله قبل را به‌صورت دستور زبانی که موردنظر خود می‌باشد، نشان دهد.

فرمت سفارشی اعداد در اکسل

از شکل مشخص است که دستور زبان فرمت انتخاب شده قبل به‌صورت

#,##0_);(#,##0)

می باشد. از این فرمت نترسید چند لحظه آینده همه آن‌ها را خودتان اصلاح خواهید نمود.

این دستورالعمل نوشتاری به اکسل می‌گوید که اعداد را چگونه نمایش دهد. این دستورالعمل شامل فرمت‌های مختلفی بوده که از طریق نقطه کاما (;) از هم تفکیک می‌گردند.

در شکل مذکور دو فرمت قرارگرفته که یکی سمت چپ نقطه کاما و دیگری سمت راست نقطه کاما قرار داده‌شده است. فرمتی که سمت چپ نقطه کاما قرار دارد برای اعداد مثبت اعمال‌شده و فرمتی که در سمت راست نقطه کاما قرار دارد برای اعداد منفی اعمال می‌شود؛ بنابراین در این مثال اعداد منفی با نمایش پرانتز در اطراف آن و اعداد مثبت به‌صورت عادی نمایش داده می‌شود.

توجه کنید که علامت _) در انتهای فرمت مثبت به اکسل می‌گوید که به اندازه یک پرانتز در انتهای اعداد مثبت فاصله بیاندازد. با این کار اعداد مثبت هم‌تراز با اعداد منفی (که پرانتز در اطراف آن قرار دارد)، در زیر هم و شکیل‌تر نمایش داده می‌شود.

به‌راحتی می‌توان فرمت ارائه‌شده را اصلاح نمود. برای مثال فرمت زیر را امتحان کنید:

+#,##0;-#,##0

در مثال بالا اعداد مثبت با علامت مثبت در سمت چپ آن (با جداکننده هزارگان) و اعداد منفی با علامت منفی در سمت چپ آن (با جداکننده هزارگان) شبیه اعداد زیر نمایش داده می‌شود.

+1,200

-15,000,000

به‌راحتی می‌توان این فرمت را برای نشان دادن اعداد به‌صورت درصد اصلاح کرد. فرمت زیر را در کادری که قبلاً اشاره شد، وارد کنید:

+0%;-0%

این دستورالعمل نوشتاری، اعداد را به‌صورت زیر نمایش می‌دهد:

+43%

-54%

می‌توان زیباتر عمل نمود و دستورالعمل نوشتاری را به‌صورت زیر وارد کرد:

0%_);(0%)

با این تغییرات اعداد قبلی به این صورت نمایش داده می‌شود:

 45%

(54%)

درصورتی‌که در دستورالعمل از نقطه کاما استفاده نکنید نشان‌دهنده این است که فقط یک فرمت را انتخاب کرده‌اید و این فرمت هم برای اعداد مثبت و هم اعداد منفی اعمال می‌شود.

خلاصه کردن اعداد بزرگ از طریق گرد کردن به ضرایب هزار، میلیون و …

در قسمت قبل برای نمای اعداد بزرگ از جداکننده هزارگان استفاده شد. برای نمایش واضح‌تر اعداد بزرگ و گیج نکردن مخاطبان از نمایش سه رقم سمت راست هزارگان و شش رقم میلیون و … می‌توان صرفه نظر کرد. برای انجام این کار کافی است مراحل قبلی که برای فرمت سفارشی اعداد استفاده شد، انجام دهید. در کادر مربوطه این فرمت را وارد کنید (به کامای آخر توجه کنید):

#,##0,

درصورتی‌که بخواهید شش رقم آن حذف شود و اعداد به صورت ضریبی از میلیون نمایش داده شود، کافی است دو کاما اضافه نمود:

#,##0,,

برای درک بهتر مطلب به شکل زیر توجه کنید. در این شکل هزینه، درآمد و سود دیسیپلین مکانیکال در یک پروژه به نمایش در آمده است:

«فرمت سفارشی اعداد» یکی از ابزارهای کاربردی اکسل برای نمایش اعداد محسوب می شود و مطمئن هستم خیلی از دوستانی که با اکسل کار می کنند حداقل یک بار سر و کارشون با شیوهی نمایش اعداد در اکسل افتاده؛ بعضی ها هم که هر روز با این موضوع روبرو هستند.

کاربرد نرم‌افزار اکسل اون قدر گسترده هست که فکر می‌کنم هیچ مدیر پروژه‌ یا کسی که در پروژه فعالیت می کند یک روز هم بدون این برنامه نتواند سر کند. بعضی مواقع فکر می‌کنم که دنیای بدون اکسل چقدر سخته و چقدر محاسبات وقت‌گیر و پیچیده خواهد بود. بااین‌حالی که بیش از 15 سال است که با اکسل کار می‌کنم اگر هرروز یک مطلب جدید از اون یاد بگیرم باز هم تعجب نخواهم کرد، چون می‌دانم دنیای این برنامه اون قدر گسترده و وسیع است که حالا حالاها باید باهاش کار کرد.

یه مدت پیش دنبال یک مطلب می‌گشتم که اتفاقی به کتاب Excel® Dashboards and Reports, 2nd Edition از نویسنده پرآوازه اکسل John Walkenbach و Mike Alexander برخورد کردم که حیفم اومد اون رو با شما در میان نگذارم.

این مطلب در فصل دوم کتاب با عنوان ارتقا بخشیدن گزارش‌ها از طریق فرمت‌ سفارشی اعداد، قرار دارد که توصیه می‌کنم حتماً کتاب اصلی را مطالعه نمایید. سعی می‌کنم حق مطلب رو تا آنجایی که امکان داره، برای دوستانی که در سمت‌های مختلف پروژه و یا در سازمان‌های پروژه محور فعالیت می‌کنند، ادا کنم.

 فرمت سفارشی اعداد در اکسل

برای اعمال فرمت سفارشی اعداد به روش زیر عمل کنید

1. بر روی محدوده مورد نظرتون که می‌خواهید فرمت اعداد اون رو عوض کنید راست کلیک کنید و آیتم Format Cells رو انتخاب کنید تا پنجره Format Cells باز شود.
2. بر روی زبانه یا تب Number بروید و از لیستی که در پایین نشان داده‌شده گزینه Number رو انتخاب کنید (البته ناگفته نماند این روشی که ارائه می‌شود محدود به انتخاب Number نمی‌شه و هر گزینه‌ای که در لیست قرار داره رو می‌شه انتخاب کرد و سپس به مراحل بعدی رفت).

 همان‌طور که ملاحظه می کنید، تعداد اعشار صفر، استفاده از کاما برای جداکننده هزارگان و همچنین استفاده از پرانتز برای نمایش اعداد منفی استفاده شده است.

فرمت سلول ها در اکسل

3. بر روی گزینه Custom در لیست کلیک کنید تا فرمت سفارشی اعداد باز شود. اکسل فرمت تنظیم‌شده در مرحله قبل را به‌صورت دستور زبانی که موردنظر خود می‌باشد، نشان دهد.

فرمت سفارشی اعداد در اکسل

 مشخص است که دستور زبان فرمت انتخاب شده قبل به‌صورت

#,##0_);(#,##0)

می باشد. از این فرمت نترسید چند لحظه آینده همه آن‌ها را خودتان اصلاح خواهید نمود.

این دستورالعمل نوشتاری به اکسل می‌گوید که اعداد را چگونه نمایش دهد. این دستورالعمل شامل فرمت‌های مختلفی بوده که از طریق نقطه کاما (;) از هم تفکیک می‌گردند.

در شکل مذکور دو فرمت قرارگرفته که یکی سمت چپ نقطه کاما و دیگری سمت راست نقطه کاما قرار داده‌شده است. فرمتی که سمت چپ نقطه کاما قرار دارد برای اعداد مثبت اعمال‌شده و فرمتی که در سمت راست نقطه کاما قرار دارد برای اعداد منفی اعمال می‌شود؛ بنابراین در این مثال اعداد منفی با نمایش پرانتز در اطراف آن و اعداد مثبت به‌صورت عادی نمایش داده می‌شود.

توجه کنید که علامت _) در انتهای فرمت مثبت به اکسل می‌گوید که به اندازه یک پرانتز در انتهای اعداد مثبت فاصله بیاندازد. با این کار اعداد مثبت هم‌تراز با اعداد منفی (که پرانتز در اطراف آن قرار دارد)، در زیر هم و شکیل‌تر نمایش داده می‌شود.

به‌راحتی می‌توان فرمت ارائه‌شده را اصلاح نمود. برای مثال فرمت زیر را امتحان کنید:

+#,##0;-#,##0

در مثال بالا اعداد مثبت با علامت مثبت در سمت چپ آن (با جداکننده هزارگان) و اعداد منفی با علامت منفی در سمت چپ آن (با جداکننده هزارگان) شبیه اعداد زیر نمایش داده می‌شود.

+1,200

-15,000,000

به‌راحتی می‌توان این فرمت را برای نشان دادن اعداد به‌صورت درصد اصلاح کرد. فرمت زیر را در کادری که قبلاً اشاره شد، وارد کنید:

+0%;-0%

این دستورالعمل نوشتاری، اعداد را به‌صورت زیر نمایش می‌دهد:

+43%

-54%

می‌توان زیباتر عمل نمود و دستورالعمل نوشتاری را به‌صورت زیر وارد کرد:

0%_);(0%)

با این تغییرات اعداد قبلی به این صورت نمایش داده می‌شود:

 45%

(54%)

درصورتی‌که در دستورالعمل از نقطه کاما استفاده نکنید نشان‌دهنده این است که فقط یک فرمت را انتخاب کرده‌اید و این فرمت هم برای اعداد مثبت و هم اعداد منفی اعمال می‌شود.

خلاصه کردن اعداد بزرگ از طریق گرد کردن به ضرایب هزار، میلیون و … در اکسل

در قسمت قبل برای نمای اعداد بزرگ از جداکننده هزارگان استفاده شد. برای نمایش واضح‌تر اعداد بزرگ و گیج نکردن مخاطبان از نمایش سه رقم سمت راست هزارگان و شش رقم میلیون و … می‌توان صرفه نظر کرد. برای انجام این کار کافی است مراحل قبلی که برای فرمت سفارشی اعداد استفاده شد، انجام دهید. در کادر مربوطه این فرمت را وارد کنید (به کامای آخر توجه کنید):

#,##0,

درصورتی‌که بخواهید شش رقم آن حذف شود و اعداد به صورت ضریبی از میلیون نمایش داده شود، کافی است دو کاما اضافه نمود:

#,##0,,

برای درک بهتر مطلب به شکل زیر توجه کنید. در این شکل هزینه، درآمد و سود دیسیپلین مکانیکال در یک پروژه به نمایش در آمده است:

گرد کردن اعداد به صورت ضریبی از میلیون در اکسل

قبل و بعد از گرد کردن اعداد به صورت ضریبی از میلیارد

پرواضح است که خواندن اعداد در حالت دوم برای کاربر، در مواقعی که واقعاً لازم نیست تمام ارقام با دقت زیاد نمایش داده شود بسیار راحت‌تر است.

نکته حائز اهمیت این است که اکسل تمام ارقام حذف‌شده را در محاسباتش در نظر می‌گیرد و فقط برای نمایش خروجی، ارقام را بر اساس فرمت در نظر گرفته‌شده اصلاح می‌کند.

خیلی از مواقع دیدم که دوستان برای این کار (گرد کردن اعداد به ضرایب هزارگان) اعداد را بر 1,000 و یا 1,000,000 و … تقسیم می‌کند و این در حالی است که در هرجایی که بخواهند از این اعداد برای محاسباتشان استفاده کنند باید دوباره آن اعداد را به فرمت اولیه بازگردانند و به‌عبارت‌دیگر باید در هرجایی یکپارچگی محاسباتشان در اکسل را حفظ نمایند که می‌تواند بسیار وقت‌گیر و در بعضی مواقع باعث بروز اشتباه در محاسباتشان گردد.

در صورت نیاز می‌توان گرد کردن اعداد به ضرایب هزار، میلیون و … را با اضافه کردن یک حرف یا کلمه به انتهای فرمت مشخص‌تر نمود:

#,##0, “k”

با این کار اعداد بدین‌صورت نمایش داده می‌شود

188k

318k

از این تکنیک برای نمایش اعداد مثبت و منفی نیز می‌توان استفاده نمود:

#,##0, "k";(#,##0, "k")

بعد از اعمال این فرمت اعداد مثبت و منفی بدین‌صورت نمایش داده می‌شود:

(318k)

همین منطق را اگر بخواهید برای ضریب میلیون استفاده کنید، کافی است از دو کاما استفاده کرده و عبارت موردنظر خود را به انتهای دستورالعمل اضافه نمایید.

#,##0.00,, “m”

با ترفند قبلی و با اضافه کردن دو رقم اعشار، وقتی‌که اعداد به ضریب میلیون گرد می‌شوند، می توان با نمایش دو رقم اعشار دقت اعداد نمایش داده‌شده را بالا برد.

به‌عنوان‌مثال اگر که هزینه، درآمد و سود دیسیپلین سیویل به صورت ضریب میلیارد (نه رقم) گرد شده و برای بالا بردن دقت از دو رقم اعشار استفاده شده است:

برای انتقال و کپی کردن اطلاعات SQL Server و Excel از روش‌های مختلفی می‌توان استفاده کرد و همواره شرایط خاص خود را خواهد داشت. در مطالب قبلی منتشر شده به نحوه کپی کردن اطلاعات جدول SQL به اکسل پرداختیم و حال در این مطلب به روش معکوس آن یعنی انتقال اطلاعات از Excel به جدول SQL خواهیم پرداخت.

روش کپی کردن فایل بین اکسل و SQL بسیار ساده است و به راحتی قابل انجام می‌باشد، اما برخی نکات در این بین وجود خواهد داشت که باید به آن دقت ویژه‌ای داشت.

در ادامه با آموزش انتقال اطلاعات از Excel به جدول SQL همراه ما باشید.

انتقال اطلاعات از Excel به جدول SQL

1- نرم افزار SQL Server management را باز کرده و به دیتابیس خود متصل شوید.

2- ابتدا یک جدول در پایگاه داده SQL Server خود بسازید.

3- دقت داشته باشید در هنگام ساخت ستون‌های مورد نیاز، تعداد ستون ها و همچنین نوع آن ها بسیار حائز اهمیت می‌باشد؛ به طوری که اگر نوع ستون به درستی مشخص نگردد در هنگام کپی با خطا روبه‌رو خواهید شد.

به عنوان مثال اطلاعات Integer را در Text نمی‌توان کپی کرد و با خطا روبه‌رو خواهید شد.

4- فایل اکسل خود را باز کرده و ردیف‌های مورد نظر را انتخاب و بر روی آن کلیک راست کنید.

5- سپس گزینه Copy را کلیک کنید و یا از کلید ترکیبی Ctrl + C استفاده نمایید.

6- در پایگاه داده خود، بر روی جدول کلیک راست کرده و Edit Top 200 Rows را انتخاب کنید.

7- در پنجره باز شده بر روی نشانگر سطر کلیک راست نمایید.

8- سپس گزینه paste را بزنید و یا کلید ترکیبی Ctrl + V را فشار دهید.

در صورتی که اطلاعات وارد شده و سطرها همخوانی داشته باشند، همانند تصویر زیر اطلاعات به صورت کامل کپی خواهد شد.

در نظر داشته باشید، روش توضیح داده شده برای تعداد سطرهای کمتر از 200 عدد می باشد.

در برخی موارد داده‌هایی که در اکسل فراخوانی می‌کنید در بعضی از سطرها تکراری هستند. داده‌های تکراری حجم و فضای زیادی از فایل اکسل شما را اشغال می‌کنند. مدت زمان محاسباتی صفحاتی با داداه‌های تکراری نیز زیاد است. پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل و حذف آنها به صورت دستی، در مواجهه با فایل هایی که حجم انبوهی از داداه‌ها را در خود دارند، کار طاقت و فرسا و بعضاً ناممکنی است. استفاده از ابزارهای اکسل و چند ابزار اختصاصی، شما را در این امر یاری خواهد کرد. این فرایند در دو مرحله پیدا کردن و حذف کردن انجام  می‌شود.

برای افرادی که با داده‌های حجیم یا پایگاه‌های داده کار می‌کنند، یکی از کنترل‌ها، پیدا کردن سطرهای تکراری و حذف آنها است. مقادیر تکراری در میان داده‌های شما، به دلایل مختلفی ظاهر می‌شوند. اگر می‌خواهید در میان کل داده‌هایتان مقادیر تکراری را پیدا کنید، باید مطمئن شوید که در کدام ستون ها باید مقادیر غیر تکراری وجود داشته باشد. تکراری بودن مقادیر در تمامی ستون ها همیشه خطا محسوب نمی‌شود. از چندین روش گفته شده می‌توانید یکی را برای انجام کارتان انتخاب کنید. روش‌های گفته شده تقریباً متفاوت از هم بوده و هرکدام دارای محاسن و معایب خاص خود است.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل و حذف آنها با تابع داده DATA FUNCTION

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• نیاز به حذف سریع داده‌های تکراری از کل جدولتان دارید.
• اگر داده‌های تکراری به صورت اتوماتیک و بدون اینکه شما آنها را ببنید حذف شوند، مشکل ساز نخواهد بود.
• داده‌های بسیار زیادی دارید که پیدا کردن چشمی و حذف دستی آنها بسیار طاقت فرسا است

استفاده از این روش بسیار ساده و راحت است. عیب این روش این است که قبل از حذف، نمی‌توانید هیچ گونه آنالیزی بر رو داده‌ها انجام دهید. وقتی کل محدوده را انتخاب کنید و از این تابع استفاده کنید، تابع از شما خواهد پرسید که بر اساس کدام ستون می‌خواهید سطرهای تکراری حذف شوند. اگر فقط یک ستون انتخاب کنید، تابع بدون توجه به مقادیر دیگر ستون ها، هر سطری که در آن ستون خاص داده تکراری داشته باشد را به کل حذف می‌کند. اگر چندین ستون را انتخاب کنید، تابع سطرهایی را که در تمامی ستون های انتخابی، دقیقاً همان مقادیر را داشته باشند حذف خواهد کرد.

در این پنجره اگر تیک My data has headers را بزنید، اکسل از عنوان ستون های شما در کادر مربوط به Columns استفاده خواهد کرد. در کادر Columns تمامی ستون هایی که باید تکراری بودن مقادیر آنها بررسی شود، لیست شده است. پس از اتمام عملیات، اکسل تعداد سطرهای تکراری و غیر تکراری را اعلام خواهد کرد.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با قالب بندی شرطی

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• حجم داده هایتان کم است و در صورت نیاز می‌توان  با کنترل چشمی و به صورت دستی داده‌های تکراری را حذف کرد.
• اگر می‌خواهید قبل از حذف داده‌های تکراری، آنها را آنالیز کنید، و بر روی آنها کنترل داشته باشید.
• داده‌ها بسیار پیچیده هستند و برای تشخیص داده‌های تکراری از غیر تکراری قالب بندی شرطی کمکتان خواهد کرد

با استفاده از قالب بندی شرطی می‌توانید سطرهایی با داده های تکراری را به راحتی پیدا کرده و قالب آن را به دلخواه خود تغییر دهید. برای این منظور محدودهای که در آن داده‌های سطرها تکراری هستند را انتخاب کنید. از منوی HOME به زیر منوی Styles رفته در بخش Conditional Formatting کلیک کنید. در منوی باز شده قسمت Highlight Cells Rules را انتخاب کنید و در این قسمت به Duplicate Values بروید. در پنجره باز شده اگر مقدار Duplicate را انتخاب کنید، داده‌های تکرای قالب بندی خواهند شد و اگر Unique را انتخاب کنید، داده‌های بدون تکرار قالب بندی می‌شوند. قالب موردن نظرتان را از سمت راست و از منوی کره‌کره‌ای انتخاب کنید یا در Custom Format قالب دلخواه خود را تعریف کنید.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از جدول های پاشنه‌ای

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• می‌خواهید لیستی از داده‌های بدون تکرار ایجاد کنید.
• در لیست اصلی داده‌هایتان دنبال داده‌های تکراری هستید و می‌خواهید مطمئن شوید که، همه داده‌ها غیر تکراری هستند.
• وجود داده‌های تکراری نادرست نیست و قصد جمع بندی و خلاصه کردن آنها را دارید

اگر می‌خواهید از داده‌های موجود به سرعت ستونی از داده‌های غیر تکراری تولید کنید، استفاده از جدول پاشنه‌ای مناسب است. برای ایجاد یک جدول پاشنه‌ای، از منوی INSERT به زیر منوی Tables رفته و روی Pivot Table کلیک کنید. در پنجره باز شده محدوده داده‌ها را انتخاب کنید. OK نمایید تا جدولتان ایجاد شود. به طور پیش فرض جدول در برگه‌ای جدید ایجاد خواهد شد، اگر می‌خواهید جدولتان در همان برگه داده‌ها ایجاد شود، دکمه رادیویی Existing Worksheet را انتخاب کرده و سلول مورد نظر، برای درج جدول را انتخاب کنید. اگر داده‌های شما در جای دیگری به غیر از برگه فعلی قرار دارد، دکمه رادیویی Use an external data source  را انتخاب نموده و آنها را فراخوانی کنید.

 پس از ایجاد جدول پاشنه‌ای، از قسمت Choose filed to add report عنوان ستونی که اضافه کرده‌اید را به قسمت ROWS درگ کنید. روش درگ کردن را از محدوده در اکسل بخوانید. با تنظیم Value Filed Settings بر روی شمارنده، تعداد داده‌های تکراری را می‌توانید مشاهده کنید.

تنظیمات بیشتر بر روی جداول پاشنه‌ای

بعضاً جدولی دارید که در آن وجود داده‌های تکراری به معنی نادرست بودن آنها نیست و شما قصد دارید با جمع بندی داده‌های تکراری، حجم داده ها را به حداقل برسانید. برای مثال در لیست خرید آرماتور برای یک کارگاه ساختمانی، خرید‌ها در چندین تاریخ مختلف اتفاق افتاده است و در هر یک از تاریخ ها چندین شماره آرماتور خرید شده است. تکراری بودن شماره آرماتور‌ها در کل جدول یا تکراری بودن تاریخ ها به منزله نادرست بودن داده‌ها نیست. جمع بندی این اطلاعات با جداول پاشنه‌ای به راحتی امکان پذیر است.

 با استفاده از داده‌های موجود، دو جدول پاشنه‌ای ایجاد شده است. در یکی از جدول‌ها تعداد دفعات خرید شده از هر شماره آرماتور نشان داده می‌شود. و در جدولی دیگر، در تاریخ‌های مشخص، تعداد شماره آرماتور، تعداد بندیل‌ها و وزن کل خریداری شده نمایش داده می‌شود. به نظر می‌رسد با استفاده از اطلاعات خام گزارشات سودمند تری به دست آورده ایم!

در این تکنیک بدون اینکه سطری حذف شود، سطرهای تکراری و تعداد آن مشخص شده است. به خاطر داشته باشید که در استفاده از جداول پاشنه‌ای، اساساً یک مجموعه داده‌های جدید ایجاد می‌کنید. بنابراین اگر واقعاً می‌خواهید داده‌های اصلی را ویرایش کنید، از روش های دیگری استفاده کنید.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از مرتب کردن داده ها

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• تعداد داده‌هایتان کم است و می‌توانید با کنترل چشمی آنها را حذف کنید.
• می‌خواهید سطرهای تکراری را ببنید، آنالیز کنید و قبل از حذف، تکراری بودن آنها را تایید کنید.
• نوع داده‌هایتان ساده است و می‌توانید تکراری بودن آنها را تشخیص بدهید. (داده هایتان 15 رقمی و ترکیبی از عدد و حرف نیست!)

مرتب کردن داده‌ها از سریع ترین روش های پیدا کردن و حذف سطرهای تکراری در اکسل است. فرض کنید داده‌هایتان ساده و تعدادشان کم است، به سرعت آنها را مرتب کنید و تکراری ها را حذف نمایید. اگر داده‌هایتان پیچیده است از این روش استفاده نکنید و به سراغ قالب بندی شرطی بروید.

برای مرتب کردن داده‌ها، کل داده‌هایتان را انتخاب کرده و از منوی DATA به زیر منوی Sort&Filter رفته و بر روی Sort کلیک کنید. در پنجره باز شده در قسمت Column ستونی را که می‌خواهید بر اساس آن مرتب سازی کنید، انتخاب نماید. OK کنید داده‌هایتان مرتب خواهند شد.

پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل با استفاده از فیلتر پیشرفته Advanced Filter

از این روش زمانی استفاده کنید که:

• فقط می‌خواهید داده‌های بدون تکرار را مشاهده کنید.
• قصد ندارید داده‌های تکراری را حذف کنید و پنهان کردن آنها کافی است.

ابزار فیلتر برای پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل، به انتخاب شما، تنها برخی از داده‌ها را پنهان خواهد کرد. توجه داشته باشید، که فیلتر پیشرفته صرفاً داده‌هایی که در کل یک سطر غیر تکراری هستند را نشان خواهد داد. به عبارت دیگر تنها سطرهایی که کل داده‌هایشان تکراری است، پنهان خواهند شد.

برای اعمال فیلتر پیشرفته بر روی داده‌ها، از منوی DATA به زیر منوی Sort&Filter رفته و بر روی Advanced کلیک کنید. در پنجره باز شده محدوده داده‌ها را انتخاب کرده و دکمه رادیویی Unique records only را بزنید. OK کنید. اگر می‌خواهید داده‌های اصلی بدون تغییر باقی بماند، دکمه رادیویی Copy to another location را بزنید تا اکسل داده‌هایتان را به جای دیگری کپی کرده و سپس فیلتر نماید.

معیار انتخاب ستون های بررسی سطرهای تکراری در اکسل

در برخی جداول به مانند جدول متره آرماتور فونداسیون، تکراری بودن شماره آرماتور ها به خودی خود، بی معنی است، یا تکراری بودن شماره آرماتور با شماره ردیف نیز کاملاً بی معنی است. ولی پیدا کردن سطرهایی که به طور همزمان شماره آرماتور و طول آرماتور تکراری دارند، مهم است.

پیدا کردن سطرهای تکراری می‌تواند بر اساس داده‌های یک ستون، دو ستون یا کل محدوده باشد. اگر کل داده‌های یک محدوده از یک جنس باشند (مثلا نام شهر، نام ماه سال، نام افراد، شماره ملی، شماره پرسنلی و …)، انتخاب کل محدوده معنی دار خواهد بود. ولی در جداولی به مانند جدول ذکر شده، که داده‌های هر ستون از یک جنس هستند، باید بر اساس ستون های خاص سطرهای تکراری را پیدا کرد.

در مواردی که تکراری بودن ترکیب دو یا چند ستون اهمیت دارد، برای پیدا کردن سطرهای تکراری از توابع ترکیب استفاده کنید. تابع CONCATENATE یک تابع ترکیب متنی است. در این مورد خاص شماره آرماتور با طول آرماتور را ترکیب کرده و در یک ستون کمکی بسازید.

ستون کمکی را انتخاب کرده و با قالب بندی شرطی، سطرهای تکراری برای آن ستون را مشخص نمایید. نتیجه به شکل زیر خواهد بود. پیدا کردن سطرهای تکراری در اکسل به این روش نیازمند کار بیشتر بر روی داده‌ها است و برای داده‌هایی با حجم زیاد توصیه نمی‌شود.

سطرهایی که داده‌های تکراری دارند را می‌توان در هم ترکیب کرد. بدین معنی که اگر شماره و طول آرماتور ها یکسان است، می‌توان تعداد آرماتورهای این دو سطر را با هم جمع کرده و داده‌های دو سطر را تنها در یک سطر نوشت. در ردیف 1 آرماتور با شماره 10 و طول 248 سانتیمتر با ردیف 9 تکراری است. تعداد آرماتور ردیف 1 و ردیف 9 را جمع کرده (135=23+112) و کلاً در یک سطر بنویسید.

Row- num: شماره سطر سلول را وارد کنید.

Cohum-num: شماره ستون سلول را وارد کنید.

[abs_num]: این فیلد اختیاری است و در صورت خالی بودن و یا وارد کردن عدد 1 سلول مورد نظر مطلق می شود، با وارد کردن عدد 2 ردیف مورد نظر مطلق و ستون مورد نظر نسبی، با وارد کردن عدد 3 ردیف مورد نظر نسبی و ستون مورد نظر مطلق و با وارد کردن عدد 4 سلول مورد نظر به صورت نسبی نمایش داده می شود.

[a1]: یک آرگومان اختیاری و یک مقدار منطقی (Logical Value) می باشد، اگر این آرگومان خالی بماند و یا True باشد، آدرس سلول به فرمت آشنای A1 یعنی شماره سطر عدد و شماره ستون حرف بیان می شود و اگر این آرگومان False باشد فرمت بیان آدرس سلول به صورت

[sheet_text]: اختیاری و متنی است که نام کاربرگ مورد نظر را مشخص می کند.

نکته: آرگومان اول و دوم آرگومان های اجباری و عدد هستند، آرگومان سوم، چهارم و پنجم آرگومان های اختیاری هستند.

به مثال های زیر توجه کنید:

ADDRESS (8,13,3,FALSE,”Sheet1″)= Sheet1!R[8]C13=

ADDRESS (8,13,3,TRUE,”Sheet1″)= Sheet1!$M8=

تابع TRANSEPOSEدر اکسل

ما می توانیم با استفاده از ویژگی Transpose ساختار اطلاعات کاربرگ را تغییر دهیم. بدین صورت که جای ستون ها و ردیف ها را تغییر دهیم.

Array: تنها آرگومان این تابع آدرس محدوده یا آرایه ای است که می خواهیم Transpose شود.

مثال: برای تبدیل سطر به ستون ابتدا ناحیه سلول های A1 تا A5 را انتخاب کنید. سپس در ناحیه ای که می خواهید فرمول را بنویسید به اندازه معکوس ماتریس مورد نظر، سلول انتخاب کنید و فرمول(Transpose(A1:A5 بنویسید در نهایت به جای Enter از ترکیب Ctrl+Shift+Enter استفاده کنید.

فرض کنیدپس از اعمال محاسبات بر روی اعداد، به نتیجه‌ای نهایی دست پیدا کردید.
اما عدد نهایی آنچه که ما انتظار داریم نیست (یا به عبارت دیگر آنچه که ما دوست داریم باشد، نیست).
حال برای رسیدن به عدد مورد نظر بایستی در میان انبوهی از اعداد و محاسبات، تغییر کوچکی دهیم.
چنین کاری طبعاً آسان نیست.
به عنوان مثال فرض کنید ما در امتحانات پایان ترم، نمرات 17، 18، 19، 15، 18 و 17 را کسب
کرده‏ایم و آخرین امتحان هنوز باقی مانده است.
اکنون می‏خواهیم بدانیم در امتحان آخر باید چه نمره‏ای بگیریم تا معدل ما 18 شود؟ در این زمان است که
ابزار Goal Seek در اکسل به داد ما می‏رسد و این کار را انجام می‏دهد.به طور کلی این ابزار جهت
تنظیم یک مقدار به گونه‏ای که نتیجه انتخابی ما حاصل شود مورد استفاده قرار می‏گیرد.
بدین منظور: ابتدا Microsoft Excel 2007 را اجرا نمایید.
حال فرض می‏کنیم قصد داریم همانند مثال بالا، بفهمیم چه نمره‏ای باید در امتحان کسب کنیم تا معدل‏مان 18 شود.
ابتدا اعداد (در اینجا نمرات) را در سلول‏های یک ستون وارد می‏کنیم (مثلاً 6 نمره‏ای که در بالا داریم را
در سلول‏های A1 تا A6 وارد می‏کنیم).
سپس یک سلول خالی را انتخاب می‏کنیم (مثلاً B7) و فرمول (AVERAGE(A1:A7= را در این سلول وارد می‏کنیم (دقت کنید
ما اطلاع داریم که سلول A7 در این مثال خالی است و آن را عمداً خالی نگه داشتیم و در
معدل گیری نیز لحاظش کردیم.
با مطالعه ادامه ترفند دلیل انجام این کار را خواهید فهمید).
اکنون در نوار بالای صفحه به تب Data بروید.
از قسمت Data Tools بر روی What-If Analysis کلیک کرده و سپس Goal Seek در اکسل را انتخاب نمایید.
در قسمت Set cell بایستی ستونی که نتیجه نهایی در آن درج شده است را وارد نمایید (در اینجا B7).
همچنین در قسمت To value بایستی مقدار نتیجه مطلوب خود که در این مثال عدد 18 است را وارد نمایید.
در قسمت By changing cell نیز سلولی که برای قرار دادن آخرین عدد از ابتدا خالی نگه داشته بودیم را
را وارد می‏کنیم (در این مثال سلول A7).
با فشردن دکمه OK محاسبه آغاز می‏شود و نتیجه نهایی در درون سلول خالی قرار می‏گیرد.
به تبع آن معدل نیز تغییر می کند و به آنچه که مورد رضایت ما بوده است تبدیل می‏شود.

فرض کنید واحد بازاریابی اطلاعات اولیه ای را از میزان تولید اولیه محصول، قیمت گذاری، هزینه و در نتیجه سود اولیه در اختیار تان قرار داده است و شما میخواهید سناریوهای مختلف را برای این محصول جدید بسنجید:

حالا میخواهیم بدانیم اگر قیمت را دست کاری کنیم چه اتفاقی برای سود نهایی محصول می افتد؟ قیمت را تا چه پایین بیاوریم که سودمان منفی نشود و تا چه حد بالا ببریم که سود مورد نظر مدیریت حاصل شود؟

برای اینکار ابتدا لیست قیمتهای مورد نظرتان را زیر هم بنویسید. مانند تصویر زیر:

سپس کل محدوده F3:G24 را انتخاب نموده به تب Data بروید در گزینه What-if Analysis روی گزینه Data table کلیک نمایید.

سپس پنجره ای باز می شود که دارای دو قسمت است. چون جدولتان ستونی است قسمت Row را خالی بگذارید و در دومین قسمت یعنی Column Input Cell سلول مربوط به قیمت یعنی B3 را مشخص کنید:

حالا کافیست OK کنید و در نتیجه مقادیر مختلف سود به ازای هر قیمت مشخص می شود:

 چنانچه قیمت محصول چیزی بین 11000 و 11500 باشد به نقطه سر به سر قیمت و سود خواهید رسید. یعنی چنانچه بخواهید با فروش 1000 تن به سود برسید حداقل باید قیمت فراتر از 11000 تومان برای محصول در نظر بگیرید. برای اینکه بتوانید قیمت دقیق را محاسبه کنید باید مقادیر بین این دو عدد را در جدول بگذارید، اعداد خودبخود تغییر می کنند و نتیجه مورد نظرتان را خواهید دید.

حالا اگر بخواهید بدانید با همین قیمت 16800 تومان باید چه تعداد محصول به فروش برسانید تا به سود برسید می توانید مانند روش بالا محاسبات را انجام دهید.

همانطور که مشاهده می کنید حداقل مقدارفروش برای این محصول باید  670 عدد باشد تا زیان نکنیم. می توانید با تغییر اعداد بصورت دستی در همین جدول نتیجه اعداد مورد نظرتان را مشاهده کنید.

نکته: اگر داده هایتان را بصورت افقی می نویسید در پنجره Data table باید Row Input Cell را تکمیل کنید و دومین گزینه را خالی بگذارید.

حالا فرض کنید میخواهید دیتاهایتان بصورت درصد باشد.

یعنی میخواهید بدانید چند درصد باید در مقدار یا قیمت تغییر ایجاد کنید تا سودتان تغییر کند. کاری ندارد:

فرض کنید میخواهیم اینکار را برای سلول مقدار یعنی B2 انجام دهیم. در یک سلول خالی مثلا D2 میزان درصد پیش فرض را صفر می گذاریم و سلول مربوط به عدد مقدار را اصلاح می کنیم و مینویسیم 1000*(1+D2)

خوب بخوبی می دانیم که در عالم واقعیت در مورد یک محصول به اینصورت تصمیم گیری نمی شود. مولفه های مختلفی چون هزینه محصول را نیز برای بررسی سودنهایی در نظر می گیرند.

فرض کنید میخواهیم بدانیم اگر بصورت همزمان هم هزینه ها و هم قیمت را دست کاری کنیم سود نهایی چه تغییر خواهد کرد؟ برای اینکار نیاز به جدولی با دو سری متغیر داریم یکی بصورت افقی نوشته می شود و متغیر دوم بصورت عمودی. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می نمایید قیمتها را در بالای جدول و مقادیر مختلف را در ستون ابتدایی جدول قرار دادیم.

حالا کافیست به تی Data بروید روی گزینه what-If Analysis کلیک نمایید و گزینه Data table را انتخاب نموده و این بار هر دو فیلد Row input cell و Column input cell را تکمیل نمایید. برای قسمت اول عدد مرتبط با قیمت یعنی B3 و برای فیلد دوم سلول B2 را انتخاب نمایید و Ok  کنید. آنگاه تصویر زیر را خواهید دید.

همانطور که مشخص است با نغییرات مختلف در دو متغیر مقدار و قیمت، سود نهایی حاصل شده متفاوت است. مثلا در قیمت 15000 تومان و مقدار فروش 750 عدد سودمان برابر صفر خواهد بود و 751 امین فروش برایمان سود ایجاد خواهد کرد.

در اکسل پیرامون کنترل اندازه ی سلول ها می توان از روش هاتی زیر استفاده کرد

مثلا فرض کنید در یک جدول  ستون D و سطر 9 رنگشان با بقیه فرق دارد. آن را انتخاب کرده وقتی که موس را روی ستون D می گذاریم شبیه به یک فلش می شود و اگر روی آن کلیک کنیم، تمام ستون انتخاب می شود.

حالا یک مقدار موس را حرکت می دهیم و آن را روی مرز بین ستون E و ستون D می آوریم.

شکل موس به یک فلش دوجهته تغییر می یابد و به راحتی با کلیک و درگ می توانیم اندازه آن را کوچک و یا بزرگ کنیم.

الان ستون D بسیار کوچک شد و محتویات داخل آن کاملا مشخص نیست. وقتی  روی آن کلیک می کنیم اطلاعات آن سلول را در بالا می بینیم. حال به سراغ ستون E می آییم و طول آن را هم کم می کنیم.

وقتی طول این ستون کم می شود، طوری که دیگر اعداد کاملا مشخص نیستند به جای عدد در این ستون علامت # را نمایش می دهد.

حالا روی یکی از این سلول ها قرار می گیریم که یک Tooltip ظاهر می شود که محتویات آن سلول را نمایش می دهد.

و هنگامی که این سلول را انتخاب کنیم باز هم در نوار فرمول محتویات آن را درست می بینیم.

حالا به سراغ ستون D می آییم و اندازه آن را تغییر می دهیم.

زمانی که روی D کلیک کردیم و درگ (Drag) می کنیم، اندازه طول ستون D را با واحد پیکسل می بینیم.

سایز آن را طوری در نظر می گیریم که تمام اطلاعات سلول ها را کامل ببینیم. حدود 13 پیکسل. یک مقدار تنظیم کردن طول ستون به این صورت سخت می باشد.

راه بهتر: روی ستون   را انتخاب کنید. حال در ریبون FormatCells E کلیک کرده 

 گزینه Column Width را می زنیم. یک پنجره محاوره ای باز می شود طبق شکل زیر:

طول ستونمان را تغییر می دهیم و بعد Ok را می زنیم.

روش دیگر: به سراغ ریبون  Format cells  رفته، و گزینه Autofit Column Width را انتخاب می کنیم.

اکنون اطلاعات به صورت اتوماتیک به اندازه محتویات آن تغییر می کند.

همین تنظیمات را می توان در مورد ارتفاع سطرها یا همان ارتفاع سلول ها انجام داد.

روی سلول عنوان جدول در فایلمان کلیک راست می کنیم و سطر را انتخاب و طول این سطر را زیاد می کنیم.

به سراغ Format آمده و این بار گزینه row height را انتخاب کرده و ارتفاع سطر را زیاد می کنیم.

یا می توان به صورت اتوماتیک از ریبون Format گزینه Autofit row height را انتخاب کرد.

 فرمت های عددی در اکسل

 وقتی طول ستون E را کم کردیم، به جای عدد در آن # نمایش داده شد.

در واقع اکسل اطلاعات درون این سلول ها را به عنوان داده های عددی می شناسد. ابتدا یک سلول عددی را انتخاب کرده و با کمک ریبون Numbering می توانیم اطلاعاتی را که می خواهیم در اکسل وارد کرده و به اکسل معرفی کنیم.

همان طور که می بینیم یک مقدار عددی با واحد ریال داخل سلول قرار دارد.

 مثلا می توانیم با کلیک روی Increase تعداد صفرهای عدد را زیاد کنیم.

یا با کمک decrease صفرهایی را که اضافه کرده بودیم حذف کنیم و یا محتویات سلولی این عدد را به درصد تغییر دهیم و نیز می توان اطلاعات عددی را به عنوان یک مبلغ تعیین کرد.

در حقیقت در این قسمت واحد پول را مشخص می کنیم. مثلا دلار، یورو، پوند و واحدهای پولی دیگر. قسمت Custom را باز می کنیم.

می بینیم که در اکسل انواع اطلاعات عددی را داریم. داده های پول، تاریخ، زمان و...

حالا روی More Number Formats کلیک می کنیم. یک پنجره باز می شود.

می بینیم که در قسمت Category  گزینه Custom انتخاب شده است و در قسمت Type واحد پولی ریال انتخاب شده است.

نحوه قرارگیری اطلاعات داخل یک سلول در excel

روی عنوان جدول کلیک کرده، با دقت به ریبون Alignment نگاه کنید. دوتا از آن ها فعال شدند.

نوشته شما در مرکز سلول است و این گزینه انتخاب شده هم Center است.

و گزینه بالایی Middle Align می باشد.

Middle Align : در سلول نوشته را در وسط قرار می دهد.

Top Align : در سلول نوشته را بالا قرار می دهد.

Down Align : در سلول نوشته را پایین قرار می دهد.

حال به سراغ Orientation می رویم.

 می توانید به متن شکل خاصی دهید و متن را به هر سمتی که می خواهید بچرخانید.

می توانید توسط Increase در متن فرورفتگی ایجاد کرد و اطلاعات را از لبه سلول فاصله داد. هر بار که کلیک کنید نوشته تان داخل تر می آید و با کمک Decrease می توانید آن را به عقب برگردانید.

دستور Merge & Center : این دستور خطوط بین سلول ها را از بین می برد. و متن را به حالت اول بر می گرداند.

برای یکی شدن سلول ها روی گزینه Wrap Text کلیک می کنیم.

فونت در اکسل

حالا به سراغ کنترل سلول جدولمان خواهیم رفت. به ریبون فونت می آییم و با باز شدن گزینه Font color می توانیم موس را روی هرکدام از رنگ هایی که می خواهیم برده و رنگ آن را انتخاب کنیم.

مثلا رنگ قرمز را انتخاب می کنیم.

حال به سراغ Fill Color می آییم. می بینیم که رنگ زمینه (Background) سلول انتخابی عوض می شود. نارنجی را انتخاب می کنیم و ظاهر این متن را هم می توانیم کنترل کنیم.

به عنوان مثال U ، B ، I

یا اندازه فونت را تغییر می دهیم و یک مقدار آن را بزرگتر می کنیم. موس را روی هر کدام از سایزهایی که ببریم بلافاصله تغییراتش را به ما نشان خواهد داد.

فیلتر کردن اطلاعات در اکسل

معولا حجم اطلاعات ما در اکسل بسیار زیاد است و ممکن است هر بار ما فقط به یک مورد خاص از اطلاعاتمان احتیاج داشته باشیم. بسیار راحت با کمک فیلترکردن اطلاعات در اکسل دقیقا به آن اطلاعاتی که می خواهیم می توانیم دست پیدا کنیم.

بدین صورت عناوین ستون هایمان را انتخاب می کنیم. پس به سراغ ریبون editing رفته و Sort & Filter را انتخاب می کنم.

 بلافاصله سلول هایی که انتخاب شده بودند به صورت شکل زیر تغییر وضعیت می دهند.

و در کنار آن ها یک مثلث کوچک قرار می گیرد.

حال به سراغ یکی از مثلث سلول ها می رویم مانند سلول سال.

در اینجا یک لیست از انواع اطلاعاتی که در این ستون است را به ما می دهد.

که در کنار آنها یک Checkbox است که در حالت انتخاب می باشد.

تیک کنار 1385 را برمی داریم و حالا Ok می کنیم.

اکنون فقط اطلاعات سال 1386 در اختیار ما قرار می گیرد.

یعنی فعلا اطلاعات سال 1385 را نمی بینیم.

این بار به سراغ سلول غرفه ها می رویم و یک لیست از اطلاعات درون غرفه ها را می آورد. تیک Select All را برداشته و برای کیف و کفش تیک می گذاریم و آن را کلیک می کنیم.

و می بینیم که دیگر از آن اطلاعات خبری نیست و اطلاعات مربوط به کیف و کفش را می بینیم.

حالا می خواهیم فیلتر را حذف کنیم. به ریبون editing رفته. گزینه Sort & Filter را انتخاب کرده و Clear را می زنیم.

کنترل ظاهری سلول ها در اکسل

یکی از ریبون های دیگر ریبون Style است. 3 گزینه دارد:

با استفاده از Format as table شکل ظاهری جدول را تغییر می دهیم. با کلیک و درگ کردن، تمام سلول های جدول را انتخاب می کنیم. حالا به سراغ Format as table می رویم و وقتی که روی آن کلیک کنیم یک لیست از Style های مختلف آماده در اکسل را برای ما باز می کند.

هرکدام را که انتخاب کنیم یک پنجره به نام Format as table برای ما باز می شود که محدوده انتخاب شده در آن مشخص است.

اگر این محدوده برای ما مشخص است می توانیم این پنجره را Ok کنیم. بلافاصله Style ای که انتخاب شده بود به سلول ها اعمال می شود. همان طور که می بینیم ردیف عناوین سلول ها یعنی اولین سطری که انتخاب شده بود برایش فیلتر تعریف شد و با این گزینه می توانیم رنگ استایل ها را تغییر دهیم و به رنگ دلخواه درآوریم.

امید وارییم از این آموزش اکسل  نیز لذت برده باشید

یکی از امکانات بسیار پرکاربرد در نرم افزار اکسل امکان درج سری‌های عددی به صورت خودکار و تنها با مشخص کردن دوجمله از سری می‌یاشد. این امکان به ما اجازه می‌دهد در کمترین زمان ممکن تعداد زیادی از اعداد در یک سری را درج و برای استفاده آماده نماییم. برای انجام عمل مذکور در نرم افزار اکسل به روش زیر عمل می‌کنیم

در ادامه با ما همراه باشید

ابتدا دو جمله از دنباله مورد نظر را درج می کنیم (سطری یا ستونی).