چگونگی ایجاد چک باکس در اکسل

ایجاد چک باکس در اکسل بسیار آسان است گزینه چک باکس در تب Developer و قسمت Tools option موجود است. چک باکس و موارد دیگر موجود در این قسمت مانند لیست کشویی، ابزار های مفیدی در هنگام طراحی یک فرم در اکسل می باشد.

این ابزار به کاربران اجازه می دهد که یک عمل را فقط با گذاشتن یک تیک انجام دهند.

 ایجاد یک چک باکس در اکسل:

 ابزار چک باکس در تب Developer موجود است اما این تب به صورت پیش فرض در اکسل پنهان می باشد جهت نمایش این تب (زبانه) میبایست مراحل زیر را دنبال کنید:

• پس از باز کردن یک صفحه اکسل به ترتیب این مراحل را دنبال کنید. File > Options > Customize Ribbon tab.

• سپس به صورت نمایش داده شده در شکل فوق تیک مربوط به تب Developer را بگذارید.

• پس از ظاهر شدن این تب آن را فعال کرده و با انتخاب گزینه Insert  از لیست باز شده چک باکس را انتخاب نمایید. توجه داشته باشید که از گزینه های زیر مجموعه Form Controls استفاده نمایید.

• اکنون می توانید چک باکس خود را در هرکجای صفحه که میخواهید ترسیم نمایید

• سپس روی چک باکس ایجاد شده کلیک راست کرده و گزینه Format Control را انتخاب نمایید.

• در پنجره Format Control می توانید حالت پیش فرض را برای فعال یا غیر فعال بودن چک باکس در اکسل  مشخص نمایید.همچنین در قسمت Cell link می توانید سلولی که میخواهید نتیجه فرمان تیک گذاشتن در آن نمایش داده شود را مشخص نمایید. نتیجه فعال بودن تیک عبارت True و نتیجه غیر فعال بودن آن عبارت False خواهد بود.

ابزار استفاده از چک باکس در اکسل

چک باکس می توانید برای ساختن فرم های مختلف استفاده شود.در زیر ما یک مثال برای مشخص کردن در دسترس بودن و یا بیرون از انبار بودن کالاهای مشخص شده با گذاشتن یک تیک، داریم.

یک لیست با عناوین اقلام انبار (Grocery Items) با یک چک باکس جلوی هر آیتم آن ایجاد شده است. این چک باکس تأیید کننده در دسترس بودن (Available) یا خارج از انبار بودن (Out of Stock) اقلام ذکر شده می باشد. به محض این که تیک مربوطه گذاشته شود عبارت در دسترس (Available) جلوی آیتم ظاهر می شود و اگر بدون تیک باشد نشان دهنده خارج از انبار بودن (Out of Stock) اقلام خواهد بود و این عبارت نشان داده خواهد شد.

در ادامه طریقه انجام این کار را توضیح می دهیم.

برای انجام این کار ابتدا باید برای هر یک از سطرها یک چک باکس به صورتی که توضیح داده شد ایجاد کنیم. و در Cell link آن را به سلول وضعیت آن (Abailability) که برای هر سطر خانه مجاور آن می باشد، مرتبط کنیم.

به عنوان مثال برای Cell link مربوط به چک باکس سطر دوم (B2)، میبایست سلول متناظر در ستون E انتخاب گردد. و برای بقیه سطرها نیز همین روال را می توانید ادامه دهید. این بدان معنی است که وقتی تیک چک باکس گذاشته می شود باید عبارت True در همان سطر در ستون E نمایش داده شود و در صورتی که تیک گذاشته نشود عبارت False نشان داده شود.(به صورتی که در تصویر مشاهده می کنید).

پس از انجام این کار برای ستون C می بایست از یک فرمول شرطی IF استفاده کنید. مانند فرمول زیر:

 =IF(E2=TRUE,"Available","Out of Stock")

این فرمول بدان معنی است که در صورتی که در ستون E که خود از طریق گذاشتن و برداشتن تیک ستون B تغییر می کند، اگر عبارت True بود در نتیجه در ستون C عبارت “Available” و در غیر این صورت عبارت “Out of Stock” نمایش داده شود.

برای مثال همانطور که در شکل زیر می بینید با گذاشتن تیک مربوط به سطر دوم در نتیجه عبارت True در ستون E ظاهر شده و همچنین با توجه به فرمول IF که قرار داده ایم در ستون C  عبارت Available ظاهر می شود.

سپس با استفاده از فرمول COUNTIF به صورتی که در زیر نمایش داده می شود می توانید تعداد اقلام در دسترس (Items Available) و تعداد اقلامی که در دسترس نیست (Unavailable) را مشخص کنید.همچنین تعداد کل اقلام (Total Items) نیز با استفاده از تابع ساده Count مشخص خواهند شد.

فرمول مربوط به سلول D14:

=COUNT(C2:C11)

فرمول مربوط به سلول D15:

=COUNTIF(C2:C11,"Available")

فرمول مربوط به سلول D16:

=COUNTIF(C2:C11,"Out of Stock")

نکات مهم:

• برای ایجاد چک باکس در چندین سطر این کار را در یک سلول انجام دهید و سپس با استفاده از ابزار Fill تا محدوده ای که میخواهید آن را بسط دهید. فقط دقت کنید که پس از این کار میبایست Cell link هر چک باکس را جداگانه آدرس دهی کنید.
• برای حذف همزمان چندین چک باکس می توانید مراحل زیر را دنبال کنید.

‘Home’ تب> ‘Find and Select’ > ‘Go To Special’> ‘Objects’> Delete

نکته: برای حذف چند مورد از چک باکس ها می بایست به صورت زیر عمل نمایید:

‘Home’ تب> ‘Find and Select’ > ‘Selection Pane’. > انتخاب موارد> delete

ابزار Data Tables در اکسل

شما با استفاده از این ابزار درخواست ساخت یک جدول میدهید و میخواهید به ازای سطر و ستون های این جدول که هر یک تماینده یک مقدار هستند خروجی ها را مشخص کنید

خانه B12 را انتخاب کنید و آن را به خانه نارنجی رنگ متصل کنید، یعنی درون آن بنویسید =D10

در ستون a شروع به نوشتن درصد های دلخواه کنید!

سپس  A12:B17 را انتخاب کنید

 روی Data Table کلیک کنید:

پنجره باز شده دو پارامتر میخواد!

از آنجایی که شما درخواست ساخت یک جدول دادید. این جدول سطر هایی دارد و ستون هایی هم دارد! از آنجایی که جدول ما یک بعدی است به سر ستون های آن کار نداریم و فقط از اکسل میخواهیم به ازای ستون اول جدول(یعنی سر ردیف ها) خروج را به ما بدهد!

از اکسل میخواهیم مقادیری که در ستون اول جدول وارد کرده ایم را درون C4 قرار دهد و خروج را به ما نشان دهد! اما خروجی چیست؟!؟ کدام خروجی! همان چیزی که در خانه B12 گذاشتیم! به عنوان سر ستون! اکسل خودش اتوماتیک مقادیر هر ردیف را در C4 قرار می دهد و می بینید سر ستون چه تغییر می کند و آن را رو بروی هر ردیف می نویسد!

جدول دو بعدی در excel

خب ما می توانید کار را توسعه داده و از سطر و ستون خود در Data Table استفاده کنیم! در سطر ها درصد کتاب های گران را تغییر می دادیم و حالا در ستون ها میخواهیم میزان سود کتاب های گران را تغییر دهیم و به صورت دو بعدی آنالیز کنیم!

اینبار باید خانه A12 را به خانه نارنجی رنگ وصل کنیم! چرا A12؟ چون این خانه طلاقی بین سطر ها و ستون های جدول ماست و اکسل مبنای خروجی را آن خانه میداند و با قرار دادن مقادیر سطر و ستون در خانه هایی که ما به او می گوییم مقدار خانه A12 را آنالیز می کند و در جدول قرار می دهد.

رنج دلخواه را پس از نوشتن مقادیر سطر و ستون انتخاب می کنیم و مطابق قبل عمل می کنیم:

اینبار در پنجره باز شده باید معرفی کنیم که هر کدام از ستون ها و هر کدام از ردیف ها جای چه خانه ای قرار بگیرد تا خروجی A12 آنالیز شود

ستون اول جدول را درون خانه C4 میریزیم و ردیف اول جدول (یا همان سر ستون ها را) درون خانه D7 که میزان سود کتاب های گران بود می ریزیم

در اکسل پیرامون ایجاد و استفاده از PivotTableها  راهکار های متنوعی وجود دارد باماهمراه باشید تاباهم با آنها آشنا شویم

1. یک جدول یا تعدادی سلول (شامل عناوین ستون ها) را که میخواهید در PivotTable شما باشند را انتخاب کنید.

2. ازتب Insert بر روی فرمان PivotTable کلیک کنید. 

3. کادر محاوره ای Create PivotTable ظاهر خواهد شد. تنظیمات مد نظرتان را انتخاب کنید و بر روی OK کلیک کنید. در اینجا ما از نام Table1 به عنوان منبع داده هایمان استفاده می کنیم و PivotTable را با کلیک بر روی new worksheet در یک ورک شیت جدید قرار می دهیم. 

4. یک PivotTable و یک Field List بر روی ورک شیت جدید ظاهر خواهند شد. 

5. پس از آنکه یک PivotTable را انتخاب کردید باید تصمیم بگیرید که قصد دارید کدام فیلدها را اضافه کنید. هر فیلد (field) عنوان یکی از ستون های منبع داده ها است. در PivotTable Field List، کادری را که میخواهید فیلد آن به PivotTable شما اضافه شود را تیک بزنید. در این مثال ما می خواهیم مقدار کل فروش هر فروشنده را پیدا کنیم در نتیجه کادرهای مربوط به فیلدهای Salesperson و Order Amount را تیک بزنید. 

6. این فیلدها به یکی از چهار قسمت زیر اضافه خواهند شد. در این مثال  می خواهیم  فروشنده (Salesperson) به قسمت سطرها اضافه کنیم و مقدار سفارش را به قسمت مقادیر اضافه کنیم. در نتیجه Salesperson را به Rows و Order Amount را به Values می کشیم و رها (درگ اند دراپ) می کنیم. 

7. PivotTable فیلد های انتخاب شده را خلاصه و محاسبه می کند. در این مثال PivotTable مقدار فروش هر فروشنده را نشان می دهد. 

*دقیقا مانند صفحه گسترده های معمولی می توانید با استفاده از فرمان Sort & Filter بر روی تب Home داده هارا دسته بندی کنید. همچنین می توانید ازهرنوع قالب عددی استفاده کنید. مثلا می توانید فرمت (قالب) اعداد را به Currency تبدیل کنید. با این حال در نظر داشته باشید که بعضی از انواع قالب بندی ها ممکن است در زمان تغییر PivotTable ها ناپدید شوند. 

* اگر در ورک شیت منبع داده ها را تغییر دهید PivotTable بصورت خودکار آپدیت نمی شود و برای آپدیت کردن آن PivotTable را انتخاب کنید و سپس به Analyze Refresh بروید. 

یکی از بهترین ویژگی های PivotTable ها این است که به سرعت می توانند Pivot (یا سازمان یافته) شوند تا بتوانید ورک شیت خود را به روش های مختلف امتحان کنید. Pivot کردن داده ها می تواند برای پاسخ به سوال های مختلف به شما کمک کند و می توانید با امتحان کردن روش های مختلف، روندها و الگوهای مختلف داده ها را کشف کنید. 

اضافه کردن ستون ها در اکسل

تا کنون PivotTable ما تنها یک ستون را نشان می دهد. اما برای داشتن ستون های مختلف باید یک ستون را به قسمت Columns اضافه کنید. 

1. یک فیلد را از Field List به قسمت Columns اضافه کنید. در این مثال ما از فیلد Month استفاده می کنیم. 

2. PivotTable شما شامل چند ستون خواهد شد. در این مثال برای فروش ماهیانه نیز یک ستون داریم که جمع کل را هم نشان می دهد. 

تغییر یک سطر یا ستون در    PivotTable در اکسل

با تغییر یک سطر یا ستون می توانید یک تصویر کاملا متفاوت از داده هایتان داشته باشید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که فیلدی که در مورد آن سوال دارید را حذف کنید و سوال دیگری را به جای آن قرار دهید. 

1. فیلدی را که می خواهید حذف کنید از قسمتی که در آن قرار دارد درگ کنید. همچنین می توانید در Field List تیک کادر مقابل آن فیلد را بردارید. در این مثال ما فیلدهای Month و Salesperson را حذف می کنیم. 

2. یک فیلد جدید را به قسمت های مد نظرتان اضافه کنید. در این مثال ما Region را در قسمت Rows قرار داده ایم. 

3. PivotTable برای نشان دادن داده های جدید تنظیم خواهد شد. در این مثال، مقدار فروش در هرناحیه نشان داده می شود. 

برای این کار پس از باز کردن اکسل روی File در گوشه بالا، سمت چپ صفحه کلیک و آخرین گزینه یعنی Options را انتخاب کنید تا پنجره Excel Option ظاهر شود. در قسمت سمت چپ این پنجره، عنوان Customize Ribbon را انتخاب کنید.

هنگام قراردادن توضیحات در سلول های اکسل (insert comment) همیشه یک مستطیل ساده ظاهر می شود، اما شما با دنبال کردن ترفندی ساده، می توانید ظاهر این کادر را تغییر دهید.

برای این کار پس از باز کردن اکسل روی File در گوشه بالا، سمت چپ صفحه کلیک و آخرین گزینه یعنی Options را انتخاب کنید تا پنجره Excel Option ظاهر شود. در قسمت سمت چپ این پنجره، عنوان Customize Ribbon را انتخاب کنید.

در کادر سمت چپ تعدادی از دستورات و ابزارهای اکسل فهرست شده است و در بالای این کادر عبارت Popular Commands دیده می شود. روی مثلث کوچک سمت راست این کادر کلیک و عبارت All Commands را انتخاب کنید. نوار لغزنده این کادر را درگ کنید تا به دستور Change Shape برسید.

اکنون باید این دستور را به کادر سمت راست با استفاده از دکمه Add اضافه کنید. قبل از این که بتوانید هر دستور یا ابزاری را به کادر سمت راست اضافه کنید، باید در یکی از زیرگروه های منوهای فعلی (مثل Home-Insert-Design) یک گروه با تب جدید اضافه کنید.

برای انجام این کار در قسمت پایین کادر سمت راست چند دکمه وجود دارد. برای قرار دادن دستور در گروه Home ابتدا از کادر سمت راست روی علامت + کنار گزینه Home کلیک کنید تا این گروه بسط داده شود.

سپس روی دکمه New Group در پایین همین صفحه کلیک کنید تا یک گروه جدید در منوی Home ایجاد شود؛ در ادامه روی دکمه Add که بین 2 کادر قرار گرفته است، کلیک کنید تا گروه ابزار Change Shape به انتهای منوی Home اضافه شود و سپس دکمه Ok را انتخاب کنید تا اکسل بسته شود.

اکنون مشاهده می کنید که عبارت Change Shape در قسمتی به نام New Group در انتهای منوی Home قرار گرفته است.

تغییر شکل و رنگ زمینه در اکسل 

حال برای تغییر شکل و رنگ زمینه توضیحات روی یک سلول دلخواه راست کلیک و از کادر ظاهر شده عبارت Insert Comment را انتخاب کنید. عبارتی به عنوان توضیح را وارد و سپس روی سلول دیگری کلیک کنید. مثلث کوچک قرمز رنگ، نشان می دهد که سلول دارای توضیحات است. دوباره روی این سلول راست کلیک و این بار عبارت Edit Comment را انتخاب کنید.

روی کادر مستطیل توضیحات کلیک کنید و از گروه جدید که در منوی Home به نام Change Shape ایجاد کردید، کلیک کنید و شکل دلخواه را برگزینید.

نقش اعداد در اکسل

وقتی از Format Cells استفاده می کنید، وسوسه نشوید که یک فرمت چپ، راست یا افقی مرکزی را انجام دهید! پیش فرض Excel این است که اعداد از راست به چپ و حروف از چپ به راست باشند. اگر این پیش فرض ها را تغییر ندهید، با یک نگاه می توانید متنی یا عددی بودن داده ی یک خانه را تشخیص دهید. همانطور که در مثال ابتدایی دیدیم، به نظر می رسد A1 متنی باشد اما در حقیقت شامل یک عدد است. هر بخش از یک فرمت داده شده، از کد های فرمت کردن خودش استفاده می کند. این کد ها، Excel را مجبور می کنند تا داده ها را مطابق خواسته ی شما نمایش بدهد. بنابراین، برای مثال، فرض کنیم، می خواهیم اعداد منفی داخل پرانتز و تمام اعداد مثبت، منفی و صفر، با دو رقم دهگانی نشان داده شوند. برای این کار از این فرمت استفاده کنید:
0٫00_ ;(-0٫00)
اگر می خواهید اعداد منفی قرمز باشند، از این فرمت استفاده کنید:
0٫00_ ;[Red](-0.00)
به استفاده از براکت در کد توجه کنید. این کد به Excel می گوید که اعداد را با رنگ قرمز نمایش بدهد.
شما می توانید از کدهای مختلفی در بخش های فرمت مورد نظرتان استفاده کنید. جدول های 1 تا 5 که از مدارک رسمی Microsoft انتخاب شده اند، این کد ها را تشریح می کنند. جدول 1، کدهای فرمت کردن، جدول 2، کد های متن، جدول 3، کدهای تاریخ، جدول 4، کدهای زمان و جدول 5، برخی کدهای مختلف دیگر را فهرست کرده است.
لازم است توجه ویژه ای به آخرین نوع کد های فرمت کردن لیست شده در جدول 5 داشته باشیم: عملگر های مقایسه ای. فرض کنیم می خواهیم از فرمت 0٫00_ ;[Red](-0.00) برای نشان دادن اعداد منفی کمتر از -100 به رنگ قرمز و داخل براکت استفاده کنید. برای این کار از کد زیر استفاده کنید:
0٫00_ ;[Red][
کد های [Red] [
اغلب، کاربران می خواهند مقادیر دلار را با حروف نشان دهند. برای انجام این کار، از فرمت زیر استفاده کنید:
0 «Dollars and».00 «Cents»
با استفاده از این فرمت، برای مثال، عدد 55٫25 به شکل
55 Dollars and.25 Cents
نشان داده می شود. اگر می خواهید اعداد را به دلار و سنت تبدیل کنید،

  می توانید از یک فرمت تغییر داده شده برای نمایش کلمات Low، Average یا High (به معنی پایین، متوسط و بالا) در کنار اعداد وارد شده استفاده کنید. به سادگی از کد فرمت زیر استفاده کنید:
[20]»High»* 0;»Average»* 0
به استفاده از * توجه ویژه ای داشته باشید. این کد، کاراکتر بعدی فرمت را برای پر کردن عرض ستون تکرار می کند که باعث می شود متن های Low، Average یا High به قسمت راست بروند در حالی که اعداد به سمت چپ برده می شوند.

 در نرم افزار اکسل برای تعریف یک تیبل به عنوان header در اکسل راه‌های زیادئی وجود دارد با ما همراه باشید تا باهم چند راه کار را مورد بررسی قرار دهیم

روش اول: تقسیم تعیین سطرهایی از جدولی که دارید به عنوان سربرگ "header"  در اکسل به این ترتیب سطرهای مربوطه در تمام صفحات بعدی به عنوان سربرگ درج خواهد شد.

تعریف header در یک جدول در exel

تعریف header در یک جدول مراحل زیر را دنبال کنید:فرض کنید فایل اکسل  را بازکرده‌اید و در sheet جدول هستید و مراحل را از آن به بعد شروع می کنم.
1. سطرهایی که میخواهید به عنوان سرتیر header باشند را انتخاب کنید سپس در بالای صفحه به تب Page Layout بروید و روی Print Titles کلیک کنید.
 
در صفحه بازشده که Page setup نام دارد ردیف سوم rows to repeat at top را انخاب کنید و روی فلش کنار کادر کلیک کنید در صفحه بازشده مثل سایر کادرهای محاوره اکسل با انتخاب سطرهای مورد نظر مقدار دهی کنید 

برای اینکه یک سطر همواره در بالای صفحه باقی بماند راه های دیگری نیز هست از جمله دو روش زیر البت در صورت استفاده از این روشها تنها در نرم افزار اکسل این سطرها بالای صفاحات دیده می‌شوند و در صورت چاپ تنها در صفحه اول خواهند آمد:
برای این منظور شما می توانید از Freeze Panes استفاده کنید. با استفاده از Freeze Panes می توانید تعدادی از سطرها یا ستونها و یا هردو را همزمان Freeze کنید و به این ترتیب مقادر Freeze شده همواره در محل قرارگری فعلی در صفحه باقی خواهند ماند و اصطلاحا سایر سطرها و ستونها در صورت Scroll کردن سطرها یا ستونها، سطرها یا ستونها به زیر سطرها و ستونهای Freeze شده می‌روند. برای Freeze کردن سطرها یا ستونها من فرض می کنم شما یک جدول مثل جدول زیر در اختیار دارید:
برای Freeze سطر اول آن کافی است طر اول را انتخاب "select" کنید سپس به تب View رفته روی Freeze Panes کلیک کنید تا منوی آبشاری آن باز شود.Freeze Top Row را انتخاب کنید.
 
حال با اتفاده از ماوس یا صفحه کلید جدول خود را به سمت سطرهای پایین مرور کنید خوب به این ترتیب هنگام Scroll کردن صفحه روبه پایین سطر انتخاب شده شما همواره بالای صفحه خواهد ماند.

• Freeze First Column: که برای ثابت کردن سطر و ستون به صورت همزمان استفاده می‌شود.
• Freeze Top Row: که برای ثابت کردن سطرهای بالای سطر انتخاب شده استفاده می‌شود.
• Freeze First Column: که برای ثابت کردن ستونهای ماقبل ستون انتخاب شده استفاده می‌شود.

 در هنگام کار با نرم افزار اکسل شاید شما هم با سوالات زیر روبه رو شده باشید:

• اکسل برای چه استفاده هایی مناسب است و برای چه کارهایی طراحی شده است و چه محدودیت هایی دارد؟
• اشتباه های رایج در استفاده اکسل چیست و چطور از آنها پرهیز کنیم؟
• دیگران چه تجربیاتی از کار با اکسل دارند و آیا نمونه کارهای انها را جهت الگوبرداری می توان یافت؟

در حال حاضر می توان گفت بیشترین کاربردهای این به اصطلاح صفحه گسترده در تجزیه و تحلیل اعداد و صورتهای مالی، ترسیم نمودارها، تهیه لیستهای مختلف، تهیه داشبورهای مدیریتی، تهیه گرافها و نمودارهای مختلف و خودکار کردن برخی فعالیتهای تکراری می باشد. این ابزار هم همانند دیگر ابزارها و نرم افزارهای دیگر مزایا و معایب خود را دارد و که فقط با شناخت کامل از آن و انطباق ان با نیازها و اهداف خود می توان به درستی از مزایایش برخوردار شد. در این جا میخواهیم نگاهی اجمالی به لیست مزایا و معایب استفاده از اکسل بیاندازیم تا شاید از این به بعد قبل از تصمیم گیری به استفاده از نرم افزارهای مختلف و انتخاب ابزار کمی به محدودیت ها و مخاطرات نرم افزارها بیاندیشیم.

1. مزایای استفاده از اکسل:

1. امکان برقراری ارتباط بابقیه نرم افزارهای مجموعه آفیس:

مایکروسافت Microsoft Excel به خوبی توان ارسال و دریافت اطلاعات به دیگر نرم افزارها مانند

Microsoft Word, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access و همچنین SQL Microsoft و بقیه پایگاههای داده را دارد.

2. انعطاف پذیری بالا و قابلیت تطابق بالا:

اکسل کاملا انعطاف پذیر است و شما می توانید آن را مطابق نیازهای سازمانی و الزامات گزارش گیری پروژه خود منطبق کنید.

3. توان بالا در تجزیه و تحلیل داده ها:

با استفاده از توابع آماری و محاسباتی و همچنین نمودارهای مختلف می توان به خوبی ارتباط بین داده ها را پیدا کرد حتی از برخی قابلیت های پیش بینی روند های مالی پروژه و شبیه سازی تاثیر ریسکهای پروژه را دارد.

4. قابلیت استاندارد سازی و فرموله کردن فرآیندها در اکسل:

با استفاده از توابع موجود و قابلیت فرمول نویسی می توان با اطمینان محاسباتی مانند محاسبه میزان دستمزد بر اساس ساعات کاری پرسنل پروژه را استاندارد سازی کرد با سرعت و دقت بالا محاسبات را بروز کرد.

5. قابلیت بی نظیر ساخت نمودارها:

با شناخت انواع نمودارها و کاربرد آنها شما می توانید تمامی داده های خود را به صورت گرافیکی به معرض نمایش درآورید و تجزیه و تحلیل کنید مانند گزارشات پیشرفت پروژه.

6. فرمت بندی متغیر Conditional formatting  در excel:

وقتی با تعداد زیادی داده سرو کار دارید تغییر رنگ ویا فرمت دادهایی که شرایط خاصی دارند قابلیت بسیار جالب و مفیدی است و باعث افزایش کارایی و راندمان و همچنین جلوگیری از خطا می شود.

7. استفاده آسان و در دسترس بودن:

معمولا در اکثر کامپیوترها و نوت بوک ها که از سیستم عامل ویندوز استفاده می کنند شما یک نسخه از اکسل را خواهید داشت و با حداقل شناخت از اکسل می توانید به اطلاعات فایلها دستیابی پیدا نمایید.

8. هوشمندی کافی در کمک به کاربر:

اکسل به میزان مناسبی می تواند در انجام کارهایی تکراری با پیش بینی رفتار کاربر به کاربران کمک نماید.

9. قابلیت ماکرو نویسی و صرفه جویی در زمان:

انجام کارهای تکراری اگر میخواهید کارهایی تکراری زیادی بر روی تعداد زیادی فایل مشابه انجام دهید نگران نباشید ماکرو ابزار قدرتمند وسریعی است برای انجام این کار در چند لحظه

10. قابلیت برنامه نویسی به کمک ویژوال بیسک:

برای اضافه کردن توابع جدید خودتان و یا افزودن امکانات خاص زبان برنامه نویسی ویژوال بیسک این قابلیت را به شما می دهد.

1. معایب استفاده از اکسل:

1.امنیت پایین:

اکسل برای حفاظت از داده ها از امنیت مناسبی برخوردار نیست و یک فرد نه چندان حرفه ایی با کمی صبر و حوصله از تمامی لایه های امنیتی آن رد خواهدشد هرچند با رعایت چند نکته و شناخت ابزارهای امنیتی می توان تا حد قابل قبولی از داده های پروژه خود محافظت نمایید.

2. امکانات تحت شبکه ضعیف:

اگر تیم پروژه شما می خواهد به طور همزمان از یک فایل تحت شبکه استفاده کند حتما باید منتظر مشکلاتی ناخواسته و برخی دوباره کاریها باشید اگر میخواهید به صورت اشتراکی از یک فایل استفاده کنید شاید بهتر است با کمی تغییرات آنرابه چند فایل مجزای مرتبط تبدیل کنید این راه کار بعضی اوقات کمک می کند.

3.دشواری خطایابی در فرمولهای طولانی:

مشکل واقعی و قتی بوجود می آید که بخواهید در یک فایل حجیم و سلولهای پر از فرمول بدنبال پیدا کردن ریشه خطای بوجود آمده باشید شاید مجبور به صرف زمان زیادی شوید البته این مشکل هم با کمی استاندارد سازی و نامگذاری درست سلولها و قفل کردن آنها تا حد زیادی قابل حل است.

4.بالا بودن امکان بروز خطاهای سهوی کاربران:

اگر سلولهای حاوی فرمولها قفل نباشند به سختی بتوان به خروجی این فایل اطمینان کرد زیرا کاربر در هر بار ورود اطلاعات به صورت نا خواسته می تواند محتوی سلولهای محاسباتی را جابه جا کند و مثلا حقوق پرداختی به نیروهای پروژه را جابه جا محاسبه نمایند.

5.عدم دستیابی کامل به امکانات اکسل در گوشی های همراه:

امکان کاربری راحت و آسان در گوشی های همراه وجود ندارد و بیشتر جهت خواندن اطلاعات قابل استفاده است تا ورود اطلاعات و تهیه فایلهای جدید.

6.نیاز به تسلط بالا در کاربری های پیچیده:

اگر پروژه شما پروژه به نسبه بزرگی باشد و شما تصمیم داشته باشید که برخی کارها را با اکسل انجام دهید به یک متخصص اکسل نیاز دارید تا بتواند فایلهای کاربردی و بدون مشکلات جانبی فراهم کند.

7.احتمال بالای از دست رفتن اطلاعات:

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که پس از ساعتها وقت و زمانی که فکر می کردید کار شما به پایان رسیده است ناگهان می بینید که فایل شما دیگر قابل استفاده نیست و همه چیز را باید از اول شروع کنبد، تهیه فایلهای پشتیبان مرحله به مرحله و استفاده از پشتیبان گیری خودکار اکسل می تواند راهگشا باشد.

8.امکانات ضعیف کنترلی:

کنترل بر روی کار کا ربر و یا پیدا کردن کسی که محتوای برخی سلولها را تغییر داده است به راحتی امکانپذیر نیست وکاربری تحت شبکه مشکلات فوق را چند برابر می کند.

9.عدم سازگاری با سیستم عامل های دیگر:

اگر بخواهید در سیستم عاملهای دیگر از فایلهای اکسل استفاده کنید به تمامی قابلیتهای آن دسترسی ندارید و شاید به مشکلاتی بر خورد نمایید.

10.قابلیت نه چندان کارآمد معتبر سازی داده ها در  اکسل.

قابلیت بررسی صحت داده های ورودی در حالت عادی بر روی سلولهای اکسل فعال نیست هرچند با شناخت برخی ابزارها می توان این مشکل را کمی برطرف کرد.

درنهایت اینکه بدانیم اکسل همانند شمشیر دولبه ای است که در صورت عدم شناخت نقاط قوت و ضعف و برنامه ریزی درست شاید به جای ابزاری مناسب باعث برخی دوباره کاریها مشکلات جانبی گردد.

در  کاربرگهای مختلف در اکسل باید به نسبت نوع داده ای که کاربر درون کاربرگ وارد می نماید بخشهای مختلف جدول یا کاربرگ خود را فرمت بندی نماییم.

این موضوع هم به بهتر شدن ساختار کاربرگ کمک کرده و هم خطای انسانی را در جهت وارد کردن اطلاعات کم خواهد کرد.

به طور مثال در هنگام وارد کردن مواردی مانند مبالغ پولی در صورتی که کاربر خود اقدام به وارد کردن واحد مورد نظر کند باعث ایجاد خطا در کاربرگ خواهد شد اما اگر فرمت لازم تنظیم شده باشد در هنگام  وارد کردن مقدار پولی توسط کاربر  به صورت اتوماتیک واحد  پولی وارد شده که این واحد چون در ساختار اکسل ایجاد شده در محاسبات بعدی خطایی ایجاد نمی نماید.

مثال برای این موارد زیاد می باشد اما بهتر است به سراغ تنظیمات قالب بندی خانه ها برویم

. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم:

ابتدا محدوده مورد نظر خود را  که دارای یک فرمت یکسان هستند در اکسل انتخاب می  نماییم به طور مثال در یک کاربرگ فاکتور محدوده تعداد کالا را انتخاب نموده ایم.

سپس با یکی از روش های زیر عمل می نماییم.

روش اول:

1- انتخاب منوی Format از تب home
2- انتخاب گزینه Cells format

روش دوم:

بر روی خانه های مورد نظرکلیک راست کرده و از منوی باز شده گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم.

روش سوم:

فشردن کلیدهای ctrl 1

با اجرای یکی ازسه روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای Tab های مختلفی است بر روی تب number کلیک می نماییم

و به نسبت داده درون سلول یکی از فرمت های عددی ذیل را انتخاب و تنظیم می نماییم.

• General

  این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان می دهد.

• Number 

   

  یا عدد مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر می شود. همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم:

  1. – Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.

  2. – Negative Number: در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود.یا به رنگ قرمز.یا سیاه با علامت منفی. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند.)

  3. – Use 1000 Separator: با انتخاب این گزینه اعداد وارد شده از سمت راست سه رقم سه رقم با علامت کاما (,) جدا می نماید.

      

• Currency: مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد:

  1. Decimal Places: در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.

  2. Symbol: نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.

  3. – Negative Number: اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

      

• Accounting: مانند حالت Currency است. این قالب بندی، قالب بندی حسابداری می باشد و علامت پولی در منتهاالهیه سمت چپ آن نوشته می شود. تفاوت عمده آن با currency در این است که بخش Negative Number در این فرمت وجود ندارد چون در حسابداری ماهیت اعداد هستند که باعث کاهندگی آن ها می شود نه منفی بودن آنها به طور مثال هزینه ها اعداد مثبتی هستند که بخاطر ماهیت آنها از درآمد کسر می شوند نه بخاطر منفی بودن آنها

   

• Date: تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد. و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم.

در این فرمت دو امکان فعال می باشد

• انتخاب منطقه جغرافیایی یا location وجود دارد و با انتخاب منطقه جغرافیایی مورد نظر فرمتهای مختلف در بخش بعدی فعال می گردد

• در بخش TYPE با انتخاب منطقه جغرافیایی در بخش location انواع فرمت تاریخی در این بخش فعال شده و به دلخواه می توانید یکی از آنها را انتخاب نمایید 

   

6. Time: زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد

   در این قالب بندی نیز 2 امکان در دسترس می باشد.

• انتخاب منطقه جغرافیایی یا location  که با انتخاب منطقه جغرافیایی مورد نظر فرمتهای مختلف در بخش بعدی فعال می گردند

• در بخش TYPE با انتخاب منطقه جغرافیایی در بخش location انواع فرمت زمان  در این بخش فعال شده و به دلخواه می توانید یکی از آنها را انتخاب نمایید

  
  7- Percentage: عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد.

باامکان انتخاب تعداد اعشار در بخش decimal places

نکته

در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد.

7. Fraction: مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند

8. Scientific: مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد

   باامکان انتخاب تعداد اعشار در اک در بخش decimal places

    

8. Text: مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان می دهد و مقادیر آنرا محاسبه نمی کند

    

10. Special

    در بعضی منااطق جغرافیایی بعضی از اعداد دارای قالب بندی خاصی می باشند  مانند کد پستی، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی).

    که با انتخاب منطقه جغرافیایی خاص از بخش location در صورتی که آن منطقه فرمت بندی خاصی برای موارد گفته شده وجود داشته باشد در بخش type فعال شده و می توانید آن را انتخاب نمایید.

• Custom: در صورتی که فورمت های گفته شده پاسخ گوی نیاز های ما نباشند می توانیم در این بخش با استفاده از علائم و نشانه های قابل شناسایی برای اکسل فرمت های دلخواه خود را ایجا نموده یا فرمت انتخاب شده را تغییر دهیم.

  مثال در صورتی که در واحد پولی ریال قصد تغییر واخد به تومان را داشته باشیم بعد از انتخاب واحد ریال و تایید آن در سلول دوباره با فعال کردن پنجره format cells   و انتخاب گزینه custom  می توانیم کد نوشته شده برای واحد ریال را مشاهده نموده و به راحتی کلمه ریال را به تومان تغییر دهیم.

   

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات در کار با  Excel این است که تا این لحظه که سال 2013 است در این نرم افزار امکان خروجی گرفتن با پسوند csv که در آن حروف فارسی پشتیبانی شود هنوز تعبیه نشده!

1- استفاده از Google Docs:

داده‌های فارسی خود را در اکسل تایپ کنید و با پسوند xls یا xlsx (همان پسوند پیش‌فرض) ذخیره کنید.

- یک فایل SpreadSheet ایجاد کنید.

- از منوی File گزینه import را انتخاب کنید و فایل اکسل را انتخاب و وارد کنید.

- پس از لود شدن فایل، از منوی File گزینه Download as را انتخاب کنید و فرمت csv را انتخاب کنید...

- همین!

2- استفاده از Open Office در اکسل:

روش اول به خاطر لود نشدن Google Docs و نیاز به اینترنت ممکن است چندان کاربردی نباشد.

- سپس فایل اکسلی که طراحی کرده‌اید را در Calc که همان اکسل اما برای Open Office است، باز کنید.

- از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید.

- یک پنجره باز خواهد شد، که باید Keep current settings را انتخاب کنید.

-  Character set را Unicode UTF-8 انتخاب کنید.

- و بقیه را بدون دستکاری رها کنید و OK کنید.

- همین!

خواهید دید که یک فایل csv با کاراکترهای فارسی خواهید داشت ;)

  در  اکسل جهت طراحی خطوط یک جدول راهکار های متعددی موجود می باشید

باما همراه باشید تا با دو روش از آن آشنا شویم

روش اول

1- جدول مورد نظر رو انتخاب کنید
2- روی منوی Home کلیک کنید
3- در قسمت Font ابزار Border رو پیدا کنید
4- روی فلش کنار ابزار کلیک کنین
5- روی فلش کنار گزینه‌ی Line Style کلیک کنید
6- خط نقطه چین مورد نظر رو انتخاب کنید
7- دوباره روی فلش کنار ابزار کلیک کنید
8- گزینه‌ای که همه‌ی خطوط جدول رو مشخص می‌کنه (All Borders) رو انتخاب کنید
9- دوباره روی فلش کنار ابزار کلیک کنید
10- روی فلش کنار گزینه‌ی Line Style کلیک کنید
11- خط دوتایی رو انتخاب کنید
12- دوباره روی فلش کنار ابزار کلیک کنید
13- گزینه‌ای که خط دور جدول رو بدن خطوط داخلی رامشخص می‌کند (Outside Borders) را انتخاب کنید

روش دوم

1- جدول مورد نظر رو انتخاب کنید
2- روی منوی Home کلیک کنید
3- در قسمت Font ابزار Border را پیدا کنید
4- روی فلش کنار ابزار کلیک کنید
5- گزینه‌ی More Borders را انتخاب کنید
6- در قسمت Line و Style خطوط دوتایی رااتخاب کنید
7- از قسمت Presets گزینه‌ی Outline را انتخاب کنید
8- حالا از قسمت Line و Style خطوط نقطه چین رو انتخاب کنید
9- از قسمت Presets گزینه‌ی Inside را اتنخاب کنید
10- OK کنین و تغییرات را ببینید

چگونگی تغییر  خطوط جدول در اکسل

جدول، انعطاف پذیری زیادی دارد. شما می‌توانید خطوط جدول را تنظیم کنید و نیز رنگ آن را تغییر دهید. برای کل جدول، یک رنگ انتخاب کنید و یا دو رنگ انتخاب کنید، یکی برای خطوط داخلی و یکی برای خطوط خارجی تا به این صورت، یک جلوه سه بعدی ایجاد کنید.

جدول را انتخاب کنید  

نقطه درج را در جدول قرار دهید تا جدول برای ویرایش انتخاب شود.

 Table Properties را باز کنید

روی جدول کلیک راست کنید و گزینه ‏Table Properties را انتخاب کنید تا کادر محاوره‌ای Table Properties باز شود.

 اندازه خطوط جدول را مشخص کنید  

در قسمت Borders اندازه خطوط جدول را بر حسب پیکسل در کادر متنیSize وارد کنید. برای خطوط رنگی، باید حداقل یک پیکسل، در نظر بگیرید وگرنه نمی‌توانید رنگ خطوط را مشاهده کنید.

 انتخاب رنگ در excel

از منوی Color، یک رنگ برای خطوط جدول انتخاب کنید. برای ایجاد خطوط دو رنگی، از منوهای Light Border و Dark Border استفاده کنید. بعد از اتمام کار، روی OK کلیک کنید بخاطر داشته باشید که اگر از یک زمینه برای صفحه استفاده کنید، این رنگ‌ها بصورت خودکار تنظیم می‌شوند.

 خطوط سلول را تغییر دهید  

همچنین می‌‌توانید خطوط تک تک سلول‌ها را تغییر دهید. برای این کار، داخل سلول مورد نظر کلیک کنید.

 Cell Properties را انتخاب کنید  

روی سلول انتخاب شده کلیک راست کنید و Cell Properties را انتخاب کنید. کادر محاوره‌ای Cell Properties که شبیه کادر محاوره‌ای Table Properties در مرحله 3 است باز می‌شود.

 تغییر دادن خطوط جدول در اکسل

در قسمت Borders، منوهای رنگ، درست مانند منوهای رنگ در مرحله 4 کار می‌کنند. برای اینکه خطوط، فقط یک رنگ داشته باشند یکی از رنگ‌های منوی Color را انتخاب کنید. و برای اینکه خطوط، دو رنگی شوند، رنگ‌های منوهای Light Border و Dark Border را انتخاب کنید. بعد روی OK کلیک کنید.