راست چین کردن و راست به چپ کردن نمودار در اکسل

” ستون های اکسل به صورت پیش فرض چپ به راست هستند. “

نحوه راست چین کردن و راست به چپ کردن ستون های اکسل

همانطور که می دانید به صورت پیش فرض، شیت های اکسل به صورت چپ به راست هستند. یعنی همیشه ستون A در سمت چپ صفحه وجود داشته و به ترتیب B و C و سایر ستون ها در سمت راست آن پدیدار می شوند. اما در فایل های فارسی نیاز داریم که این ترتیب بر عکس شود یعنی شیت اکسل راست به چپ شده و ستون A در سمت راست قرار گیرد.
برای انجام این کار باید وارد سربرگ Page Layout شوید و گزینه Sheet Right To Left را  انتخاب کنید:

نحوه راست به چپ کردن نمودار ها در اکسل

یکی دیگر از مشکلات فارسی زبانان، راست چین کردن نمودارهای ستونی و خطی در اکسل است. یعنی کاری کنیم که نقاط نمودار از سمت راست نمودار شروع شوند و به ترتیب به سمت چپ ادامه پیدا کنند. برای انجام این کار باید روی محور افقی نمودار خود دو بار کلیک کنید و در گزینه های سمت راست به دنبال گزینه Categories in reverse orders بگردید. با زدن تیک این گزینه، نمودار ستونی یا خطی شما برعکس می شود.                                                                                 

کار با نمودار و ترسیمات آماری ممکن است برای هر فرد و در هر حرفه‌ای نیاز باشد. رسم نمودار در اکسل کمک می‌کند تا داده‌ها و اطلاعات به شیوه‌ای بصری و ملموس‌تر قابل رویت باشند و تحلیل آماری را ساده‌تر می‌کنند.

یکی از نرم افزارها و برنامه‌های خوب برای ایجاد و رسم نمودار، نرم افزار مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) می‌باشد ولی شاید شما هم جزو افرادی باشید که نحوه‌ی کار و رسم نمودار در اکسل را ندانید و نیاز داشته باشید تا آنرا یاد بگیرید.

در این آموزش اکسل پیشرفته، نحوه‌ی وارد کردن  و رسم نمودار در اکسل و اعمال تغییرات در آنرا بررسی خواهیم کرد.

مراحل گام به گام رسم نمودار در اکسل

نمودارها انواع مختلفی دارند، نمودار میله‌ای، نمودار دایره‌ای، نمودار شمعی، نمودار خطی و… و اینکه چه نوع نموداری را مورد استفاده قرار دهید به کار و نیاز شما بستگی دارد. برای وارد کردن و رسم نمودار در اکسل کافی است مراحل زیر را طی نمایید.

گام اول: وارد کردن اطلاعات و داده‌ها

در گام نخست باید اطلاعات و داده‌های مورد نظرتان را در برنامه اکسل وارد نمایید و یا درون ریزی (Import) کنید. بهتر است اولین ستون عمودی و اولین ردیف افقی را به عنوان سرتیتر نگه‌دارید.

د اطلاعاتی به صورت فرضی وارد اکسل شده است که میزان درآمد، خرجی و مانده نهایی را برای نیمه‌ی نخست سال نشان می‌دهد.

گام دوم: انتخاب کردن اطلاعات مورد نظر در EXCEL

برای اینکه بتوانید اطلاعات جدول را به صورت نموداری نمایش دهید، باید ابتدا آنها را انتخاب کنید. برای انتخاب کردن سلول‌ها، ماوس را بر روی سلول A1 گذاشته و کلیک کنید و بدون رها کردن کلیک، ماوس را تا سلول D7 بکشید. به این ترتیب، رنگ ناحیه‌ی انتخابی تغییر می‌کند.

گام سوم: انتخاب نوع نمودار و وارد کردن آن در اکسل

پس از انتخاب کردن داده‌های مورد نظر، از منوی اکسل وارد بخش Insert شوید و جعبه‌ی Charts را پیدا کنید.

در این جعبه، انواع نمودارها برای شما نمایش داده شده است. با انتخاب نمودار مورد نظر، می‌توانید آن را وارد محیط اکسل کنید.

همانطور که مشاهده می‌کنید، اطلاعاتی که به عنوان سرتیتر در ستون A و همچنین ردیف 1 وارد شده‌اند، به ترتیب در محور افقی و راهنمای نمودار (Legend) مشخص شده اند.

همچنین می‌توانید اطلاعات و نوع نمودار را ویرایش نمایید و تغییراتی را به دلخواه در آن اعمال کنید

نرم‌افزار اکسل از جمله برنامه‌های آفیس مایکروسافت است که کارآیی بالایی در پردازش داده‌های عددی و متنی دارد. در این آموزش اکسل  قصد داریم به معرفی توابع و میانبرهایی بپردازیم که در استفاده از این نرم‌افزار مفید هستند. در ادامه با ما  همراه باشید.
اکسل نرم‌افزار توانمند و فوق‌العاده‌ای است که کاربران عادی ممکن است با همه‌ی قابلیت‌های مفید آن آشنا نباشند. با دانستن یک سری کلیدهای میانبر و توابع عمومی می‌توانید مهارت خود را نسبت به این نرم‌افزار افزایش دهید.

1. استفاده از میانبر Ctrl + PgDn و Ctrl + PgUp برای رفتن از یک کاربرگ (worksheet) به کاربرگ دیگردر اکسل

2. با استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl بین سلول‌ها جابه جا شوید

البته واضح است که تنها با کلیدهای جهت دار می‌توانید از یک سلول به سلول دیگری حرکت کنید. اما استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl این روند را سریع‌تر می‌کند.

3. برای انتخاب داده‌ها از کلید Shift استفاده کنید

کلیدهای ترکیبی Ctrl + Shift+ و کلیدهای جهت دار کمک می‌کند محدوده‌ی داده‌ها را تا آخرین سلول دارای داده انتخاب کنید.

4. برای کپی دوبار کلیک کنید

برای کپی یک فرمول لازم نیست حتما آن را تا آخرین سلول درگ کنید. فقط کافی است روی گوشه‌ی پایین سمت راست سلول فرمول دو بار کلیک کنید.

5.  تغییر فرمت سلول در EXCEL

با استفاده از کلیدهای ترکیبی!+Ctrl + Shift می‌توانید فرمت عدد را به دو رقم اعشار تبدیل کنید. برای تبدیل به فرمت دلار کافی است از کلیدهای ترکیبی $+Ctrl + Shift و برای تبدیل به درصد از کلیدهای ترکیبی %+Ctrl + Shift استفاده کنید.

6. برای قفل سلول‌ها از کلید F4 استفاده کنید

گاهی اوقات برای کپی داده‌ی یک سلول می‌خواهید فرمول آن هم کپی شود. گاهی هم می‌خواهید که این کپی صورت نگیرد. وقتی می‌خواهید ورودی سلول را قفل کنید می‌توانید یک علامت $ قبل از اسم سلول (مثلا B1) قرار دهید. تایپ کردن $ قبل از نام هم سلول کار وقت‌گیر و آزاردهنده‌ای است. در عوض می‌توانید به جای تایپ $ از کلید F4 استفاده کنید تا علامت $ ایجاد شود. با هر بار فشار دادن F4 حالت‌های قفل سلول، قفل ردیف، قفل ستون و حالت بدون قفل فعال می‌شود.

7. خلاصه کردن داده‌ها با توابع CountIF و SumIFدر اکسل

تابع CountIF تعداد دفعات تکرار یک داده را در محدوده‌ی انتخاب شده مشخص می‌کند. اولین ورودی این تابع محدوده‌ی مورد نظر و دومین ورودی مربوط به شرط مورد نظر ما است. برای مثال در حالت زیر اسم چند نویسنده به نام‌های سانسا، اریا، راب، جان، ریکون و برن آورده شده است. هر کدام از آن‌ها چند داستان نوشته‌اند که هر داستانی تعدادی بازدیدکننده داشته است. برای مرتب کردن داده‌ها در یک سلول خالی دستور CountIF را نوشته تا از ستون اسم نویسنده‌ها اسم آریا را شمارش کند. پس اولین ورودی تابع ستون B4 تا B50 است و دومین ورودی آن سلول G4‌ است که اسم آریا در آن نوشته شده است.

حالا می‌خواهیم کل بازدیدکنندگان هر داستان را شمارش کنیم. در این حالت از تابع SumIF استفاده می‌کنیم. این تابع سه ورودی دارد. ورودی اول ستون B4 تا B50 است. ورودی دوم سلول مربوط به اسم نویسنده است و ورودی سوم ستون مربوط به تعداد بازدیدکنندگان است. حاصل این تابع به عنوان مجموع کل بازدیدکنندگان آثار یک نویسنده در مقابل اسم وی نمایش داده می‌شود.

8. استخراج داده‌ها با تابع   VLOOKUPدر اکسل

فرض کنید لیستی طولانی از نام چند دانشگاه در اختیار داریم که رتبه‌ی هر یک از آن‌ها در سلول مقابلش درج شده است. برای این که بتوانیم در این لیست طولانی، 5 دانشگاه اول را پیدا کنیم از تابع VLOOKUP استفاده می‌کنیم.

تابع VLOOKUP چهار ورودی دارد. ورودی اول مربوط به داده‌ی مورد نظر است. در این مثال ما به دنبال عدد 1 که رتبه‌ی دانشگاه است، هستیم. ورودی دوم مربوط به محدوده‌ی داده‌ها است که در این مثال کل ردیف A تا F انتخاب شده است. ورودی سوم مربوط به شماره ستون داده‌ی مورد نظر است. چون ما به دنبال اسم دانشگاه هستیم ورودی را ستون 2 در نظر می‌گیریم. ورودی آخر مربوط به وقتی است که داده‌ی مورد نظر (مثلا عدد 1) پیدا نشود که به جای آن عدد 0 یا عبارت False را قرار می‌دهیم.

9. استفاده از & برای ترکیب رشته‌های متنی در excel

در اینجا دو ستون داریم که یکی شامل نام و دومی شامل نام خانوادگی است. با استفاده از علامت & می‌توان ستونی ایجاد کرد که نام و نام خانوادگی را در کنار هم داشته باشد. در نرم‌افزار اکسل با کمک & می‌توانید دو قسمت از متن را با هم ترکیب کنید. البته دقت کنید که بین نام و نام خانوادگی حتما فاصله قرار دهید. روش کار به این صورت است: [انتخاب سلول نام خانوادگی]& ” ” & [ّانتخاب سلول نام].

10. پاک کردن متن با توابع LEFT، RIGHT و  VLOOKUP در اکسل

این فرمول‌های متنی مخصوص پاک کردن داده‌ها است. برای مثال در حالت زیر اسم چند ایالت آمریکا را داریم که حروف اختصاری هر یک با یک خط فاصله در کنار اسامی قرار گرفته است. با استفاده از تابع LEFT می‌توانیم فقط دو حرف اختصاری هر نام را داشته باشیم. LEFT بر اساس تعداد کاراکترهای در نظر گرفته یک رشته‌ی متنی را به صورت خروجی تحویل می‌دهد. اولین ورودی این تابع سلول مربوط به رشته‌ی متنی و دومی تعداد حروف مورد نظر است.

چنانچه بخواهید نام ایالت را به صورت کامل داشته باشید و خبری از حروف اختصاری نباشد از تابع RIGHT استفاده کنید. RIGHT تعداد کاراکترها را از سمت راست رشته‌ی متنی جدا می‌کند.

اما سوال این است که چه تعداد کاراکتر را باید از سمت راست انتخاب کنید؟ چرا که تعداد حروف ایالت‌ها با هم برابر نیستند. در اینجا استفاده از تابع LEN کارگشا خواهد بود.

تابع LEN کل کاراکترهای یک رشته‌ی متنی را شمارش می‌کند و تنها یک ورودی دارد که آن هم سلول مربوط به رشته‌ی متنی است.

حالا با کمک تعداد کاراکترهای به دست آمده از تابع LEN می‌توانید از تابع RIGHT استفاده کنید.

از آن جا که ما می‌خواهیم حروف اختصاری و خط فاصله را حذف کنیم، وردی تابع RIGHT را عدد تابع LEN منهای 3 قرار می‌دهیم.

11. ایجاد اعداد تصادفی با تابع RAND

تابع ()RAND می‌تواند اعداد تصادفی بین صفر تا 1 ایجاد کند. این تابع هیچ گونه ورودی لازم ندارد و داخل پرانتز خالی است. با هر بار فشردن کلید F9 این تابع عدد جدیدی تولید می‌کند. دقت داشته باشید که با ایجاد هر گونه تغییر در فضای کار، یک عدد جدید ایجاد خواهد شد.

نرم افزار  اکسل این امکان را فراهم می‌کند که داده‌ها را به صورت یک شکل به نمایش درآوریم. این ابزار مایکروسافت امکان درج فایل PDF را فراهم می‌آورد.

کلیک – فرض کنید یک لیست از محصولات داریم که می‌خواهیم همراه با توضیحات دیگری درباره محصول و مشخصات آن به اشتراک بگذاریم. در این مورد اکسل می‌تواند کمک بزرگی به ما کند. به نظرتان چگونه می‌توان آن را انجام داد؟
شما باید اطلاعات مربوط به هر محصول را در یک فایل PDF داشته باشید و نام محصولات را در یک ستون قرار دهید و فایل‌های PDF را در یک ستون دیگر قرار دهید. به این صورت مساله قابل حل است. در این آموزش اکسل پیشرفته، روش انجام کار را مشاهده می‌کنید.

درج فایل PDF در صفحه اکسل
به تب Insert بروید و در گروه Text بروی Object کلیک کنید.

در جعبه محاوره‌ای Object، در تب Create New، زیر قسمت Object Type گزینه Adobe Acrobat Document را انتخاب کنید. برای انجام این کار نیاز دارید که Adobe Acrobat را از قبل بر روی سیستم خود نصب کرده باشید. در غیر این صورت در لیست Object Type این گزینه را مشاهده نخواهید کرد.
ممکن است شما نرم‌افزارهایی که امکان باز کردن و خواندن فایل PDF را فراهم می‌کند بر روی سیستم خود نصب کرده باشید. می‌تواند آن را انتخاب کنید. مطمئن باشید که گزینه Display as Icon را انتخاب کرده باشید.

گزینه Ok را انتخاب کنید و یک جعبه محاوره‌ای باز می‌شود. فایل PDF موردنظرتان را انتخاب کنید و گزینه Open را کلیک کنید. اکنون فایل PDF باز می‌شود و شما باید آن را ببندید.
اکنون فایل PDF به اکسل اضافه شده است. می‌توانید آن را درگ کنید و یا تغییر اندازه دهید. این مراحل را برای درج سایر فایل‌های PDF تکرار کنید.

تنظیم فایل PDF در سلول اکسل
می‌توان اندازه فایل PDF را به گونه‌ای که کاملا متناسب با سلول باشد تغییر داد. فایل PDF مخفی نمی‌شود و با سلول‌های دیگر فیلتر نمی‌شود. یک راه وجود دارد که می‌توان مطمئن شد که فایل متناسب با سلول‌ باشد.

بر روی فایل درج شده راست کلیک کنید و Format Object را انتخاب کنید. اگر چندین فایل PDF دارید، می‌توانید همه فایل‌ها را انتخاب کنید، راست کلیک کنید و در آخر Format Object را انتخاب کنید.

جعبه‌ Format Object را باز کنید. تب Properties را انتخاب کنید و گزینه Move and size with cells را انتخاب کنید. Ok را کلیک کنید.

تغییر نام فایلPDFPDF
اگر توجه کرده باشید، فایل PDF همان نام پیش‌فرض خود را دارد. شما می‌توانید نام دیگری به فایل بدهید.

برای تغییر نام بر روی فایل PDF راست کلیک کنید و گزینه Convert را انتخاب کنید.

در جعبه Convert بر روی Change Icon کلیک کنید.

در جعبه متن Caption نامی که مدنظرتان است را تایپ کنید و Ok را انتخاب کنید.

اکنون نامی که به فایل اختصاص داده‌اید را مشاهده می‌کنید.

درنرم افزار اکسل  می توانیم  محتویات  سلول را به چند قسمت تقسیم کنید و در سلول‌های دیگری قرار دهیم و یا بالعکس می توانیم محتویات چند سلول را ترکیب کنید و در یک سلول قرار دهید. این کار براحتی در اکسل قابل انجام است. در ادامه آموزش ترفندها همراه باشید تا با نحوه انجام این کار آشنا شوید.

تجزیه متن یک سلول به چند سلول در اکسل

برای تجزیه محتویات یک سلول دو روش وجود دارد:

• نوشتن فرمول
• ابزار Text To Columns

 قبل از بیان این قسمت، نیاز است تعدادی از توابع متنی توضیح داده شود.

•  تابع Find:

این فرمول درون متن مورد جستجو موقعیت آغاز یک کاراکتر (حرف، عدد و کلمه) را پیدا می کند. لازم به ذکر است که هر فاصله (space) نیز یک کارکتر محسوب می شود.

=FIND(find_text , within_text , start_num)

این فرمول 3 آرگومان (پارامتر یا شیء) دارد:

1-   find_text (آرگومان 1): متنی که بایستی جستجو شود این متن می تواند یک حرف یا یک کلمه یا متن باشد.

2-  within_text (آرگومان 2): متنی که در آن به جستجو خواهیم پرداخت. این متن نیز می‌تواند یک حرف یا یک کلمه یا متن طولانی باشد.

3-   Start_num (آرگومان 3): نقطه آغاز جستجو است و در آرگومان 2 مشخص می کنیم که از چندمین کاراکتر شروع به جستجو کند که دراین صورت کاراکترهای قبلی جستجو نخواهند شد. این آرگومان از یک شروع و تا تعداد کارکتر موجود در آرگومان 2 می‌تواند باشد.

درصورتیکه عدد صفر یا عددی بیش از تعداد کارکتر موجود در آرگومان 2 به آن اختصاص یابد خطای #VALUE! را نشان خواهد داد.

اگر متن مورد جستجو (آرگومان 1) در متن قابل جستجو (آرگومان 2) موجود نباشد خطای #VALUE! را خواهیم دید.

• تابع :Search

=Search(find_text , within_text , start_num)

تمامی آرگومانها و همچنین عملکرد تابع  Searchبا تابع Find یکسان است و تنها تفاوتشان این است که تابع Find به بزرگی یا کوچکی حرف حساس است ولی تابع Search اینگونه نیست. 

• تابع Right:

=RIGHT(text,num_chars)

این تابع تعداد مشخصی از آخرین کاراکترهای یک رشته متنی را استخراج می‌کند (متن انگلیسی از سمت راست و متن فارسی از سمت چپ).

آرگومان text: این آرگومان، متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید و می تواند ارجاع به یک سل و یا نوشتن متن باشد.

آرگومان Num_chars: تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از انتهای رشته متن استخراج شود.

• تابع Left:

=LEFT(text,num_chars)

این تابع تعداد مشخصی از اولین کاراکترهای یک رشته متنی را استخراج می‌کند (متن انگلیسی از سمت چپ و متن فارسی از سمت راست).

آرگومان text: این آرگومان، متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید و می تواند ارجاع به یک سل و یا نوشتن متن باشد.

آرگومان Num_chars: تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از ابتدای رشته متن استخراج شود.

• تابع Mid:

=MID(text,start_num,num_chars)

این تابع تعداد مشخصی از کاراکترهای یک رشته متن را با توجه به موقعیت شروع در رشته متن و تعدادی که شما مشخص می‌کنید، استخراج می کند. ورودی اول رشته متنی است که می خواهید قسمتی از آن را استخراج کنید، ورودی دوم موقعیت اولین کاراکتر و ورودی سوم تعداد کاراکترهایی است که می خواهید از متن خارج کنید.

• تابع Len:

=LEN(text)

این تابع تعداد کاراکترهای یک رشته متن را محاسبه می‌کند. اگر بین کلمات یک رشته متن فاصله وجود داشته باشد، این تابع هر فاصله را به عنوان یک کاراکتر می شمارد.

تجزیه متن یک سلول از طریق نوشتن فرمول در excel

با استفاده از فرمولهایی که در بالا توضیح داده شد می توان محتوای یک سلول را تجزیه نمود. ممکن است دو حالت پیش آید:

• حالت اول اینکه تعداد کاراکترهایی که قرار است از ابتدا، انتها یا میان یک رشته متنی استخراج شود معلوم و ثابت باشد.
• حالت دوم اینکه این تعداد از پیش مشخص نباشد. برای حالت دوم می توان مثال نام و نام خانوادگی را در نظر گرفت که تعداد کاراکترهای نام یا نام خانوادگی افراد مختلف، از قبل معین نیست

در تصویر زیر نحوه انجام این کار برای حالت اول نشان داده شده است.

در تصویر زیر نیز نحوه جدا کردن نام و نام خانوادگی نشان داده شده است. همانطور که در این تصویر دیده می شود چند تابع درون تابعی دیگر نوشته شده است.
برای جدا کردن نام، از تابع LEFT استفاده می‌شود به طوریکه برای ورودی دوم این تابع (تعداد کاراکترهای مورد نظر که قرار است استخراج شوند یعنی تعداد کاراکترهای نام) تابع FIND نوشته می‌شود. این تابع موقعیت کاراکتر فاصله را درون رشته متن می یابد و سپس یک واحد از آن کم می گردد تا موقعیت آخرین حرف نام مشخص شود.
برای جدا کردن نام خانوادگی، تابع MID بکار گرفته می شود. برای ورودی دوم این تابع (موقعیت اولین کاراکتر نام خانوادگی) از تابع FIND استفاده می‌گردد. این تابع موقعیت کاراکتر فاصله را درون رشته متن می یابد و سپس یک واحد به آن اضافه می‌گردد تا موقعیت اولین حرف نام خانوادگی تعیین شود. برای ورودی سوم تابع MID می‌بایست به طریقی مشخص شود که از اولین حرف نام خانوادگی به بعد چه تعداد کاراکتر باید استخراج شود. این کار به راحتی با استفاده از تابع LEN امکانپذیر است.

تجزیه متن یک سلول از طریق ابزار Text to columns در اکسل

در اینجا نیز ممکن است همان دو حالت پیش آید.

برای حالت اول که تعداد کاراکترهای مورد نظر برای استخراج ثابت و معین هستند به طریق زیر عمل کنید:

1. سلول‌هایی که قرار است تجزیه شوند را انتخاب نمایید.
2. از منوی Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید.
3. در مرحله 1 از 3، گزینه Fixed Width را انتخاب نمایید.
4. در مرحله 2 از 3، بوسیله کلیک کردن در نقاطی که می خواهید کاراکترها از یکدیگر جدا شوند، ستونها را تجزیه کنید.
5. در مرحله 3 از 3 در فیلد Destination آدرس سلولی که می خواهید داده ها درج شوند را وارد کنید و بر روی Finish کلیک نمایید

 برای حالت دوم، به منظور جدا کردن نام و نام خانوداگی به طریق زیر عمل کنید:

1. سلولهایی که قرار است تجزیه شوند را انتخاب نمایید.
2. از منوی Data، بر روی گزینه Text to columns کلیک کنید.
3. در مرحله 1 از 3، گزینه Delimited را انتخاب نمایید.
4. در مرحله 2 از 3، گزینه Space را انتخاب کنید.
5. در مرحله 3 از 3 در فیلد Destination آدرس سلولی که می خواهید داده ها درج شوند را وارد کنید و بر روی Finish کلیک نمایید

ترکیب چند سلول در یک سلول در اکسل

برای این کار می توان به دو روش عمل نمود:

روش اول) در روش اول از کاراکتر & بین محتوای سلول‌ها استفاده می شود. فرض کنید می خواهیم نام و نام خانوادگی که در سلولهای جداگانه درج شده اند را در یک سلول ترکیب کنیم. برای اینکه فاصله ای نیز بین نام و نام خانوادگی درج شود، فاصله را داخل گیومه قرار دهید و به فرمول بیفزایید. در تصویر زیر چگونگی انجام این کار نشان داده شده است.

روش دوم) از تابع CONCATENATE استفاده می‌شود. ورودی های این تابع داده‌هایی است که باید با یکدیگر ترکیب شوند. برای مثال زیر این تابع سه ورودی دارد؛ ورودی اول نام، ورودی دوم یک فاصله و ورودی سوم نام خانوادگی می باشد.

کاربرد ترانهاده در اکسل

ترانهاده در اکسل از امکانات تقریباً جدیدی است که در چند سال اخیر به منوی Paste اضافه شده است. شاید گاهی اتفاق می‌افتد که پس از وارد کردن اطلاعات به شکل یک جدول و انجام تمام تنظیمات آن متوجه شوید، اگر جای سطر و ستون ها عوض می‌شد جدولتان استفاده بیشتری می‌داشت و یا شکل جذاب‌تری به خود می‌گرفت.

روش‌های ترانهاده در اکسل

در اکسل عوض کردن جای سطر و ستون و بالعکس (ترانهاده در اکسل ) با سه روش مختلف قابل انجام است. استفاده از گزینه موجود در منوی الحاق (Paste)، سریع ترین روش ممکن برای این کار است. تابع Transpose هم روشی دومی است که اغلب برای این منظور استفاده می‌شود و از فرمول‌های آماده آرایه‌ای است. استفاده از فرمول نویسی آرایه‌ای نیز با اندکی پیچدگی روش سومی است که به ندرت استفاده می‌شود.

در اینجا ذکر این نکته ضروری است که در اغلب موارد اطلاعاتی که قصد ترانهادن آنها را دارید حجم اندکی داشته و به دفعات زیادی تکرار نمی‌شود، که استفاده از دو روش اول در این موارد توصیه می‌شود. ولی بعضاً داده‌ها، خروجی یک نرم افزار خاص هستند یا همواره داده‌هایی خاص با فرمت و جدول بندی خاص، در قالب یک جدول از یک منبع دریافت می‌کنید و نیاز مداوم به ترانهادن آنها در اکسل دارید. در این موقعیت استفاده از فرمول نویسی آرایه‌ای در اکسل، کار شما را به کل راحت می‌کند. با این روش دیگر نیاز به انجام عملیات تکراریِ ترانهادن با دو روش قبلی را نخواهید داشت. این عمده مزیتی است که برای روش سوم می‌توان ذکر کرد.

در اینجا تنها دو روش ابتدایی ارائه می‌شود و روش سوم نیز در بخش مربوط به فرمول نویسی آرایه‌ای توضیح داده خواهد شد. ترانهاده در اکسل همواره داده‌های اصلی را حفظ کرده و با اتمام عملیات، هم داده‌های اولیه و ترانهاده آنها در اختیار شما خواهد بود.

ترانهاده در اکسل به روش اول

استفاده از گزینه ترانهادن در منوی الحاق. در این مثال سه داده موجود در یک سطر را به یک ستون سه داده‌ای، ترانهاده خواهیم کرد.

1- انتخاب داده‌های مورد نظر از سلول‌ها، به طور مثال سلول‌های A1 تا C1 که حاوی داده‌های مورد نظر هستند را انتخاب کنید.

2- برای کپی کردن دکمه Ctrl + C را فشار دهید. یا راست کلیک کرده و گزینه کپی را از بین گزینه‌های موجود انتخاب کنید.

3- سلول E2 را که سلول ابتدایی ستون مقصد است انتخاب کنید.

4- راست کلیک کرده و دکمه Paste را کلیک کنید و در آن گزینه Paste Special را انتخاب کنید.

5- Paste Special باز می‌شود و در پایین پنجره Transpose را تیک بزنید.

با کلیک دکمه OK، سطر و ستون جایگزین می‌شود.

با یک میانبر نیز می‌توان همین کار را انجام داد، بدین ترتیب که پس از انتخاب سلول مقصد و راست کلیک کردن، در همان منوی راست کلیک و در قسمت Paste، گزینه ترانهاده را انتخاب نمایید.

همواره توجه داشته باشید، در تمامی عملیات که از گزینه های موجود در بخش Paste استفاده کرده و کارهای خاصی انجام می‌دهیم استفاده از کلید میانبر Ctrl+v کاربردی نداشته و عملیات مورد نظر را انجام نخواهد داد. کلید Ctrl+v، میانبر اولین گزینه از گزینه‌های موجود در بخش Paste است، که تقریباً بدون هیچ ویژگیِ خاصی فقط عمل الحاق کردن را انجام می‌دهد.

‌

ترانهاده در اکسل به روش دوم – تابع ترانهاده Transpose Function

برای وارد کردن تابع ترانهاده مراحل زیر انجام می‌شود.

1- محدوده‌ای از سلول‌هایی که قصد ترانهاده کردن داده‌ها به آن را دارید را انتخاب کنید.

2- تابع ()=TRANSPOSE را در Formula bar تایپ کنید. و برای آرگومان خواسته شده تابع، سلول‌هایی که داده‌های اولیه در آن قرار دارد را انتخاب نمایید

4-  دکمه CTRL + SHIFT + ENTER را فشار دهید تا تابع به صورت آرایه‌ای بر سلول‌های مقصد اعمال شود.

فرمت اعداد در اکسل

روشهای متعددی جهت تنظیم فرمت اعداد ثبت شده درون سلولهای اکسل وجود دارد برای مثال تنظیمات مربوط به تعداد اعشار، نحوه نمایش اعداد مثبت و منفی و ….

بدین منظور بعد از انتخاب سلول یا محدوده اعداد، می توان از تب Home تنظیمات مربوط به نحوه نمایش اعداد را انجام داد ولی بهتر است بعد از انتخاب محدوده بر روی یکی از سلولها راست کلیک کرده و گزینه Format Cell را انتخاب نموده (یا از صفحه کلید دکمه Ctrl+1 را زده) و سپس از تب Number فرمت مد نظر را انتخاب نموده. در این قسمت حالت های ذیل وجود دارد:

عمومی General

 نحوه فرمت نمایش اعداد در اکسل به این  صورت  است که با وارد کردن دو رقم اعشار، دو رقم اعشار (به شرط صفر نبودن رقم اخر) به عنوان خروجی نمایش داده می شود و با وارد کردن یک رقم اعشار یک رقم اعشار به عنوان خروجی نمایش داده می شود.

عدد Number

برخلاف حالت General در این حالت می توان تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار، جدا کننده سه رقم سه رقم اعداد و نحوه نمایش اعدا منفی را نیز انجام داد بدین صورت که در صورت تیک زدن چک باکس Use 1000 List Separator، در صورت بزرگتر از 1000 بودن عدد، ارقام آن سه رقم سه رقم جدا می شود (برای مثال 1,000).

به همین صورت عدد ثبت شده در قسمت Decimal Place بیانگر تعداد اعداد اعشاری عدد خروجی می باشد، برای مثال اگر در این قسمت عدد 2 وارد شود، در صورتی که کاربر در آن سلول مقدار 124 را وارد نماید خروجی به صورت 124٫00 نمایش داده می شود).

در نهایت در قسمت پایین تنظیمات در باکس Navigate Number چهار حالت پیشنهادی برای نحوه نمایش اعداد منفی وجود دارد برای مثال می توان اعداد منفی را با یک علامت منفی نمایش داد یا بدون علامت منفی و به رنگ قرمز نمایش داد….

مقادیر پولی Currency

جهت تنظیم فرمت اعداد در حالت Currency علاوه بر تنظیمات مربوط به قسمت Number می توان نماد پولی مد نظر را نیز از قسمت Symbol انتخاب نمود بدین صورت که با انتخاب کردن نماد ریال از این قسمت، در صورتی که کاربر عدد 125 را درون سلول ثبت نماید، مقدار 125 ریال درون سلول نمایش داده می شود.

حسابداری Accunting

حالت Accunting بسیار مشابه با حالت Currency می‌باشد با این تفاوت که در این قسمت تنظیمات مربوط به فرمت اعداد منفی و جدا کننده سه رقم سه رقم اعداد از استاندارد حسابداری استفاده می شود کاربر صرفا می تواند تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار یا واحد پولی را انجام دهد.

تاریخ Date

این قسمت مربوط به تنظیمات تاریخ است که در آن نحوه نمایش تاریخ مشخص می شود. بعد از انتخاب Date در قسمت Type می توان از مدلهای مختلف پیشنهادی یکی از آنها را انتخاب نمود.

زمان Time

این قسمت مربوط به تنظیمات نحوه نمایش زمان (ساعت) است بدین صورت که نحوه نمایش به صورت 24 ساعته باشد یا 12 ساعت و با علامتهای AM/PM یا این که به صورت تجمیعی نمایش داده شود. در این قسمت بعد از انتخاب گزینه Time کافی است از بین حالاتپیشنهادی در قسمت Type حالت مد نظر را انتخاب نماییم.

درصد Percentage

این حالت جهت نمایش اعداد به صورت درصد استفاده می شود و با انتخاب Percentage به عنوان فرمت مد نظر، کاربر تنها می تواند تنظیمات مربوط به تعداد رقم اعشار را تغییر دهد. در صورت انتخاب فرمت Percentage برای یک سلول بعد از وارد کردن عدد در آن سلول، نماد درصد در کنار آن عدد نمایش داده می شود.

اعداد اعشاری Fraction

فرمت Fraction به منظور نمایش اعداد به صورت کسر مورد استفاده قرار می گیرد بدین صورت که اگر بخواهیم عدد ثبت شده درون یک سلول را به جای 0٫5 به صورت 1/2 نمایش دهیم کافی است بعد از انتخاب آن سلول، از قسمت تنظیمات اعداد حالت Fraction را انتخاب نماییم.

نماد علمی Scientific

Scientific یا نماد علمی به منظور نمایش اعداد بسیار بزرگ یا بسیار کوچک مناسب می باشد. در نماد علمی اعداد به صورت مضربی از توان n ام 10 نمایش داده می شود بدین صورت که تنها یک رقم قبل از اعشار نگه داشته می شود و سایر ارقام بعد از اعشار نمایش داده می شوند، و عدد حاصل در توان مثبت یا منفی از 10 ضرب می شود برای مثال عدد 1256 به صورت نماد علمی به شکل 1٫25x10³ نمایش داده می شود.

متن Text

حالت Text جهت نمایش مقادیر متنی یا نمایش صفر قبل از عدد به کار میرود، برای مثال اگر بخواهیم درون یک سلول شماره موبایل ثبت نماییم، کافی است، قبل از ورود اطلاعات درون آن سلول فرمت آن سلول را بر روی Text قرار دهیم.

حالات خاص  Specialدر excel

این حالت تنظیمات عمومی برای کدپستی یا Id-Number می‌باشد ولی فرمت تعریف شده مناسب برای کشور ایران نیست.

حالت سفارشی  Customeدر اکسل

اگر بخواهیم هر فرمت دیگری به غیر از فرمتهایی که در بالا گفته شد ایجاد نماییم، یاید از قسمت Custome استفاده نمود.

 در اکسل برای متخصص شدن در اکسل، تشخیص دلیل بروز خطاها بسیار حائز اهمیت است.

1_ VALUE در اکسل:
در فرمول ریاضی وارد شده بجای مقادیر عددی از مقادیر متنی استفاده شده است.
  راه حل:
مقادیر ورودی وسلول های مورد استفاده در فرمول را کنترل می کنیم.

2_ DIV/0:
تقسیم بر صفر تعریف نشده است و وقتی که یک عدد بر صفر تقسیم شده باشد این خطا رخ می دهد.
  راه حل:
مقادیر وسلول های مورداستفاده در فرمول را بررسی می کنیم تا تقسیم بر صفر نشوند خصوصا اگر درفرمول سلولی را استفاده کرده ایم که خالی باشد.

3_ NAME:
نام یا برچسبی در فرمول استفاده شده که Excel نمی تواند آن را تشخیص دهد مثلا ممکن است عبارتی را بدون قرار دادن در بین علائم درفرمول استفاده کرده باشیم یا نام سلول یا متغییری را که حذف شده است استفاده کرده باشیم یا حتی نام آنها را غلط تایپ کرده باشیم.
  راه حل:
نام متغییرها وبرچسب های استفاده در فرمول ونحوه استفاده آنها را کنترل می کنیم.

4_ تابع N/Aدر اکسل:
وقتی که یک مقدار در دسترس تابع یا فرمول نباشد اتفاق می افتد مثلا داده های مورد استفاده درفرمول غلط است یا هنوز درسلولهای وجود ندارند.
  راه حل:
مقادیر وسلولها ی مورد استفاده در فرمول را بررسی می کنیم.

5_ REF!:
وقتی که سلول ارجاع شده وجود نداشته باشد اتفاق می افتد
  راه حل:
سلولهای مورد اشاره درفرمول را بررسی می کنیم تاحذف نشده باشند ووجود داشته باشند.

6_ NUM!
وقتی که یک پارامتر نادرست در توابع وفرمول استفاده کنیم اتفاق می افتد.
  راه حل:
مقادیر وپارامترهای مورد استفاده در فرمول وتوابع رابررسی می کنیم.

7_ NULL! در اکسل
وقتی که در یک فرمول از آدرس اشتراک دو آدرس استفاده کرده باشیم که این اشتراک وجود نداشته باشد اتفاق می افتد.
  راه حل:
پارامترها ونحوه استفاده صحیح آنها را در فرمول بررسی می کنیم.

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که یک ستون حاوی فرمول دارید که نتایجی را به شما نشان می دهد ولی میخواهید این فرمول ها تبدیل به عدد شده و فقط نتیجه را به صورت عددی داشته باشید تا خیالتان از عدم تغییر آن راحت شود.                                                                                                                        جایگزینی داده به جای فرمول در اکسل

در این آموزش اکسل یک ترفند بسیار ساده برای جایگزینی داده به جای فرمول به شما نشان می دهیم.

1- سلولهای حاوی فرمول را انتخاب نمایید.

2- موس را روی لبه محدوده انتخابی برده تا به شکل چهار جهت شده سپس با نگهداشتن کلیک راست محدوده مورد نظر را به سمت راست کشیده بدون رها کردن کلیک موس به جای خود بازگردانید.

3- از منوی ظاهر شده گزینه Copy here as value only را انتخاب نمایید.

4- به همین سادگی.

همین طور عمل فوق را می توانید به کمک صفحه کلید نیز انجام دهید.

1. کپی کرده محدوده حاوی فرمول (CTRL+C)
2. کلید  ALT+ESV را زده سپس اینتر را بزنید                                                                       

    روش ساده تر با صفحه کلید برای انجام کار فوق…

   1. کپی کردن محدوده فرمول (CTRL+C)
   2. زدن کلید نمایش منوی راست کلیک روی صفحه کلید و سپس زدن کلید V مانند شکل زیر
   3. تمام